Online bundel projecten & uren

Urenregistratie

Heeft u geen duidelijk overzicht van de werkelijke uren per medewerker? De module Urenregistratie biedt de oplossing.

Wilt u snel inzicht in de urenregistratie van uw medewerkers? Met de module Urenregistratie kunt u eenvoudig urenoverzichten opvragen, of het nu gaat om alle medewerkers, een specifieke afdeling, of een individuele medewerker. De handige kleurenbalk toont in één oogopslag welke uren nog niet zijn verantwoord, zodat u altijd op de hoogte bent van de situatie.

Wilt u per dag de uren van uw medewerkers controleren? De module stelt u in staat om de contracttijd per dag vast te leggen voor elke medewerker, waardoor u eenvoudig kunt zien of bijvoorbeeld meneer Aalbers zijn 8 verplichte uren per dag heeft geregistreerd.

Maximaal inzicht
Gebruik statuskleuren om direct te zien welke uurstaten nog niet volledig zijn ingevoerd. Krijg snel inzicht in het verschil tussen ingevoerde uren en contracttijd van uw medewerkers.

Perfecte aansluiting
Profiteer van de naadloze integratie met uw financiële administratie, waarbij uren als onderhanden werk worden opgenomen. Stel het verplicht in om een projectcode in te voeren en kies of contracttijd moet worden gemeld of niet.

Per regel
Voer per regel in op welk project de uren betrekking hebben, zodat u uren op verschillende projecten kunt boeken.

Flexibel wijzigen
Pas gejournaliseerde urenboekingen aan wanneer ze niet geblokkeerd zijn. Journaliseer vervolgens opnieuw om de oude post te vervangen met een nieuwe.

Met projecten en projectfacturering
Factureer uren via de projectadministratie als u ook gebruikmaakt van de modules Projecten en Projectfacturering. Gebruik het opslagpercentage dat per kostensoort is vastgelegd in plaats van het externe uursoorttarief of medewerkertarief. Voor externe tarieven kunt u de module Uren & Declaraties I gebruiken.

Urenhistorie

Bent u benieuwd op welke uren het meest is geboekt en hoeveel uren elke medewerker aan elk project heeft besteed? Bent u op zoek naar functionaliteiten voor gedetailleerde analyse en duidelijke presentatie van uw geregistreerde uren?

Wilt u weten hoeveel uren er vorige week zijn gedraaid, zowel per medewerker als per project? De module Urenhistorie biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden, zodat u uw uren vanuit elke invalshoek kunt analyseren. Dit zorgt voor optimaal inzicht, waardoor u toekomstige activiteiten en projecten beter kunt plannen.

Uitgebreide selectiemogelijkheden
U kunt rapporten baseren op tientallen kenmerken om een selectie van uw uren te maken en deze voor alle rapporten te gebruiken. Zo maakt u eenvoudig een overzicht van het aantal projecturen per medewerker per week of het gemiddelde externe tarief per project per medewerker.

Vanuit elke invalshoek
Bekijk de ureninformatie per dag voor kortlopende projecten, of analyseer deze per kwartaal voor langlopende projecten. Zo krijgt u inzicht in wie, wat, wanneer en waarop heeft geboekt, wat helpt bij het beter plannen en offreren van soortgelijke projecten.

Snel en flexibel
Vraag snel tariefinformatie op om te zien wat uw interne uren kosten en hoe u deze het beste kunt factureren. Druk rapporten af met of zonder tarieven, en kies tussen interne, externe of calculatietarieven.

Exporteren naar Excel
Exporteer kruistabellen direct naar Excel na analyse en bewerking in AccountView. Zo kunt u profiteren van Excel's functionaliteiten en grafische mogelijkheden voor verdere analyse, het bewerken van tabellen, en het opstellen van driedimensionale grafieken en draaitabellen.

Uren & Declaraties I

Wilt u stoppen met het handmatig invoeren van facturen en zeer gedetailleerd factureren?

Met de module Uren & Declaraties I kunnen uw medewerkers zelf hun gewerkte uren, aantallen (bijvoorbeeld gereden kilometers) en bedragen (bijvoorbeeld declaraties) per week of per regel registreren. Bovendien kunt u met behulp van de statuskleuren optimale controle houden over de volledigheid van de uurstaten. Zo wordt het invoeren van uren kinderspel!

Zijn er deze maand meer uren gemaakt dan u heeft afgesproken te factureren aan uw klant? Met de module Uren & Declaraties I kunt u deze uren eenvoudig doorschuiven naar de factuur van de volgende maand of deze uren annuleren. Zo komt u altijd uw afspraak met uw klant na!

Praktijkgericht
Maak vooraf uurstaten aan, zodat u geen tijd verliest aan het uitzoekwerk van dubbele weeknummers. Zorg ervoor dat uw medewerkers alleen hun eigen uurstaten zien. Gebruik statuskleuren om in één oogopslag te controleren welke uurstaten nog niet volledig zijn ingevoerd. Houd ook eenvoudig controle op de contracttijd op meerdere niveaus.

Tot in detail
Bepaal met projectdeclaratiemethoden per project het detailleringsniveau van uw facturen. Gebruik ook de standaardtekstregels en omschrijvingen om automatisch en flexibel te factureren. Maak zo gemakkelijk een eenregelige factuur of een volledig gespecificeerde factuur.

Flexibel factureren
Profiteer van de flexibiliteit om conceptfacturen te wijzigen. Schuif en annuleer eenvoudig uren of bedragen door naar volgende periodes. Wijzig met hetzelfde gemak bedragen of tarieven. Neem voor de duidelijkheid een specificatie op van een bepaalde regel, zodat uw klant geen vragen meer heeft over de factuur. Maak na een laatste controle de definitieve facturen met een druk op de knop aan. Laat AccountView hierbij de juiste lay-out kiezen en de facturen verwerken in de financiële administratie.

Altijd inzicht
Vraag op elk moment verschillende rapporten op voor onderhanden werk, te factureren bedragen, specificaties of brutomarges.

Projectfacturering

Wilt u uw projecten rechtstreeks vanuit AccountView factureren?

Verliest u veel tijd aan het opstellen van uw facturen?

Met de module Projectfacturering factureert u rechtstreeks vanuit uw projecten. Hierbij bepaalt u zelf hoe gedetailleerd de factuur moet zijn. Ook kunt u eenvoudig omschrijvingen en factuurbedragen wijzigen. Zo wordt het opstellen van facturen een fluitje van een cent!

Met de module Projectfacturering kunt u per project en zelfs per klant de wijze van factureren bepalen. Wil uw klant altijd een factuur ontvangen op basis van voorcalculatie? U koppelt eenvoudig en eenmalig deze projectdeclaratiemethode aan het betreffende project van de klant, en uw klant ontvangt voortaan een factuur op maat.

Flexibel factureren
Maak conceptfacturen aan op basis van uw projecten en op het moment dat u wilt factureren. Stel per project het detailleringsniveau – variërend van een eenregelige factuur tot een volledig gespecificeerde factuur – met projectdeclaratiemethoden in. Beschik zo samen met standaardtekstregels en omschrijvingen over een flexibel systeem waarmee u automatisch facturen aanmaakt.

Eenvoudig wijzigen
Wijzig eenvoudig declaratievoorstellen. Verander zo snel omschrijvingen of factuurbedragen. Maak na een laatste controle de definitieve facturen met een druk op de knop aan.

Direct verwerkt
Laat AccountView uw factuur automatisch financieel verwerken zodra u de factuur hebt afgedrukt. Staan er nog restbedragen open? Laat AccountView deze de volgende keer automatisch in rekening brengen. Beschik dankzij deze manier van verwerking altijd over bijgewerkte en actuele gegevens.

Tijdwinst
Genereer met een druk op de knop facturen, of dat er nu tien of duizend zijn. Gebruik hierbij automatisch uw eigen lay-out, gespecificeerd of samengevat. Werk ook met de module Facturering II om uw facturen automatisch per e-mail te versturen.

Projectvoorschotten

Wilt u uw projecten of uren in termijnen factureren? En wilt u voorschotten per project vastleggen en met de eindfactuur verrekenen? Reken dan op de module Projectvoorschotten.

Wilt u een bepaald project per maand factureren aan uw klant? Met de module Projectvoorschotten legt u eenmalig vast welke voorschotten u wilt factureren en op welke datum. Vervolgens kunt u het factureren overlaten aan AccountView. U heeft er geen omkijken meer naar!

Met de module Projectvoorschotten legt u met een druk op de knop de te factureren termijnen per project vast. Zo factureert u eenvoudig per kwartaal de onderhoudskosten aan uw klanten.

Flexibel voorschotten verwerken
Leg per project vast welke voorschotten u wilt factureren en op welke datum. Gebruik probleemloos meerdere voorschotten met verschillende datums op één factuur. Breng met een druk op de knop de voorschotten in rekening, bijvoorbeeld voor één of meer projecten, voor een bepaalde periode of voor alle ingevoerde voorschotten. Geef bovendien een selectiecode op, waarmee u de voorschotfacturen gemakkelijk terugvindt.

Termijnbedragen
Gebruik termijnbedragen als u vaste bedragen wilt factureren. Leg eenvoudig vast wat het termijnbedrag is, om hoeveel termijnen het gaat, wanneer de eerste termijn ingaat en wat de declaratietermijn is. Koppel ook hier eenvoudig uw zelf ingestelde invalshoeken aan.

Voor- en nacalculaties
Laat AccountView automatisch de definitief gefactureerde voorschotten in mindering brengen en verrekenen. Geef daarbij aan of dit bij nacalculatie als totaalbedrag of gespecificeerd moet gebeuren. Voorkom met een minimumfactuurbedrag eventuele negatieve facturen.

Volgende boekjaren
Leg voorschotten vast voor volgende boekjaren en laat AccountView deze overnemen tijdens de eindejaarsverwerking.

Projectverplichtingen financieel

Wilt u een betere grip krijgen op de budgetruimte van uw projecten? Vertrouw dan op de module Projectverplichtingen financieel van AccountView.

Met de module Projectverplichtingen financieel legt u eenvoudig de aangegane projectverplichtingen vast in uw financiële administratie en op uw projecten.

Deze module biedt u beter inzicht in de beschikbare budgetruimte van uw project. U ziet de gebudgetteerde kosten, aangegane verplichtingen, en de werkelijke kosten, samen met het nog beschikbare resterende budget.

Eenvoudig verplichtingen vastleggen
Als controller registreert u eenvoudig de aangegane verplichtingen voor de projecten van uw organisatie. Via een memoriaalboeking legt u de verplichting vast op het project, zodat uw projectleiders deze direct kunnen zien in de bewaking van hun projecten. Wanneer u de daadwerkelijke inkoopfactuur ontvangt, laat u de kosten eenvoudig doorlopen van verplichtingen naar kosten.

Budgetruimte beter benutten
De administratie legt de verplichtingen vast. Als projectleider ziet u vervolgens op elk gewenst moment het verschil tussen uw projectbudget, de werkelijke kosten, en de aangegane verplichtingen. Hierdoor hebt u altijd optimale grip op uw budgetruimte en voorkomt u overschrijding van de beschikbare ruimte.

Uitgebreide rapportages
AccountView toont u uitgebreide rapportages met betrekking tot de aangegane verplichtingen. U beschikt bijvoorbeeld over rapportages die inzicht bieden in de werkelijke kosten en verplichtingen ten opzichte van het budget. Een ander voorbeeld is een overzicht van de aangegane verplichtingen per project, waardoor u op elk moment inzicht hebt in welke inkoopfacturen u nog kunt verwachten.

Te verwachten kosten direct inzichtelijk
Als controller hebt u op elk moment inzicht in welke kosten er nog voor de projecten zullen komen. Daardoor kunt u nog beter uw financiële prognoses maken en bijsturen, en het bedrijfsresultaat van uw organisatie verbeteren

Uitgebreide declaratieomschrijvingen

Wilt u in uw declaratievoorstel een uitgebreide toelichting geven op de door u verrichte projectwerkzaamheden? De module Uitgebreide Declaratieomschrijvingen biedt u hiervoor alle mogelijkheden.

Met de module Uitgebreide Declaratieomschrijvingen bepaalt u zelf hoe uitgebreid de omschrijving van uw declaratieregels moet zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld een volledig bezoekverslag als toelichting op het factuurbedrag op regelniveau toevoegen.

Factuur op maat
Leg in uw declaratie, op regelniveau, uitgebreide beschrijvingen vast van de werkzaamheden die u voor een klant hebt verricht. Zo stuurt u iedere klant een factuur op maat.

Uw voordeel
Neem onbeperkt lange omschrijvingen op in uw declaraties, zodat uw klant precies ziet welke werkzaamheden u aan hem declareert.