Flexibel gegevens opvragen met zoekfuncties, selecties en weergaven

In deze supportnote geven wij u alle tips en trucs in een overzicht om eenvoudig de juiste gegevens te vinden en te filteren in AccountView. Ook leggen wij u uit hoe u deze zoekopdrachten en filters kunt opslaan in eigen weergaven, zodat u deze eenvoudig weer kunt aanroepen. Dit kan u helpen bij bijvoorbeeld periodieke controles, rapportages en vergelijkingen.

Eerst een aantal begrippen voor de duidelijkheid

• Met een zoekfunctie wordt bedoeld, dat u zoekt binnen een reeks gegevens naar een bepaalde waarde. AccountView springt naar het eerste record wat begint met de zoekwaarde.
• Met een selectie (of filter) worden alleen de gegevens getoond die aan uw criteria voldoen. U dunt dus eigenlijk uw overzicht een beetje uit. De gevonden gegevens hoeven niet  met de opgegeven waarde te beginnen. Ze kunnen deze ook bevatten.
• Een Lijstvenster is  praktisch elk hoofdvenster in AccountView waarin u kolommen en rijen ziet staan. Bijvoorbeeld de lijst Bestand > Debiteuren
• Een Opvraaglijst lijkt op een lijstvenster, alleen zie je deze binnen een ander venster door met F4 de onderliggende gegevens op te vragen. Denk aan een verkoopdagboekbladzijde waar u een debiteur wilt invoeren. U kunt dan de opvraaglijst Debiteuren oproepen met F4.

Inhoud van deze pagina:

1. Kolommen verplaatsen, toevoegen of verwijderen
2. Sorteer kolom(men) alfabetisch om gegevens op te zoeken
3. Zoeken in een veld met opvraaglijst met F4
4. Snelselectie
5. Selectieveld: snelzoeken en filteren in één
6. Uitgebreide filters in lijstweergaven: de trechter
7. Weergaven: gebruik en gemak
   1. Weergaven bewaren
   2. Weergaven beheren
   3. Standaard weergave herstellen
8. Rapporteren op basis van je weergave

9. Overzicht: mogelijkheden per uitvoering van AccountView

1. Kolommen verplaatsen, toevoegen of verwijderen

Naast dat u kolommen kunt sorteren kunt u ze ook verplaatsen, toevoegen en verwijderen. Hiermee kunt u het rapport "Lijst" (AccountView Business) naar wens opstellen maar ook weergaven creëren die u op de gewenste manier informatie tonen.

1. Verplaatsen

U kunt kolommen in een andere volgorde plaatsen door een kolomtitel met de muis vast te houden en de kolom te slepen naar een andere plek. Dit kan handig zijn voor meer inzicht in de gegevens.

2. Toevoegen en/of verwijderen

In de Business uitvoering kunt u in vensters en opvraaglijsten ook kolommen toevoegen en weghalen. Zo kunt u in het scherm direct informatie tonen die u wenst te zien, in te zoeken of in wilt wilt filteren. U doet dit via het menu Beeld > Kolommen. U vindt dit in de hoofdbalk maar ook via de rechtermuisknop. Dat laatste is handig als u in een opvraaglijst bent.
In het voorbeeld hieronder voegen we de kolom Omzet aan het venster Debiteuren toe.

In dit voorbeeld ziet u ook dat de nieuwe indeling gerespecteerd wordt in het rapport "Lijst".
Het is uiteraard ook mogelijk om kolommen (weer) te verwijderen.

2. Sorteer kolom(men) alfabetisch om gegevens op te zoeken

U kunt in AccountView eenvoudig kolommen sorteren. Dit helpt om gegevens te vinden in die kolom.
U doet dit door te dubbelklikken op de kolomtitel.
De gegevens worden oplopend gesorteerd. U ziet een klein driehoekje naast de kolomtitel. Klikt er nogmaals op, dan worden de gegevens aflopend gesorteerd.

U kunt ook op meerdere kolommen sorteren tegelijk. Dit kan alleen met een Business uitvoering. Via Beeld > Sorteren kun je tot wel drie kolommen opgeven waar je op sorteert. Die hoeven overigens niet zichtbaar te zijn. Wanneer je op OK klikt zie je bij elke kolom het driehoekje in de kolomtitel. 

Wanneer u dit hebt gedaan en begint te typen, springt de cursor naar de eerste regel waarbij de waarde in deze kolom begint met de getypte tekens. 
U ziet de waarde die u intypt boven in de werkbalk. Als u een teken intoetst waar niets mee begint, toont hij dit niet en vindt hij ook niets. 
In de afbeelding hiernaast is het venster op Bedrijfsnaam gesorteerd en zijn de letters "car" ingetypt. Dit verschijnt rechts boven in de werkbalk. De cursor springt gelijk naar de waarde Carsten Gmbh.

3. Zoeken in een veld met opvraaglijst (F4)

4. Snelselectie

Een andere manier om de gegevens in een lijstvenster of opvraaglijst te beperken, is met snelselecties.

U wilt bijvoorbeeld alle debiteuren in Amsterdam selecteren:

1. Plaats de muis op de plaatsnaam van een debiteur uit Amsterdam.
2. Klik op de rechtermuisknop en kies Snelselectie in het menu dat verschijnt.

3. Uitgebreide filters in lijstweergaven: De trechter

5. Selectieveld: snelzoeken en filteren in één

vanaf versie 11.0

U kunt ook eenvoudig op een waarde zoeken en deze direct filteren. Dit kan met behulp van het selectieveld in de werkbalk (Ctrl+Shift+F). Het mooie van deze functie is dat de waarde die u hier intypt, wordt gezocht in alle kolommen die u ziet in het venster of opvraaglijst.

Dit veld wordt met een rode pijl aangeduid in de afbeelding hiernaast.

U kunt hierin met de muis klikken of de cursor met behulp van de sneltoetscombinatie Ctrl+Shift+F in dit veld plaatsen. Vervolgens voert u een selectiewaarde in, bijvoorbeeld 'haag'. De waarde 'haag' wordt in alle getoonde kolommen gezocht. In het voorbeeld blijven hierdoor alleen regel 1 en 2 over (zie ook hierboven).
Door op Enter te drukken plaatst u de cursor terug in de lijst. En met Ctrl+Shift+F plaatst u de cursor desgewenst weer terug in het selectieveld om de opgegeven selectiewaarde te verwijderen of wijzigen.

Let op: Deze vorm van selecteren vraagt enige tijd omdat er in alle getoonde kolommen moet worden gezocht. Als het venster waarin de actie uitvoert, grote aantallen regels bevat (bijvoorbeeld meer dan 10.000), dan gaat u dat waarschijnlijk merken.

6. Uitgebreide filters in lijstweergaven: de trechter

In vrijwel alle vensters kunt u met Beeld > Selecteren gegevens selecteren. Hiermee beperkt u de gegevens van een bepaald venster tot de deelverzameling waarin u op dat moment bent geïnteresseerd. Dit doet u door een of meer criteria op te geven waaraan deze deelverzameling moet voldoen. In een selectiecriterium geeft u op aan welke conditie een bepaald veld moet voldoen. De velden die worden getoond in Veld zijn afhankelijk van de geselecteerde tabel in Beschikbare velden selecteren uit. In Conditie kiest u het type voorwaarde. Afhankelijk van de geselecteerde conditie moet u in Waarde de gewenste waarde invoeren.

U wilt bijvoorbeeld een overzicht afdrukken van uw debiteuren die in Duitsland zijn gevestigd.

1. Kies Bestand > Debiteuren.
2. Kies Beeld > Selecteren.
   In Beschikbare velden selecteren uit is de waarde Debiteuren geselecteerd, en daarboven ziet u in Veld de beschikbare velden.
3. Selecteer 'Land' in Veld.
4. Selecteer 'Is (precies)' in Conditie.
5. Kies de knop met de drie puntjes bij Waarde. U ziet nu alle waarden die voor het veld Land zijn ingevoerd. Selecteer 'Duitsland' en kies OK.
6. Kies Toevoegen.
   Het selectiecriterium Land (Debiteuren) is (precies) 'DUITSLAND' wordt getoond onder Items selecteren die aan de volgende criteria voldoen
   
7. Kies Toepassen.
   Op de achtergrond worden nu de debiteuren in het venster Debiteuren getoond die aan de selectie voldoen. U hoeft de knop Toepassen niet per se te kiezen; u kunt ook meteen de knop OK kiezen.
8. Kies OK om terug te keren naar het venster Debiteuren.

U ziet in de werkbalk aan het trechtericoontje wat een groen vinkje heeft, dat er een filter actief is.

7. Weergaven: gebruik en gemak

AccountView wordt met een aantal praktische systeem-weergaven voor elk venster geleverd.
Denk aan het venster Journaal. Hier ziet u in de werkbalk de meegeleverde weergaven Audit of BTW-code niet leeg.

De laatste vier gebruikte weergaven zijn hier zichtbaar. De overigen weergaven kunt u vinden onder de knop met de streepjes.
Naast de systeem-weergaven kunt u zelf ook weergaven maken. Denk aan de mutaties van een bepaalde periode. Of met toegevoegde kolommen of een andere sortering. Er is heel veel mogelijk. alle mogelijkheden uit bovenstaande paragrafen kunt u toepassen voor het bewaren van een weergave. In de volgende paragrafen leggen wij u uit hoe u de weergaven bewaart en hoe u deze beheert.

7.1 Weergaven bewaren

In AccountView Team en Business kunt u de selectie, sortering en kolommen bewaren in een weergave. Deze weergave kunt u later eenvoudig opvragen boven in het betreffende venster.

1. Kies Beeld > Weergave bewaren als.
2. Geef de weergave een naam, bijvoorbeeld 'Duitse debiteuren'.
3. Kies OK. De weergave Duitse debiteuren is nu bewaard.
   
4. Dergelijke weergaven kunt u zowel in een overzichtsvenster als in een opvraaglijst maken.
   In opvraaglijsten vindt u deze functionaliteit door met de rechtermuisknop in de opvraaglijst te klikken en een optie in het submenu van Beeld te kiezen.
   
   

7.2 Weergaven beheren

Een overzicht van alle weergaven vindt u via Document > Stamgegevens programma > Weergaven. Hier kunt u de aangemaakte weergaven beheren. Zo kunt u bijvoorbeeld een weergave die voor een gebruiker als standaard is ingesteld beschikbaar stellen voor alle gebruikers of een gebruikersgroep.

7.3 Standaard weergave herstellen

In AccountView Business kunt u met Beeld > Weergaven beheren een weergave als standaard instellen. Deze weergave wordt standaard gebruikt wanneer u het betreffende venster opent.

8. Rapporteren op basis van je weergave

De meeste rapporten die u opvraagt, houden rekening met selecties die u hebt gedefinieerd. Het rapport zal dus alleen de gegevens bevatten van de deelverzameling die u met behulp van de selectie hebt gemaakt. In elke rapportdialoog hebt u de mogelijkheid om Selectiecriteria afdrukken te markeren om bij het rapport te tonen welke selectiecriteria zijn toegepast.

De standaardrapporten van AccountView houden alleen rekening met de selectie en niet met de sorteringen of kolomweergave. Met één uitzondering: het rapport Lijst dat u in een Business-uitvoering in vrijwel elk overzichtsvenster hebt. Dit drukt precies de gegevens af zoals u ze in het venster ziet staan.

Met de gekozen sorteringen, selecties en kolommen wordt ook rekening gehouden als u gegevens vanuit AccountView naar een Office-applicatie exporteert met Bewerken > Tabel kopiëren en met Bewerken > Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken (Business). Met name in de vensters Journaal en Artikelhistorie wordt dit vaak gebruikt. Meer informatie vindt u in de supportnote Gegevens uit AccountView Windows gebruiken in Microsoft Office.

9. Overzicht: mogelijkheden per uitvoering van AccountView

In onderstaande tabel ziet u in welke uitvoering u beschikt over de hierboven besproken opties.