AccountView Online Advanced

Automatische betalingen

Betaalgemak
Stel openstaande posten automatisch betaalbaar aan de hand van:

• crediteurnummer
• ouderdom factuur
• hoogte factuurbedrag
• betalingskorting
• peildatum
  
  

Optimaal Agenderen
Boek op de datum dat de betaling wordt uitgevoerd of op een ingegeven agenderingsdatum, zodat u kunt profiteren van rente en betalingskortingen. Profiteer ook van de mogelijkheid tot deelbetalingen en verzamelbetalingen per crediteur.

Stel tot slot een kredietlimiet in voor uw bankrekeningen, zodat u wordt gewaarschuwd als deze door automatische betalingen wordt overschreden.

Automatische Incasso

Wilt u sneller uw openstaande posten incasseren en kosten besparen? Met de module Automatische incasso handelt u uw automatische incasso's efficiënter af. U kunt bijvoorbeeld per individuele post bepalen of deze automatisch geïncasseerd mag worden, of moet worden geblokkeerd voor automatische incasso. Daarnaast kunt u aangeven wanneer een debiteur niet automatisch mag worden geïncasseerd en kunt u een maximaal incassobedrag vastleggen.

De belangrijkste voordelen

• Eenvoudiger posten incasseren tegen lagere kosten.
• Aanzienlijke tijdwinst door de snelheid waarmee u openstaande posten afhandelt.
• Geschikt voor alle banken.
• Betrouwbare bescherming van uw betalingen door de standaardbeveiliging.
• Flexibel gebruik van de tussenrekening 'Ontvangsten onderweg'.
• Gebruik van zakelijke incasso binnen SEPA-gebied.

Inlezen bankmutaties

Geen typefouten
Met de module Inlezen bankmutaties hoeft u niets meer over te typen, u maakt geen typefouten en u verwerkt de afschriftregels in één keer in uw bankdagboek. Bovendien hoeft u in veel gevallen het document-/factuurnummer, de tegenrekening en de debiteur of crediteur niet zelf in te voeren omdat de de module autoherkenning toepast op basis van de informatie van de afschriftregel.

U vergelijkt eenvoudig ontvangen bedragen met openstaande posten van debiteuren en betaalde bedragen met openstaande posten van crediteuren.

Autocodering
De module Inlezen bankmutaties vergelijkt de afschriftregels met de openstaande posten op basis van meerdere kenmerken. Voor afschriftregels die niet worden herkend, gebruikt u autocodering. Voor bijvoorbeeld betalingen zonder herkenbare gegevens – zoals verzekeringen of huurovermakingen – voegt u coderingen toe zodat deze ook automatisch op de juiste grootboekrekening worden geboekt.

Leg in de beginperiode veel van deze coderingen vast en verhoog zo het aantal automatisch herkende posten. Op deze wijze wordt altijd de juiste post geselecteerd en worden de afschriftregels op de juiste grootboekrekening geboekt.

Directe bankkoppeling
Voor de meeste banken kunnen afschriften ingelezen worden. U kunt zelfs nog een stap verdergaan door afschriften geheel automatisch in te laten lezen door middel van de directe bankkoppeling

Budgettering I

Groeperen op rubrieken
Maak per administratie één budget op basis van de grootboekrekeningen. Dat gaat razendsnel, omdat u zelf bepaalt op welke rekeningen u wel of niet wilt budgetteren.

In Verslaglegging kunt u het budget verder groeperen op rubrieken waardoor u ook op grotere hoofdlijnen het budget kunt bewaken. Verdeel automatisch en percentagegewijs uw jaarbudgetbedrag over de gewenste perioden via zelf in te stellen budgetverdeelsleutels.

Uitgebreide rapportages
Gebruik de uitgebreide rapporten en vergelijkingen van uw budgetcijfers met de werkelijke cijfers, die op elk gewenst tijdstip en op basis van uitgebreide selectiecriteria zijn af te drukken. Per jaar of per periode, en voor één kostenplaats, een reeks kostenplaatsen of alle kostenplaatsen. 

Periodieke boekingen

Kopieer in één keer hele dagboekbladzijden uit elke willekeurige administratie en pas die eenvoudig naar wens aan.

Wijzig op eenvoudige wijze regelomschrijvingen van dagboekbladzijden met de 'zoek-en-vervang'-functie. Bijvoorbeeld om overal 'januari' in 'februari' te veranderen.

Facturering

Flexibele Lay-outs
Gebruik voor uw facturen de standaard layouts van AccountView, of ontwerp uw eigen layouts met behulp van de wizard. Maak daarbij gebruik van lettertypes, plaatjes, logo's en kies zelf uw indeling. Het gebruik van buitenlandse layouts behoort ook tot de mogelijkheden. 

Doeltreffend factureren
Profiteer van de mogelijkheid om per factuur andere voorwaarden te hanteren. Wijzig omschrijvingen, hanteer dagprijzen, gebruik speciale kortingen en maak voor een uitgebreide toelichting gebruik van vrije tekst op uw facturen.

Uitgebreide Kostenanalyse

Met de module Uitgebreide kostenanalyse bekijkt en analyseert u kostenplaatsen vanuit verschillende invalshoeken, waarbij u kosten kunt verbijzonderen naar afdeling, bedrijfsonderdeel, artikel of product.

De module biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden voor een flexibel en diepgaand inzicht in uw kosten waardoor u grip houdt op uw kosten en verborgen kosten terugdringt. 

De mogelijkheden

Transitorische Posten

Met de module Transitorische posten kunt u op elk moment verschillende overzichten van uw transitorische boekingen opvragen. Hierbij bepaalt u zelf hoe gedetailleerd het overzicht moet zijn. Zo hebt u altijd een betrouwbaar beeld van de transitorische posten op uw balans.

Boek probleemloos geheel of gedeeltelijk vooruitbetaalde posten die over de jaarovergang lopen, zoals uw huur, verzekeringen of drukwerkkosten.

Vaste Activa I

Registreer snel en makkelijk uw vaste activa, inclusief aanschaf- en verkoopdatum, serienummer, locatie, kostenplaats, afbeelding, snelkoppelingen naar bijbehorende documenten - zoals contracten en onderhoudsovereenkomsten- en eventuele opmerkingen. 

Deel alle activa in op één activarekening of geef elk activum een eigen rekening (activa, cumulatieve afschrijvingen, afschrijvingskosten en verkopen). 

Maak uw keuze uit de twee meest gebruikte afschrijvingstypen - aanschaf-waarde-restwaarde, en boekwaarde - of definieer uw eigen methodes door de afschrijvingspercentages per periode te wijzigen. 

Profiteer van de aparte activakaarten waarop u per activum alle boekingen vindt en waarmee u weergaven definieert en inzoomt op de onderliggende journaalposten.

Uitgebreide Vreemde Valuta

Gebruikt u als internationaal opererende onderneming bankrekeningen in buitenlandse valuta? Of doet u zaken met landen buiten de Europese Unie? Met de module Uitgebreide vreemde valuta kunt u per valutacode dagkoersen bijhouden, die u tijdens het boeken direct en eenvoudig kunt aanpassen.

Houd per valuta dagkoersen en eventuele koerswijzigingen bij in een aparte koerstabel. Bepaal aan de hand van de boekings- of orderdatum welke dagkoers van toepassing is, waarbij afwijkingen per order of dagboekregel mogelijk zijn.

Automatisch herwaarderen
Laat AccountView de herwaardering van uw grootboekrekeningen en openstaande posten automatisch uitvoeren tegen de koers uit de valutakoerstabel per valutadatum. Profiteer zo van het directe inzicht in de juiste balanspositie en van de mogelijkheid om de gevolgen van koersschommelingen direct te bepalen.

Uitgebreide rapportages
Produceer overzichten van de huidige koersen per valuta, valutadata en koersen per valuta. Krijg bovendien overzicht op herwaarderingen en genereer snel de balans en de verlies- en winstrekening. Druk vervolgens uw verslagen af in elke gewenste valuta.

Valutaverschillen apart boeken
Boek valutaverschillen en gebruikelijke verschillen, zoals betalingskortingen en bankkosten, gescheiden af. Zie zo precies welk deel van de verschillen is toe te schrijven aan koersschommelingen.

Uitgebreide Toegangsbeveiliging I & II

Eenvoudige functiescheiding
Bied medewerkers toegang op maat met Uitgebreide toegangsbeveiliging. Verleen toegang per medewerker, administratie en onderdeel (zoals grootboek en rapporten), en bepaal de mate van toegangsrechten (bekijken, toevoegen, aanpassen).

Rollen toekennen & rechten wijzigen
Gebruik rollen om toegang tot administratie vast te leggen. Beheer rechten voor onderdelen via een overzichtelijke boomstructuur die functiescheidingen en organisatiestructuur weergeeft. Pas eenvoudig rechten per medewerker aan, of wijzig rechten voor een hele groep door de rol aan te passen. Koppel nieuwe gebruikers snel aan rollen.

Gebruikersgroepen
Voor complexere organisaties: deel medewerkers in groepen in en ken rechten per groep toe. Combineer meerdere rollen per gebruiker of groep voor flexibele toegang.

Wachtwoorden
Voeg wachtwoordbeveiliging toe op algemeen en individueel niveau. Stel eisen aan wachtwoordlengte en geldigheid, en bepaal specifieke interval voor wachtwoordwijzigingen.

Stamgegevens & Mutatie Import

Wilt u snel en zonder programmeren de gegevens uit andere applicaties importeren in AccountView? Dat kan met de module Stamgegevens- en mutatie-import. Voor iedereen die met het gemak van een menugestuurde interface en zonder programmeren gegevens wil importeren.

Gebruiksgemak
Importeer eenvoudig één mutatiebestand in twee gerelateerde tabellen: de bladzijden en de regels. Gebruik selecties om regels over te slaan die aan bepaalde criteria voldoen. Sla bijvoorbeeld bij het importeren van tekstbestanden inleidende beginregels – zoals titels of kolomomschrijvingen – automatisch over. Geef bovendien met de intelligente duplicaatafhandeling aan wat er moet gebeuren als stamgegevens al voorkomen.

Bepaal waar u gegevens wilt importeren, selecteer het bestandstype en geef aan in welke velden de gegevens uit het bronbestand terecht moeten komen. Sleep vervolgens de bronvelden naar de AccountView-velden en de import is klaar.

Zet veldnamen naar uw hand
Zet hoofdletters om naar kleine letters, lijn links uit, standaardiseer telefoonnummers of converteer datums vanuit verschillende tekstformaten. Verdeel één bronveld ook eenvoudig over meerdere AccountView-velden. Splits zo een regel met postcode en plaatsnaam in twee aparte velden, of combineer met formules meerdere bronvelden in één AccountView-veld. 

Belangrijkste voordelen

• Volledige import van stamgegevens en mutaties in alle vensters van AccountView op basis van importdefinities.
• Na het eenmalig vastleggen van importdefinities via de wizard, kiest u eenvoudig uit het menu.
• Flexibel gebruik van selecties als onderdeel van importdefinities, zodat u bijvoorbeeld ongewenste regels al vóór de import kunt wegfilteren.
• Automatisch instelbare duplicaatafhandeling, logbestanden  van nieuwe en gewijzigde gegevens, rapporten van de importresultaten, en bronbestanden automatisch hernoemen na import.

Sleutelvelden wijzigen & Implementatie toolkit

Wie wil er niet eens een sleutelveld als debiteurcode, artikelnummer of grootboekrekeningnummer wijzigen? De module Sleutelvelden wijzigen biedt u die functionaliteit, met de module Implementatie Toolkit breidt u deze functionaliteit verder uit.

Sleutelvelden wijzigen
Deze module is een van de echte praktijkmodules van AccountView. Met de module bent u in staat om structuurwijzigingen, zoals hierboven genoemd, in één keer door de hele administratie uit te voeren. De module wordt geleverd inclusief een uitgebreide logboekfunctie.

Implementatie Toolkit
Met de module Implementatie Toolkit breidt u de functionaliteit van de module Wijzigen sleutelvelden nog verder uit. Zo is het mogelijk om sleutelveldseries aan te maken. Dit zijn batchopdrachten waarin in één keer meerdere sleutelvelden kunnen worden gewijzigd. Deze sleutelveldserie kan per administratie worden toegepast. Zo is het mogelijk om een serie te maken met gewijzigde grootboekrekeningnummers en deze vervolgens per administratie uit te voeren. Daarnaast is het mogelijk om in één keer ook niet-sleutelvelden in een administratie te wijzigen. Zo kunt u in één keer voor het hele debiteurenbestand, of een selectie hiervan, de betalingsconditie of kredietlimiet wijzigen.

Als laatste is het mogelijk om in één keer meerdere regels te verwijderen. Alle niet actieve debiteuren en eenmalige leveranciers? Met een druk op de knop is uw administratie opgeschoond.