Choose language

Inleiding

Een kopiedocument is een kopie van een document dat definitief wordt afgedrukt vanuit AccountView. Zo hebt u altijd een kopie van het document dat naar de klant is verstuurd. Bovendien vormt het een handig archief. U vindt ze allemaal terug onder Document > Stamgegevens Administratie > Kopiedocumenten
Voor de volgende documenten kunt u kopiedocumenten opslaan:
  • Aanmaningen (RE - Aanmaningen)
  • Facturering (SI - Verkoopfactuur)
  • Verkooporders (SP - Pakbon)
  • Inkoop (PO - Bestelbon)
  • Baliefacturering (SI - Baliefactuur)

Inhoud

  1. Kopiedocumenten automatisch opslaan
  2. Kopiedocumenten opvragen
  3. Kopiedocumenten opvragen vanuit Openstaande Posten
  4. Kopiedocumenten opvragen vanuit andere vensters
  5. Kopiedocumenten meenemen in backup
  6. Achtergrondafbeeldingen kopiedocumenten
  7. Kopiedocumenten worden niet aangemaakt
  8. Kopiedocumenten beveiligen

1 Kopiedocumenten automatisch opslaan

In AccountView bewaart u kopiedocumenten standaard in Adobe Acrobat Portable Document Format (PDF-formaat).
Zo maakt u kopiedocumenten automatisch aan:
Administratie-instellingen:

  1. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc.
  2. Markeer Kopiedocumenten aanmaken.
  3. Voer in het veld Map kopiedoc de map in waar u de kopiedocumenten van deze administratie wilt bewaren (bijvoorbeeld map in de administratiemap).  Zorg ervoor dat via het map-pictogram het volledige netwerkpad (UNC-pad) wordt aangewezen en dat er lees- en schrijfrechten voor de ingelogde Windows-gebruiker op deze (gedeelde) map zijn ingesteld.

2 Kopiedocumenten opvragen

Het venster Kopiedocumenten kunt u openen via Document > Stamgegevens administratie > Kopiedocumenten. Hierin kunt u kopiefacturen, kopiebestelbonnen en kopiepakbonnen opvragen. Er worden in dit venster geen kopie-aanmaningen getoond; het opvragen van kopie-aanmaningen is hieronder beschreven in stap "2.2 Kopiedocumenten opvragen vanuit het venster Openstaande posten".

Een kopiedocument in PDF-formaat kunt u openen vanuit het venster Kopiedocumenten door op de gewenste regel te dubbelklikken, of te kiezen voor Bewerken > Openen. Het kopiedocument wordt dan direct geopend, en kan worden afgedrukt via Adobe Acrobat Reader. Via de optie Rapporten > Kopiedocumenten afdrukken kunt u het kopiedocument of alle kopiedocumenten in het venster direct laten drukken naar de gewenste printer.

3 Kopiedocument opvragen vanuit venster Openstaande Posten

Van elke aanmaning wordt een kopiedocument bewaard. Deze kopiedocumenten zijn per aanmaning op te vragen op de tab Documenten in de stamgegevens van de openstaande post in bijvoorbeeld de vensters Document > Stamgegevens administratie > Aanmaningen of Document > Stamgegevens administratie > Openstaande postenanalyse. Ook andere kopiedocumenten, zoals kopiefacturen, worden op de tab Documenten getoond.

De tab Documenten bevat snelkoppelingen naar kopiedocumenten. Deze kopiedocumenten worden ook in de Map kopiedoc opgeslagen die u hebt vastgelegd in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc. De bestandsnaam van een kopie-aanmaning begint altijd met RE, bijvoorbeeld RE20140011.

4 Kopiedocumenten opvragen vanuit andere vensters

Vanuit een groot aantal vensters kunt u de menu-optie Zoeken kiezen om het kopiedocument van het betreffende document op te vragen. De opties onder Zoeken zijn afhankelijk van het geopende venster en de modulesamenstelling in de licentie. De opties zijn: Zoeken > Kopiedocumenten, Zoeken > Kopiefactuur, Zoeken > Kopiebestelbon of Zoeken > Kopiepakbon.

De kopiedocumenten kunt u opvragen vanuit de vensters Debiteuren en Crediteuren en verschillende subvensters (Zoeken > Debiteurkaart, Zoeken > Crediteurkaart + Zoeken > Journaalpost, Zoeken > Openstaande posten). Deze subvensters kunt u ook vinden in andere vensters waarin het kopiedocument kan worden opgevraagd.

5 Kopiedocumenten meenemen in backup

Aangemaakte kopiedocumenten (kopiefacturen, kopiebestelbonnen, kopiepakbonnen, kopie-aanmaningen) kunt u laten meenemen in een administratiebackup. Hiervoor wordt de volledige map van de kopiedocumenten gebruikt die staat ingesteld in de administratie-instellingen (Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc). In dit venster kunt u de volgende opties markeren: Kopiedocumenten in backup meenemen en Kopiedocumenten meenemen bij administratie meenemen.

Hiermee worden de kopiedocumenten in de backup meegenomen afhankelijk van de optie u kiest in het venster Administraties: Document > Backup > Aanmaken of Document > Administratie distribueren > Administratie meenemen. Meer informatie over het aanmaken van een backup in AccountView kunt u vinden in "Vanuit AccountView aanmaken en terugzetten".

6 Achtergrondafbeeldingen kopiedocumenten

Aan kopiedocumenten kunt u (net als bij elektronisch verstuurde verkoopdocumenten) een PDF-achtergrond toevoegen. De achtergrond kan bijvoorbeeld dezelfde functie vervullen die voorgedrukt briefpapier heeft: het bevat de vaste gegevens voor het document, zoals het bedrijfslogo, de adresinformatie en de betalingsgegevens.

De achtergrond moet een PDF-bestand zijn. U kunt ervoor kiezen om alle bladen van de PDF-documenten te voorzien van dezelfde achtergrond, maar u kunt ook, net als bij voorgedrukt briefpapier, werken met een voorblad en vervolgbladen. Een overzicht van de mogelijkheden en de stappen voor het inrichten van deze functionaliteit vindt u in "PDF-achtergrond koppelen".

7 Kopiedocumenten worden niet aangemaakt

Wanneer er is ingesteld om kopiedocumenten aan te maken maar deze verschijnen niet in het venster Kopiedocumenten, dan zijn nog niet alle benodigde instellingen juist ingesteld. Controleer dit aan de hand van de stappen in "Kopiedocumenten automatisch aanmaken".

Het is niet mogelijk om kopiedocumenten van elektronische documenten na het verwerken opnieuw aan te maken. Kopiedocumenten worden alleen tijdens het definitief verwerken aangemaakt. De enige mogelijkheid om de kopiedocumenten opnieuw aan te maken voor specifiek de verkoopfacturen is de huidige verkoopfactuur te crediteren en een herhalingsfactuur aanmaken. 

8 Kopiedocumenten beveiligen

U kunt PDF-beveiligingsinstellingen invoeren voor kopiedocumenten die worden aangemaakt. Daarmee kunt u ervoor zorgen dat uw administratiegegevens worden bekeken en gebruikt door degene voor wie ze zijn bedoeld, en gewijzigd door degene die dat mag. Met de volgende stappen kunt u dit instellen:

1. Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen.
2. Selecteer Adobe Portable Document Format (PDF) in Formaat.
3. Kies Instellingen. Het venster PDF-instellingen wordt geopend.

Met deze instellingen legt u PDF-beveiliging vast voor kopiedocumenten:

  • Wachtwoord eigenaar: een wachtwoord waarmee de beveiliging van het PDF-bestand later kan worden gewijzigd
  • Wachtwoord gebruiker: een wachtwoord waarmee het PDF-bestand later moet worden geopend

Niet toestaan:

  • Afdrukken: het PDF-bestand mag niet worden afgedrukt 
  • Wijzigen: het PDF-bestand mag niet worden gewijzigd
  • Inhoud kopiëren: de tekst in het PDF-bestand mag niet worden gekopieerd
  • Velden toevoegen/wijzigen: er mogen geen velden van het PDF-bestand worden gewijzigd of eraan worden toegevoegd

In Adobe Acrobat Reader vindt u dezelfde instellingen onder Bestand > Eigenschappen (File > Document > Properties).

Let op: Als u een kopiedocument hebt beveiligd met een wachtwoord, dan moet u het wachtwoord goed onthouden. Wachtwoorden worden in het PDF-bestand bewaard, niet in AccountView. In AccountView kunt u dus geen invloed uitoefenen op het wachtwoord dat aan een PDF-bestand is toegevoegd.