Choose language

1. Dagboeken standaardomschrijvingen

In AccountView is het mogelijk om per dagboek standaardomschrijvingen vast te leggen voor de dagboekbladzijde, de dagboekregels en de betalingsreferentie. Steeds als u een nieuwe bladzijde of regel toevoegt, voert AccountView de juiste omschrijving automatisch voor u in. Hierdoor neemt zowel de invoersnelheid als de consistentie van uw boekingen toe.

De omschrijving van een dagboekbladzijde en van de regels op deze dagboekbladzijde vindt u na verwerking terug op uw grootboekkaarten en in de openstaande posten. Bij de stamgegevens van de dagboeken die u gebruikt, kunt u voor deze omschrijvingen standaardwaarden vastleggen. Een standaardwaarde van een veld is de waarde die AccountView als suggestie invult. Zo’n voorgestelde omschrijving mag u uiteraard altijd wijzigen of aanvullen.

1.1 Standaardomschrijvingen vastleggen

  1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken.
  2. Kies OK.
  3. Selecteer een dagboek, bijvoorbeeld een inkoopdagboek, en kies Bewerken > Stamgegevens.
  4. Selecteer de tab Omschrijvingen.
  5. Selecteer in de velden Omschr bladzijde en Omschr regels de manieren waarop de standaardomschrijvingen moeten worden samengesteld.

av-sup-dagboeken omschrijvingstd 01

In de velden Omschr bladzijde en Omschr regels bepaalt u welke administratiegegevens AccountView gebruikt voor het samenstellen van de standaardomschrijvingen in de overeenkomstige velden van het venster Dagboekinvoer. Uit welke administratiegegevens u kunt kiezen, is afhankelijk van het type dagboek. Voor een inkoop- of een verkoopdagboek hebt u meer mogelijkheden dan voor een memoriaal- of bankdagboek.

Als u met de instellingen uit de bovenstaande afbeelding handmatig een nieuwe bladzijde aanmaakt in het inkoopdagboek, dan:

  • wordt de omschrijving van de bladzijde gevuld met het crediteurnummer uit het veld Deb/Cred, en aangevuld met het nummer dat in het veld Doc/Fac is ingevoerd.
  • verschijnt op de dagboekregel de bedrijfsnaam van de geselecteerde crediteur.
  • bevat het veld Betalingsreferentie nu het externe debiteurnummer dat deze crediteur gebruikt om u aan te duiden. Zie Factuurnummers en betalingsreferenties.

av-sup-dagboeken omschrijvingstd 02

De omschrijving in het veld Omschr bladzijde wordt standaard ook in het venster Dagboekbladzijden getoond; op deze manier kunt u dus ook de getoonde informatie in dit venster naar uw hand zetten. Verder wordt de omschrijving van de bladzijde gebruikt op de grootboekkaart van de grootboekrekening die aan het dagboek is gekoppeld, in ons voorbeeld de verzamelrekening ‘Crediteuren’, en bij de openstaande posten.

1.2 Openstaande post opvragen

  1. Kies Bestand > Debiteuren.
  2. Selecteer debiteur 50003 (Swart & Adam V.O.F.).
  3. Kies Zoeken > Openstaande posten.
  4. Merk op dat de omschrijving van de openstaande post gelijk is aan de omschrijving van de bladzijde.

1.3 Grootboekkaart opvragen

  1. Kies Bestand > Grootboek.
  2. Selecteer rekening 7000.
  3. Kies Zoeken > Grootboekkaart.
  4. Merk op dat de mutatie voor debiteur 50003 bovengenoemde omschrijving zoals in de regel heeft.

1.4 Standaardomschrijvingen en de modules Inkoop en Facturering

Tot nu toe hebben we gekeken naar het gebruik van standaardomschrijvingen bij het handmatig toevoegen van dagboekbladzijden. Als u de module Facturering gebruikt, dan worden dagboekbladzijden automatisch aangemaakt zodra u een verkoopfactuur definitief afdrukt. De omschrijving van de bladzijde wordt nu overgenomen uit het veld Omschr verk.order van het venster Verkooporder.

av-sup-dagboeken omschrijvingstd 03

Als de order uit de bovenstaande afbeelding definitief wordt afgedrukt, dan wordt in het veld Omschr bladzijde van de dagboekbladzijde de omschrijving ‘Uw order’ overgenomen. In de dagboekregels verschijnen de omschrijvingen van de factuurregels uit de verkooporder

2. Factuurnummers en betalingsreferenties

U wilt meer informatie over de verschillen tussen factuurnummers in dagboeken (handmatige boekingen) en in de module Facturering (automatische boekingen) met unieke nummers.

2.1 Factuurnummers in verkoopdagboeken

Als u een factuur invoert in een verkoopdagboek, dan moet u een document-/factuurnummer aan de bladzijde (de factuur) meegeven. In dagboeken kunnen document-/factuurnummers vrij worden gebruikt. In een dagboekbladzijde kunt u dit nummer dan ook handmatig wijzigen. Maar het betekent ook dat er niet wordt gecontroleerd of een document-/factuurnummer al was gebruikt. Als u de nummers handmatig wijzigt, is het dus mogelijk dat een document-/factuurnummer in dagboeken twee keer voorkomt. Als u met AccountView Team of Business werkt, dan kunt u ervoor kiezen dat AccountView dit nummer automatisch invult. Bij elke nieuwe bladzijde wordt dan het laatstgebruikte nummer met één verhoogd.

2.2 Automatisch uitdelen voor verkoopdagboekbladzijden

Hiervoor kunt u bij het aanmaken van het dagboek op de tab Algemeen van het venster Stamgegevens dagboek het veld Document-/factuurnummers automatisch uitdelen markeren. Deze instelling kunt u alléén vastleggen bij het aanmaken van een dagboek; u kunt de instelling achteraf niet wijzigen. Als u nu de eerste dagboekbladzijde aanmaakt, dan zal AccountView voor het veld Doc/Fac het nummer ‘00001’ voorstellen.

2.3 Volgnummer wijzigen

Als het voorgestelde nummer ‘00001’ in het veld Doc/Fac niet het gewenste nummer is, dan kunt u dit wijzigen en de bladzijde bewaren. Als u begint met een nummer waarin het jaartal is verwerkt, zoals ‘2007000001’, kunt u daar het hele jaar mee toe. Eventueel kunt u nog twee cijfers reserveren voor de maand of periode (‘2007030001’), maar dan moet u niet vergeten om het document-/factuurnummer te wijzigen voor de eerste verkooporder van de maand.

Zo laat u AccountView in het vervolg automatisch doornummeren vanaf een ander nummer:

  1. Kies Opties > Instellingen > Volgnummers.
  2. Selecteer in het venster Volgnummers de regel voor dit dagboek waarin de tekst ‘Factuurnummer’ is opgenomen.
  3. Kies Wijzigen en voer het nieuwe laatste nummer in. In de meeste gevallen is dit het nummer dat u op de laatste bladzijde van het betreffende dagboek in het veld Doc/Fac had ingevoerd.

2.4 Factuurnummers in inkoopdagboeken

Uiteraard is het mogelijk om niet alleen voor verkopen, maar ook voor inkopen de document-/factuurnummers automatisch te laten uitdelen, zodat u een intern volgnummer hebt. Het externe documentnummer dat u van uw leverancier krijgt, kunt u dan in het veld Betalingsreferentie invoeren. Een andere mogelijkheid is om Document-/factuurnummers automatisch uitdelen niet te markeren voor inkooporders, zodat u het veld Doc/Fac kunt gebruiken voor het externe documentnummer van uw leverancier. In combinatie met de module Automatische betalingen kunt u dit nummer dan automatisch in de betalingsreferentie tonen (zie verderop).

2.5 Factuurnummers in module Facturering

Als het voor uw bedrijf van belang is dat een document-/factuurnummer maar één keer wordt gebruikt, dan raden we u aan om de module Facturering te gebruiken. Als u een nieuwe verkooporder aanmaakt, wordt automatisch een nieuw verkoopordernummer toegekend. Daarvoor wordt het laatstgebruikte nummer met één verhoogd. Hetzelfde geldt als u definitieve facturen aanmaakt. Ook dan wordt automatisch een nieuw uniek factuurnummer toegekend.

2.6 Proeffactuurnummers zijn niet uniek!

Het bovenstaande geldt overigens niet voor een proeffactuur. Een proeffactuur is alleen een tijdelijke proefafdruk, geen offerte, opdrachtbevestiging of factuur. Hierbij wordt het op dat moment beschikbare factuurnummer wel uitgedeeld, maar ook meteen weer vrijgegeven. Als u daarna bijvoorbeeld een definitieve factuur (van een andere verkooporder) zou afdrukken, zou die hetzelfde nummer krijgen als de zojuist afgedrukte proeffactuur. Wij adviseren u dan ook om geen proeffacturen (of facturen die niet definitief zijn verwerkt) naar klanten te sturen. Ook het archiveren van proeffacturen op factuurnummer raden wij af. Als u gebruikmaakt van kopiedocumenten, dan hebt u een prima mogelijkheid om facturen te archiveren. Het verkoopordernummer daarentegen is wel uniek, omdat dit nummer wordt uitgedeeld op het moment dat u een order toevoegt in het venster Facturering. Dat nummer wordt daarna ook nooit meer vrijgegeven.

2.7 Vaste factuurnummers

Een groot verschil met dagboeken is dat u deze verkooporder- en factuurnummers in de module Facturering niet meer kunt wijzigen. U legt één keer het laatstgebruikte nummer vast, en daarna worden alle nummers automatisch toegekend. Maar het betekent ook dat het niet mogelijk is dat een verkooporder- of factuurnummer in de module Facturering twee keer voorkomt. Verkooporder- en factuurnummers in de module Facturering zijn uniek.

U kunt het laatstgebruikte nummer van de Verkooporder of Verkoopfactuur wijzigen via Opties/Instellingen/Volgnummers. Om te garanderen dat de nummers uniek zijn en blijven, kunt u alleen een hoger nummer invoeren.

av-sup volgnummers verkfact
Aan het begin van een nieuw boekjaar kunt u uw factuurnummers met het nieuwe boekjaar laten beginnen.

2.8 Onderbroken nummering controleren en herstellen

Bij het verwerken van elke factuur zal het factuurnummer altijd automatisch doortellen vanaf het op dat moment geldende laatste factuurnummer. Door bijvoorbeeld een stroomstoring is het mogelijk dat er een factuurnummer wordt overgeslagen.

Als u vaststelt dat dit is gebeurd, dan kunt u dit zelf eenvoudig oplossen:

  1. Kies Bestand > Administraties.
  2. Zorg dat geen enkele gebruiker deze administratie heeft geopend. U kunt dit controleren met Document > Stamgegevens Programma > Ingelogde gebruikers.
  3. Kies Document> Controleren > Volgnummers.
  4. Kies Afdrukvoorb. Er heeft nu een automatische correctie plaatsgevonden.
  5. Sluit het afdrukvoorbeeld en druk het rapport eventueel af.
  6. Open uw administratie.

Het overgeslagen nummer wordt nu alsnog gebruikt als u een volgende factuur verwerkt. Dit systeem garandeert dat verwerkte factuurnummers uniek zijn en dat door calamiteiten veroorzaakte gaten in uw factuurnummering prima oplosbaar zijn.

Als u een proeffactuur afdrukt, of als u een factuur afdrukt zonder de verwerking te voltooien, dan zal op de afgedrukte factuur weliswaar een factuurnummer worden getoond, maar dit factuurnummer is niet verwerkt. De volgende definitieve factuur wordt wél met dit factuurnummer verwerkt. Dit voorkomt het ontstaan van gaten in uw factuurnummering. Als AccountView-gebruiker moet u er daarom alert op zijn dat u geen waarde hecht aan een factuurnummer op een proeffactuur of een factuur waarvan de verwerking niet voltooid is. Verstuur deze facturen nooit naar klanten.

Zo kunt u nagaan welke factuur met welk factuurnummer is verwerkt:

  1. Kies Bestand > Facturering.
  2. Kies Rapporten > Gefactureerd.
  3. Voer in het veld Doc/Fac eventueel een bereik van factuurnummers in.
  4. Kies Volgende, en daarna Afdrukken, of vraag het afdrukvoorbeeld op.

2.9 Factuurnummer van leverancier op bankafschrift vermelden bij Automatische betalingen

In combinatie met de module Automatische betalingen beschikt u over extra mogelijkheden om factuurnummers op te nemen in de betalingsreferentie.
U kunt het factuurnummer van uw leverancier automatisch opnemen in het betalingskenmerk van uw automatische betaling, zodat dit uiteindelijk ook op het bankafschrift wordt getoond:

  1. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Algemeen.
  2. Voer bijvoorbeeld de tekst "Uw factuur: " in het veld Betalingskenmerk in.

     av-sup betreferentie std

    Op deze manier voegt u aan de betalingsreferentie automatisch de tekst "Uw factuur: " toe, waardoor het ook automatisch op het bankafschrift verschijnt.
  3. Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken.
  4. Selecteer een verkoopdagboek en kies Bewerken > Stamgegevens (ENTER/F6).
  5. Kies de tab Omschrijvingen.
  6. Selecteer Betalingskenmerk Factuurnummer in het veld Betalingsreferentie.

    av-sup omschr dagboek std

    Op deze manier neemt u het factuurnummer uit het veld Doc/fac automatisch over in de betalingsreferentie, waardoor het ook automatisch op het bankafschrift verschijnt.

Als u nu een post in het venster Dagboekinvoer invoert (inclusief het veld Doc/Fac), dan wordt de tekst "Uw factuur: ", gevolgd door het Factuurnummer van uw leverancier, automatisch overgenomen in het veld Betalingsreferentie. Nadat u de dagboekbladzijde hebt bewaard, wordt dit weer overgenomen in het veld Betalingsreferentie van het venster Stamgegevens automatische betaling. In dat venster kunt u de betalingsreferentie nog wijzigen als dat nodig mocht zijn. Deze betalingsreferentie komt vervolgens weer automatisch op het bankafschrift terecht. U kunt deze functionaliteit ook gebruiken in combinatie met de module Automatische incasso.

2.10 Ook extern debiteurnummer op bankafschrift vermelden

Bij uw leverancier bent u ongetwijfeld ook onder een debiteurnummer bekend. Ook dit ‘externe debiteurnummer’ kunt u automatisch op het bankafschrift tonen. Dat maakt het makkelijker voor uw leverancier om uw betaling te registreren.

In de stamgegevens van het dagboek neemt u (ook) het Debiteur-/crediteurnummer op in de Betalingsreferentie:

  1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken.
  2. Selecteer een inkoopdagboek en kies Bewerken > Stamgegevens (ENTER/F6).
  3. Kies de tab Omschrijving.
  4. Selecteer Betalingskenmerk Debiteur-/crediteurnummer in het veld Betalingsreferentie.

    av-sup omschr dagboek regels
    Op deze manier neemt u het debiteur-/crediteurnummer automatisch over in de betalingsreferentie, waardoor het ook automatisch op het bankafschrift verschijnt.

Daarna kunt u uw externe debiteurnummer bij uw crediteur(en) invoeren:

  1. Kies Bestand > Crediteuren > F6, tab Financieel.
  2. Voer het nummer waaronder u bij uw leverancier bekend bent in het veld Extern debiteurnr in.

Op deze manier worden de gegevens automatisch overgenomen en in de Betalingsreferentie getoond. Uw leverancier kan dan meteen aan de betalingsreferentie zien om welke debiteur en factuur het gaat.

2.11 Ook vanuit module Inkoop

Hetzelfde is mogelijk als u met de module Inkoop werkt in plaats van met Dagboekinvoer. U voert dan het factuurnummer van uw leverancier in het veld Betalingsreferentie op de tab Algemeen in het venster Inkooporder in. Door dit veld te gebruiken wordt het externe factuurnummer automatisch overgenomen in het veld Betalingsreferentie van het venster Stamgegevens automatische betaling. In dat venster kunt u de betalingsreferentie nog wijzigen als dat nodig mocht zijn. Deze betalingsreferentie komt vervolgens weer automatisch op het bankafschrift terecht.

3. Invoerweergave voor memoriaalboekingen

Kantoren die met AccountView Business werken kennen de kracht van weergaven binnen AccountView-vensters: door zelf kolommen erbij te plaatsen krijgt u nét even meer informatie in beeld dan met de standaardweergave van een venster. De menu-optie Beeld > Kolommen is echter ook in invoervensters te gebruiken. Zo kunnen onderstaande stappen u helpen om een correctieboeking te maken door alleen de grootboekrekening en het bedrag in te voeren, waarbij AccountView de rest invult of achterwege laat.

  1. Stel de omschrijvingen in het dagboek slim in: daardoor is de omschrijving van de correctie voor iedere boekingsregel hetzelfde, bijvoorbeeld 'Correctie januari 2013'. Kies in de stamgegevens van het dagboek de tab Omschrijvingen. Selecteer Zelf invoeren bij Omschr bladzijde, maar selecteer Omschrijving bladzijde bij Omschr regels. Op deze manier hoeft u de tekst 'Correctie januari 2013' slechts één keer in te voeren en wordt die tekst op iedere regel herhaald.

    av-sup omschr dagboek memoriaal

  2. Voeg een bladzijde aan het desbetreffende dagboek toe, voer de omschrijving en de periode in en ga met Toevoegen (Alt+T) naar de regel.
  3. Kies Beeld > Kolommen en klik op Rekeningnummer in het rechtervak. Gebruik de knop Omhoog om dit veld als eerste te tonen in het vak Kolommen weergeven in deze volgorde.

    av-sup omschr dagboek memoriaal kolommen

  4. Klik op Mutatiebedrag en de knop Omhoog zodat dit veld als tweede wordt getoond.

    av-sup omschr dagboek memoriaal kolommen 02

  5. Kies OK.
  6. Vul de datum van de boeking in en ga terug (of ga met Enter verder) naar de kolom Rekening.

    av-sup omschr dagboek memoriaal kolommen 03

  7. Het invoeren van de rekening en het bedrag is nu het enige dat u hoeft te doen.

De gemaakte weergave kunt u na stap 5 opslaan voor later gebruik in dit dagboek (en andere dagboeken van het type Memoriaal) met de menu-optie Beeld > Weergave bewaren als. Hierdoor kunt u de volgende keer dat u een correctieboeking maakt eenvoudig omschakelen van de standaardweergave, met de naam (AccountView), naar uw nieuwe weergave. Voor meer informatie over het werken met weergaven, zie: Flexibel gegevens opvragen met weergaven. Onderaan in die supportnote ziet u een supportvideo waarin de mogelijkheden van weergaven worden getoond.

 

4. Tips en trucs: module Multiyear Financials en controles vanuit het journaal

In dit item geven we Tips en Trucs over het voeren en controleren van een financiële administratie. Een gaat over de module Multi-Year Financials en we hebben een algemene tip over de controlemogelijkheden van enkele velden in het venster Journaal.

 

4.1 Multi-Year Financials

Wist u dat u in het venster Verslaglegging de mogelijkheid hebt om niet alleen door te zoomen naar de grootboekkaart van een geselecteerde rekening van het huidige jaar, maar ook naar die van het vorige jaar?
Dit biedt veel hulp bij het opmaken en controleren van de cijfers. Als u bijvoorbeeld een opvallend verschil vaststelt tussen een saldo in het huidige jaar en dat in het vorige jaar, kunt u gelijk de relevante boekingen uit het vorige (en huidige) jaar langslopen om de oorzaak te vinden. En als u bijvoorbeeld twijfelt of een post dit jaar op de juiste grootboekrekening staat, kunt u vlot controleren hoe die het vorige jaar is geboekt.
Wellicht kent u de zojuist beschreven mogelijkheid al in het venster Grootboek. In het venster Verslaglegging kunt u echter daarnaast met een gecomprimeerde opstelling van cijfers beginnen en pas doorzoomen naar rekeningsaldi en onderliggende grootboekkaarten als daar aanleiding toe is. Bovendien kunt u een periodebereik voor de cijfers in dit venster opgeven; de grootboekkaart en grootboekkaart vorig jaar zullen vervolgens alleen mutaties tonen uit het opgegeven bereik.

Stel dat u in het venster Verslaglegging vaststelt dat de huisvestingskosten tot en met periode 3 een opvallende afwijking vertonen ten opzichte van die van vorig jaar (€ 18.745,25 vs. € 25.370,48). U klapt deze rubriek daarom open om de onderliggende rekeningsaldi te bekijken. U plaatst de blauwe balk op de rekening die het grootste gedeelte van het verschil laat zien, en opent de vensters Grootboekkaart en Grootboekkaart vorig jaar. Klik hier om te zien welk beeld u dan krijgt.

De saldi van € 9.420,17 en 13.500 voor rekening 4300 van het huidige en vorige jaar uit de bovenste helft van het venster ziet u in de onderste helft terugkomen. En u ziet dat in periode 3 van het huidige jaar niet de reguliere huur staat, maar een ander soort post. Dat verklaart het verschil tussen de twee saldi. Vanuit het venster Grootboekkaart hebt u de mogelijkheid om met de sneltoets F5 het venster Dagboekinvoer voor een geselecteerde regel te openen en de desbetreffende boeking aan te passen.
In dit voorbeeld is ervoor gekozen om in het venster Verslaglegging een weergave te gebruiken die de cijfers van het huidige en vorige jaar naast elkaar zet (Werkelijk hj-vj). Ook vanuit weergaven die geen cijfers van het vorig jaar tonen (bijvoorbeeld Kolommenbalans), kan de grootboekkaart van het vorige jaar voor een geselecteerde rekening worden opgevraagd.

Voor de mogelijkheid om in het venster Verslaglegging door te zoomen naar de grootboekkaart van het vorige jaar hebt u de module Multi-Year Financials nodig in combinatie met één van de modules Uitwerken kolommenbalans en Controllers Desk. Zie de supportnote over Verslaglegging.

4.2 Controlemogelijkheden in het venster Journaal

Wist u dat in het venster Journaal vastligt welke gebruiker een dagboekbladzijde heeft ingevoerd en wanneer, en welke gebruiker een dagboekbladzijde voor het laatst heeft gewijzigd en wanneer? Dit is handige informatie om na te gaan welke boekingen na een bepaalde datum nog zijn ingevoerd of gewijzigd en daarom bijvoorbeeld nog op juistheid moeten worden gecontroleerd. Ook vindt u hier concrete informatie over welke medewerker welke boekingen invoert en wijzigt. Klik hier om te zien welk beeld u dan krijgt.

In dit screenshot is het venster gesorteerd op de kolom Datum laatste wijziging. Te zien is dat bladzijde 1 uit dagboek 200 (zie de kolom Boekstuknummer) op 19 juli 2011 door gebruiker ADMIN voor het laatst is gewijzigd, terwijl er sinds 1 april 2011 geen wijzigingen meer zijn aangebracht in de andere dagboekbladzijden.

De vier laatste kolommen uit het screenshot kunt u aan het venster Journaal toevoegen als u beschikt over een Business-uitvoering. U vindt ze als u Beeld > Kolommen kiest en Journaalbladzijden selecteert in Kolommen selecteren uit. Als u over een Team-uitvoering beschikt, kunt u deze kolommen niet aan het venster toevoegen, maar de desbetreffende velden wel gebruiken in selecties. Nadat u Beeld > Selecteren hebt gekozen, kunt u de velden vinden door Journaalbladzijden te selecteren in Beschikbare velden selecteren uit.
Zie deze supportnote voor meer informatie over het maken van selecties en plaatsen van kolommen.

Veelgestelde vragen over dagboeken en invoer

Denk aan bijvoorbeeld de boeking van de huur. Deze is  elke maand hetzelfde. AccountView houdt niet van dubbel werk. Voor dergelijke boekingen, waarbij het rekeningnummer, de kostensoort, de kostenplaats en de omschrijving hetzelfde zijn, kunt u autocodering gebruiken. U vult alleen de omschrijving in, en de rest gaat automatisch. Zo voert u niet alleen sneller boekingen in, u maakt ook minder fouten.

U gebruikt autocodering door in het venster Dagboekinvoer Bewerken > Autocodering actief te kiezen. Bovenin het venster verschijnt dan de melding 'Autocodering'. Druk op de sneltoets F4 in de kolom Omschrijving regel om autocodes te bekijken of toe te voegen. Met autocodering stroomlijnt u uw vaak terugkerende boekingen, omdat u alle gegevens maar één keer hoeft in te voeren.

Meer over het maken en gebruiken van Autocodes, leest u op de pagina Verwerken Bankmutaties - Autoherkenning"

In AccountView kunt u in een aantal situaties mutaties niet wijzigen in het venster Dagboekinvoer, omdat dit tot gevolg kan hebben dat er geen aansluiting meer is tussen de gegevens in verschillende bestanden van uw administratie. Hiermee wordt voorkomen dat een rapportage in een venster afwijkt van een rapportage van de (journaal)mutaties. Deze situaties zijn het gevolg van het gebruik van bepaalde modules (Vaste activa, Kostenverdeel, Uitgebreide vreemde valuta, Facturering, Inkoop, Voorraad en modules rond Urenregistratie), het bestaan van een koppeling met een extern pakket, of het uitvoeren van bepaalde opties tussen administraties (overnemen beginbalans, consolidatie, intercompanyboekingen aanmaken, uitwisseling van cliënt met accountant).

De mutaties in de volgende memoriaaldagboeken zijn ALTIJD geblokkeerd voor handmatige wijzigingen:

Code    Dagboek    Module
910   Vaste activa   Vaste activa
915   Urenregistratie   Urenregistratie, Uren & Declaraties I of II
920   Consolidatie   Consolidatie
935   Valutaherwaardering   Uitgebreide vreemde valuta
945   Kostenverdeling   Kostenverdeel I of II
960   Intercompanyboekingen   Intercompanyboekingen

De module Facturering maakt boekingen in het dagboek dat u bij de optie Rapporten/Definitieve facturen invoert of dat u hebt vastgelegd in Opties/Instellingen/Administratie/Financieel. Dit geldt ook voor de modules Inkoop en Voorraad.

Mogelijkheden om dit op te lossen zijn:

Hieronder staan enkele tips hoe u als gebruiker de gemaakte boekingen kunt beïnvloeden:

Code    Omschrijving
900   In dit memoriaaldagboek is de automatisch gegenereerde beginbalansboeking in bladzijde 1 altijd geblokkeerd. U kunt eventuele wijzigingen in de beginbalans verwerken door in het venster Administraties opnieuw de optie Document/Overnemen/Beginbalans te kiezen.
910   Zie: Veelgestelde vragen - financieel - vaste activa
915   Zie: Gejournaliseerde uren wijzigen
920   Met Document/Consolideren in het venster Consolidatie kunt u opnieuw een consolidatie uitvoeren.
935   Met Document/Valutaherwaardering journaliseren in het venster Valutacodes kunt u valuta opnieuw herwaarderen.
945   Met Document/Verdeelsleutels journaliseren in het venster Verdeelsleutels kunt u kosten opnieuw verdelen.
960   Met Bewerken/Intercompanyboekingen aanmaken in het venster Administraties kunt u intercompanyboekingen opnieuw journaliseren.

Na het overnemen van de beginbalans heeft een dagboek van het type Bank/Kas niet altijd het juiste saldo. Kies Bewerken > Beginsaldo op de eerste bladzijde van het dagboek om dit te wijzigen. U moet daarvoor wel eerst de eerste bladzijde bewaren.

Met de sneltoets Ctrl+F8 (menu-optie Bewerken > Bruto/Netto) kunt u in het venster Dagboekinvoer schakelen tussen netto- en bruto-invoer. Dit werkt bij alle typen dagboeken.

Als u een afschriftregel van uw bankboek bent vergeten in te voeren, kunt u deze alsnog tussenvoegen. Met de sneltoets Ctrl+F3 (menu-optie Bewerken > Regel tussenvoegen) kunt u een extra regel invoegen boven de huidige dagboekregel.

Als opeenvolgende dagboekregels sterk op elkaar lijken, kunt u veel tijd besparen wanneer u ingevoerde dagboekregels kopieert. Met de sneltoets Ctrl+K (menu-optie Bewerken > Dagboekregel > Kopiëren) kopieert u de geselecteerde dagboekregel naar een nieuwe regel (deze wordt automatisch toegevoegd).

Als het btw-bedrag in het venster Dagboekinvoer niet overeenkomt met het btw-bedrag op de factuur, dan kunt u het btw-bedrag aanpassen met de sneltoets Ctrl+F6 (menu-optie Bewerken > Regel wijzigen). U kunt een overzicht opvragen van aangepaste btw-bedragen in het venster Dagboekbladzijden met de menu-optie Rapporten > Controle ingevoerde BTW.

Als u een debetbedrag hebt ingevoerd in plaats van een creditbedrag (of omgekeerd), dan kunt u het teken van het bedrag wijzigen. Met de sneltoets Ctrl+R (menu-optie Bewerken > Dagboekregel > Bedrag +/- wijzigt u een debetbedrag in een creditbedrag en andersom.

Wanneer u wilt opzoeken of en hoe bepaalde posten in het voorgaande boekjaar zijn geboekt, dan kunt u dat nagaan door het huidige boekjaar te sluiten en het oude boekjaar te openen. Zeker wanneer dit regelmatig voorkomt kost dit extra tijd en is de werkwijze niet optimaal omdat u niet de gegevens tegelijkertijd naast elkaar hebt staan.

Met de module Multi-Year Financials krijgt u de mogelijkheid om vanuit diverse schermen direct door te zomen naar het vorige jaar. Zie hieronder een een voorbeeld van de vensters Grootboek, Grootboekkaart en Grootboekkaart vorig jaar voor rekening 4300. Vergelijkbare opties hebt u voor de Debiteurkaart en Crediteurkaart.

av-sup financieel faq 01

Tevens komt het venster Journaalhistorie meerdere jaren beschikbaar waarin u de beschikbare rapporten kunt opvragen die u ook kunt opvragen in het venster Journaal.

Wanneer u daarnaast beschikt over de module Uitwerken kolommenbalans of Controllers Desk, dan kunt u ook direct vanuit verslaglegging de grootboekkaart vorig jaar opvragen. Dit biedt veel hulp bij het opmaken en controleren van de cijfers. Als u bijvoorbeeld een opvallend verschil vaststelt tussen een saldo in het huidige jaar en dat in het vorige jaar, dan kunt u meteen de relevante boekingen uit het vorige (en huidige) jaar langslopen om de oorzaak te vinden. 

U hebt een inkoopfactuur ontvangen waarop een bedrag voor kredietbeperkingstoeslag staat. U boekt deze factuur in het inkoopboek met Bestand > Dagboeken. U wilt de kredietbeperking wel boeken, zodat u het juiste btw-bedrag boekt, maar u wilt het bedrag van de toeslag niet betalen.

Voor het boeken van de inkoopfactuur moet u bepalen hoe u bedragen voor kredietbeperking wilt rapporteren:

  1. Als u de bedragen niet apart hoeft te zien in het grootboek kunt u overwegen de kredietbeperkingstoeslag niet te boeken. Het is dan wel noodzakelijk het btw-bedrag op de dagboekregel te wijzigen.
  2. Als u de kredietbeperking als kosten wilt boeken, kunt u in de betalingsconditie het bedrag invoeren dat niet moet worden betaald. Bij het invoeren van de betaling wordt dit deel van de factuur als verschil afgeboekt. In het grootboek hebt u dan een overzicht van de geboekte kredietbeperkingstoeslagen en kunt u zien welke wel en welke niet zijn betaald.
Oplossing 1: Het bedrag van de kredietbeperkingstoeslag niet boeken
  1. Kies Bestand > Dagboeken en open het inkoopboek.
  2. Voeg een nieuwe bladzijde toe (Bewerken > Toevoegen) en voer de regels van de inkoopfactuur in (Alt+T).
  3. Selecteer een willekeurige regel en kies Bewerken > Regel wijzigen (Ctrl+F6) om het btw-bedrag te wijzigen zodat het totale btw-bedrag overeenkomt met het bedrag op de inkoopfactuur.
Oplossing 2: Betalingsconditie gebruiken
  1. Kies Bestand > Dagboeken en open het inkoopboek.
  2. Voeg een nieuwe bladzijde toe (Bewerken > Toevoegen) en voer de regels van de inkoopfactuur in (ALT+T).
  3. Voeg een extra regel toe met het bedrag van de kredietbeperking en een btw-code. Selecteer als grootboekrekening de rekening waarop de kredietbeperkings toeslagen worden bijgehouden. Dit is bijvoorbeeld de rekening die is ingevoerd in Instellingen financieel, tab Financieel (Opties > Instellingen > Administratie > Financieel).
  4. Kies de tab Cond in het venster Dagboekinvoer en voer in Bet.kort het negatieve percentage van de kredietbeperkingstoeslag in. In Saldo ziet u het saldo dat u wilt betalen. Bij het verwerken van de betaling met de module Automatische betalingen wordt het bedrag van de kredietbeperking automatisch afgetrokken van het saldo van de openstaande post.

AccountView maakt het mogelijk om meer dan 12 perioden te gebruiken in een administratie. Voor rapportage wordt uitgegaan van maximaal 14 perioden. Als u meer dan 14 perioden gebruikt, worden de gegevens van deze perioden voor de rapportages van periodecijfers opgeteld bij periode 14.

De sneltoets Ctrl+F8 is ingedrukt, waardoor het bedrag van bruto naar netto wordt veranderd of andersom, als er op de regel een btw-code is gebruikt.