Verwerken bankmutaties: uitleg, instructievideo's en de veelgestelde vragen

U hebt de aanlevering van de bankafschriften laten regelen via de directe bankkoppeling. Wanneer uw bankboek geheel up-to-date is, kan er na het uitvoeren van de opdracht Document > Bankafschriften ophalen via directe bankkoppeling sprake zijn van een overlap. Deze overlap ontstaat omdat er tussen het tijdstip van aanmelding bij uw bank en het moment van uitvoeren van de opdracht enkele dagen of zelfs weken verstreken zijn. In dat geval moet u eenmalig de aansluiting maken tussen de reeds ingevoerde bankmutaties en de afschriften die de eerste keer vanuit de directe bankkoppeling worden binnengehaald.

Om te herkennen dat een afschriftnummer aanwezig is, verwerkt u de bankafschriften met behulp van een tussenrekening naar het bankboek, waaruit u vervolgens deze boekingsregels verwijdert en alleen het bladzijdenummer overblijft. De volgende stappen voert u uit nadat voor de eerste keer bankafschriften via de directe bankkoppeling zijn binnengehaald:

1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Bankafschriften.
2. Constateer dat de binnengehaalde bladzijden omschrijvingen hebben zoals “Bankafschrift 3”.
3. Codeer alle regels in de binnengehaalde afschriften met een tussenrekening, zodat er een markering in de kolom Acc komt te staan.
4. Verwerk de bladzijden met Document > Afschriftregels verwerken.
5. Open het bankboek en selecteer de eerste bladzijde die in deze run is verwerkt (herkenbaar aan de omschrijving zoals u deze bij stap 1 hebt geconstateerd, bijvoorbeeld “Bankafschrift 3” en zo verder).
6. Kies Bewerken > Verwijderen zodat de regels uit deze bladzijde worden verwijderd.
7. Doorloop stappen 5 en 6 tot aan de laatste datum van de reeds aanwezige mutaties in het bankboek. Let op: met het verwijderen van de laatste bladzijde in een dagboek verwijdert u niet alleen de regels maar de bladzijde in zijn geheel. Verwijder daarom de regels uit de laatste bladzijde met de knop Verwijderen op de bladzijde.

U heeft een bankmutatie per abuis gesplitst en wilt dit graag terugdraaien. U vraagt zich af hoe u dit doet. 

Als u op een regel van een dergelijke verzameling staat, dan kunt u Ctrl+N (Bewerken > Bankmutatie > Origineel bedrag herstellen) kiezen. AccountView reduceert dan een verzameling van bij elkaar horende gesplitste regels tot één regel en maakt in die regel het mutatiebedrag gelijk aan het oorspronkelijk ingelezen bedrag.

Bekijk de instructievideo 'Ontstane verschilregel corrigeren'.

U vraagt zich af hoe u de aansluiting kunt zien van uw banksaldo in AccountView met het saldo dat uw bankapplicatie toont.

Als u een exportbestand van de bank inleest, komt in het bestand een beginsaldo mee, dat u in AccountView kunt bekijken.
Kies daarvoor Zoeken > Afschrift-informatie als u het bestand in het venster Bankmutaties heeft ingelezen. In dat venster ziet u het veld Vorig saldo, dat het beginsaldo van het bestand weergeeft. Als u alle voorliggende bankmutaties van dezelfde rekening heeft verwerkt, moet het saldo op dat moment het eindsaldo van uw dagboek Bank (en ook van uw grootboekrekening Bank) zijn en dat kunt u dus controleren.
Als u werkt met een Business-uitvoering van AccountView kunt u de kolom Vorig saldo in uw Bankmutaties venster plaatsen.

Conform de nieuwe PSD2-specificaties leveren banken in de directe bankkoppeling geen saldo-informatie mee die te relateren is aan de op een specifiek moment in te lezen transacties. Daarom is het type controle dat met een ingelezen bestand nog wel mogelijk is bij de automatische bankkoppeling niet mogelijk.
We hebben wel een kolom Berekend Saldo in het venster Bankmutaties toegevoegd (en meegeleverd voor Team en Business uitvoeringen via de weergave Saldo). Deze telt de grootboekkaart bank en ingelezen bankmutaties bij elkaar op om het saldo t/m de datum van een bankmutatieregel te tonen (deze t/m datum wordt bij de berekening van het getoonde saldo ook toegepast voor de transacties op de grootboekkaart).

Voorbeeld

De kolom Saldo werkt zowel bij de directe bankkoppeling als bij het inlezen van bankbestanden op deze manier en is dus bij beide werkwijzen op deze manier bruikbaar.
Werkt u met een Solo-uitvoering van AccountView? U beschikt dan niet over de kolom Saldo in het venster Bankmutaties. U kunt het verwerken van de bankmutaties het saldo van de grootboekrekening Bank en/of het eindsaldo van uw dagboek Bank aansluiten met het saldo volgens uw bankapplicatie.

Let op: om te zorgen dat de kolom Saldo op de beschreven manier zal werken, is het van belang dat in de stamgegevens van het dagboek bank het veld Verdicht boeken niet gemarkeerd staat.

U heeft een regel of verzameling gesplitste regels en er wordt niet aan de saldocontrole voldaan. U vraagt zich af of u dit verschil snel kunt wegboeken.

Ja, u beschikt over de sneltoetscombinatie Ctrl+L (Bewerken > Bankmutatie > Aanvullen om te voldoen aan saldocontrole). Deze opdracht zal het mutatiebedrag in de geselecteerde regel zodanig wijzigen dat die regel (of de som van een verzameling gesplitste regels) voldoet aan de saldocontrole.

Voor gebruikers met de Team- of Business-uitvoering en gebruikers die werken met de online omgeving van hun accountant, is vanaf versie 12.0 Service Pack C de weergave Mutatiesplitsing toegevoegd waarmee u kunt zien wat de status is van gesplitste regels die bij elkaar horen. 

U vraagt zich af of u eenvoudig de regels per bankrekening kunt bekijken of per ingelezen transactiebestand. 

Ja dat kan. Daarvoor dient de lijst van het veld Mutaties van boven de bankmutaties. U kunt zo kiezen van welke bankrekening u de mutaties ziet. Of desgewenst van alle rekeningen. Zie onderstaande afbeelding:

Ook als er al bankmutaties van een ander ingelezen bankbestand of andere bankrekeningen aanwezig zijn. Als u namelijk een bankbestand hebt ingelezen, dan voegt AccountView hiervoor een regel toe aan Mutaties van, zolang de mutaties van dit bankbestand nog niet allemaal zijn verwerkt.

U kunt geen regels uit de bankmutaties verwijderen.

In bepaalde situaties kan het wenselijk zijn om regels die in de bankmutaties staan te verwijderen. U merkt echter dat niet zomaar meer kan.

Om zo veel mogelijk te garanderen dat u uitsluitend en alle ingelezen transacties en bijbehorende bedragen verwerkt, is het handmatig verwijderen van regels niet meer mogelijk in het venster Bankmutaties.

Hieronder leest in welke situaties u wat moet doen, om dubbele of ongewenste regels toch te verwijderen.

Situatie 1: U heeft hetzelfde MT940 of een Camt.053 bestand twee keer ingelezen. U wilt de dubbele regels verwijderen.

U kunt de bankmutaties van beide bestanden verwerken naar het bankdagboek en vervolgens in het dagboek Bank de transacties die dubbel zijn, handmatig verwijderen. Zie ook de instructievideo  "Veld wijzigen voor meerdere regels tegelijk". Deze optie helpt om de dubbele regels zo snel mogelijk te bewerken om ze vervolgens te kunnen verwerken naar het bankdagboek en van daaruit te verwijderen.

TIP: Het per abuis dubbel inlezen van bankmutaties kan gebeuren wanneer de bankmutaties via exportbestanden van de bank worden ingelezen. Als u gebruik maakt van de directe bankkoppeling, dan is het dagelijks exporteren en importeren van bestanden niet nodig.

Situatie 2: U heeft de bankmutaties ingelezen via de directe bankkoppeling en heeft deze per abuis gesplitst. U wilt dit ongedaan maken.

U kunt een splitsing ongedaan te maken. Ga op een van de gesplitste regels staan en klik op Ctrl+N (of het menu Bewerken > Bankmutatie > Regel herstellen). Alle gespliste regels verdwijnen en de oospronkelijk ingelezen regel wordt weer hersteld.

Situatie 3: U heeft de bankmutaties ingelezen via de directe bankkoppeling en wilt om een andere reden regels hiervan verwijderen.

Bankmutaties die u binnenhaalt via de directe bankkoppeling, kunt u helemaal niet verwijderen. Ook niet als u ze doorboekt naar het bankdagboek. Dit heeft een onderliggende reden. Aan elke transactie die op deze wijze wordt ingelezen hangt een uniek kenmerk. Hiermee onthoudt AccountView welke transacties al zijn binnengehaald en welke er nog ontbreken.

In een bank- of kasdagboek boekt u een openstaande post af met een betalingsverschil. U vraagt zich af hoe u dit verwerkt als het betalingsverschil meer dan één oorzaak heeft? 

Als een openstaande post niet volledig wordt afgeboekt, verschijnt onderstaand venster om u te helpen het verschil af te boeken. Nu kan het geval zich voordoen dat een verschil niet volledig toe te schrijven is aan één van de afhandelingstypen, maar moet worden opgesplitst over meerdere afhandelingstypen. Bijvoorbeeld omdat het totale verschil bestaat uit een gedeelte dat u als bankkosten en een gedeelte dat u als betalingsverschil wilt boeken.

In dat geval markeert u het veld Laten staan en slaat u de bladzijde op. Daarna kiest u Bestand/Debiteuren, selecteert u de betreffende debiteur en kiest u Zoeken/Openstaande posten (F5). In het subvenster Openstaande posten markeert u de regel met het af te boeken verschilbedrag en kiest u Document/Openstaande posten verrekenen. Hierna verschijnt een memoriaaldagboekbladzijde die u eenvoudig kunt aanvullen met de boekingsregels van de splitsing.

U heeft bankrekeningen die een andere valuta hebben dan uw administratie. U vraagt zich af of u hier ook de mutaties van kunt inlezen.

Ja, dat kan. In AccountView heeft u hier de module Uitgebreide Vreemde Valuta voor nodig. Als uw bank een directe bankkoppeling heeft met AccountView, zal de rekening in vreemde valuta ook via deze koppeling in AccountView kunnen worden ingelezen, als uw bank dit ondersteunt. Zie ook onze tips en trucs: Bankafschriften in vreemde valuta inlezen.

Indien u niet over deze module beschikt maar wel een vreemde-valuta-rekening heeft die hetzelfde IBAN-nummer heeft als uw euro-rekening, zorg dan dat u bij de eigenschappen van het vreemde valuta bankdagboek op het tabblad bankgegevens het veld Ibannr leeg hebt gemaakt. Anders kan AccountView niet de regels inlezen van de euro-rekening.

U betaalt vanuit AccountView uw facturen. U vraagt zich af hoe u de afboeking op uw bankafschrift van al deze posten snel kunt verwerken.

Als u vanuit AccountView betaalbatches aanmaakt, kunt u deze als volgt zo snel mogelijk verwerken.
1. Ga naar Opties > Instellingen > Administratie > Financeel > Autom Betalingen. Markeer de administratie-instelling Automatische betaling boeken op BOW.  

Op het moment dat u de betaling in AccountView aanmaakt, worden de te betalen posten al afgeboekt als openstaande post en wordt het totale saldo van alle betaalde facturen tegengeboekt op een tussenrekening.

2. Bij het aanmaken van de betaling in AccountView markeert u het veld Totaalbedrag terugmelden. Zie:

In uw bankmutaties verschijnt nu alleen de transactie van het totale bedrag van de batch. Die kunt u boeken op de eerder genoemde tussenrekening en dan bent u klaar.
Bij automatische incasso’s kunt u op een vergelijkbare manier de administratie-instelling Automatische incasso boeken op OOW (ontvangsten onderweg) en bij het aanmaken van de incasso-opdracht het vinkje Totaalbedrag terugmelden markeren.

Als u gebruikmaakt van de optie Betalingen onderweg (BOW) of Ontvangsten onderweg (OOW), zult u het afboeken van de openstaande posten ongedaan moeten maken. De openstaande posten zijn daarna weer beschikbaar.

1. Kies Bestand > Dagboekbladzijden.
2. Open uw dagboek 925 'Betalingen onderweg' of dagboek 955 'Ontvangsten onderweg'.
3. Selecteer de zojuist aangemaakte dagboekbladzijde.
4. Kies Bewerken > Verwijderen om de bladzijde te verwijderen.
5. U kunt de openstaande posten opnieuw markeren en het betaalbestand aanmaken.

U kunt direct uw inkoopfacturen vanuit AccountView selecteren en verzenden naar de bank om ze vervolgens te fiatteren en de opdracht uit te voeren.
Dit kan zowel in SEPA formaat als met Wereldbetalingen. U kunt een los bestand genereren maar ook een betaalbatch direct verzenden naar de bank. Meer over betalingen vanuit AccountView leest u op de pagina Telebankieren: Automatische Betalingen

Meer over incasso-opdrachten vanuit AccountView leest u op de pagina Telebankieren: Automatische Incasso