Online bundel projecten & uren extra

Declaratiehistorie

De module Declaratiehistorie beschikt over uitgebreide rapportage mogelijkheden, waarmee u uw declaraties vanuit elke invalshoek kunt bekijken.

Met de module Declaratiehistorie kunt u niet alleen eenvoudig elk declaratierapport opvragen. U kunt ook aangeven hoe u het rapport wilt hebben. Alleen per project, per debiteur of per uursoort? Of per project per uursoort? Wilt u het verloop liever per week of per kwartaal bekijken? Geen probleem. U voert uw eisen in en AccountView maakt voor u het gewenste rapport aan.

Uitgebreide selectiemogelijkheden
Baseer uw rapporten op tientallen kenmerken
om een selectie van uw declaraties te maken. Gebruik deze selectie voor al uw rapporten.
Maak snel een overzicht van diverse declaraties per project per week voor uw projectleiders.

Gericht op de praktijk
Gebruik de inzichtelijke analyseresultaten om uw planning en beleid bij te sturen. Baseer uw declaraties op de voorgaande. Maak nauwkeurige schattingen van kosten van nieuwe projecten en activiteiten om scherpe en reële offertes uit te brengen, zodat u minder op uw declaraties hoeft te annuleren. Houd controle op de tijdsbesteding van uw medewerkers, door maatregelen te nemen op basis van de geannuleerde uren per medewerker over een bepaalde periode.

Uitgebreide Projectbudgettering

Als u naast kosten ook een gedetailleerde berekening van mensen, uren en materialen wilt maken, kunt u rekenen op de module voor Uitgebreide Projectbudgettering.

Wilt u een gedetailleerde calculatie van uren, artikelen, kosten van derden en zelf te definiëren calculatie-eenheden? Met de module Uitgebreide projectbudgettering kunt u uw projecten tot in detail specificeren. Bovendien kunt u met een druk op de knop uw calculaties omzetten naar projectbudgetten, die u eenvoudig vanuit uw zelfgekozen invalshoeken met de werkelijkheid kunt vergelijken.

Als u de module Uitgebreide projectbudgettering in combinatie met de module Urenregistratie gebruikt, kan de projectleider de uurregels bij een project laten fiatteren. Zo weet uw projectleider precies wat er op het project gebeurt.

Tot in detail
Calculeer naast kosten ook artikelen tegen inkoop- en verkoopprijzen. Profiteer daarbij van de mogelijkheid om uw projecten tot in detail te specificeren, te plannen en te controleren. Houd altijd zicht op de voortgang van uw projecten en bepaal zelf de mate van detaillering, volledig volgens de behoeften van uw bedrijfsvoering.

Naadloze integratie
Profiteer van de naadloze integratie van uw projectadministratie met uw financiële administratie, uw relatiebeheersysteem en ook uw handels- en urenadministratie. Houd volledig zicht op uw inkoopresultaat van materialen of diensten van derden met de module Inkoop I. Calculeer de uren per medewerker tegen interne en externe tarieven en genereer heldere planningsoverzichten per medewerker met de module Urenregistratie. Leg ook interne en externe projectgroepen en de verschillende activiteiten bij een project vast in combinatie met de module Verkoopinformatiesysteem. Factureer bovendien uw projecten met een druk op de knop met de modules Projectfacturering of Uren & Declaraties I.

Fiattering door de projectleider
Laat alle uren op uw projecten door de projectleiders zelf fiatteren door ook te werken met de module Urenregistratie. Geef uw projectleiders daarmee meer grip op hun eigen projecten en laat het afdelingshoofd alleen de volledigheid van uren en eventuele vakantiedagen controleren.

Projecthiërarchie

Maakt u gebruik van hoofd- en subprojecten, en wilt u uw verschillende projecten bekijken vanuit het perspectief van een hoofd- of subproject? Met de module Projecthiërarchie behoudt u het overzicht over al uw projecten!

Met de module Projecthiërarchie kunt u uw projecten hiërarchisch bekijken en heeft u de mogelijkheid om het groepstotaal van uw projecten in uw rapportages te integreren.

Wanneer u met de module Projecthiërarchie werkt, kunt u eenvoudig een aantal stamgegevens bij de projectgroep vastleggen. Deze worden vervolgens automatisch overgenomen in uw subprojecten.

Werken met hoofd- en subprojecten
Leg naast uw hoofdprojecten ook uw subprojecten vast. De stamgegevens die in uw hoofdproject vastgelegd zijn, worden automatisch overgenomen in uw subprojecten. Bent u een stichting die gesubsidieerde projecten uitvoert? Houd al uw projecten afzonderlijk bij, maar bied uw subsidieverstrekkers een totaaloverzicht van de projecten die zij ondersteunen.

Budgetteren en rapporteren
Met de module Projecthiërarchie kunt u verantwoordelijkheden verdelen over meerdere personen in uw organisatie en op sub- en hoofdprojecten budgetteren en rapporteren. U kunt uw projectgroep leidend maken in de budgettering van uw onderliggende projecten of het budget van de totale groep bepalen op basis van de onderliggende projecten.

U stelt nog nauwkeuriger uw onderhandenwerkpositie vast en krijgt beter inzicht in uw ‘te factureren’-positie doordat u de methode per deelproject inregelt, maar wel op projectgroepniveau rapporteert. U kunt de rapportage ook afzetten tegen andere variabelen, zoals projectleider, opdrachtgever of type project, vanuit de invalshoeken van uw financiële administratie.

Hiërarchisch overzicht
Maak gebruik van de uitgebreide rapportagemogelijkheden waarmee u meerdere projecten hiërarchisch kunt bekijken. Bekijk zo uw projecten op basis van budget en werkelijkheid. Werk met de module BusinessReporter voor nog meer rapportagemogelijkheden.

Projectinkopen

Heeft u uw projectcalculatie vastgelegd in AccountView? Met de module Projectinkopen kunt u eenvoudig en snel inkooporders genereren voor verschillende leveranciers voor de artikelen die niet op voorraad zijn.

Met één druk op de knop
Genereer eenvoudig de inkooporders voor uw project direct vanuit uw projectcalculatie. AccountView maakt automatisch per leverancier een inkooporder aan voor artikelen die niet als voorraadartikel in uw assortiment aanwezig zijn. Dit bespaart u veel tijd bij het invoeren van inkooporders.

In fasen inkopen
Geef in uw calculatie met een vinkje aan welke artikelen u niet wilt inkopen. Zo regelt u gemakkelijk dat de inkoop van niet-voorraadartikelen in fasen plaatsvindt in plaats van in één keer.

Projecten Onderhandenwerk I & II

Met de modules Projecten Onderhanden Werk I & II kunt u moeiteloos projectresultaten en onderhanden werk hiërarchisch beheren en overboeken.

Met één druk op de knop
Met de module Projecten Onderhanden Werk I kunt u moeiteloos uw projectresultaat overboeken op verschillende manieren. Selecteer eenvoudig de juiste projecten en methode, en AccountView doet de rest voor u. Deze module biedt diverse methoden, zoals 'Einde project', 'Vrijval tot aan te factureren' (in combinatie met Uren & Declaraties I), 'Kosten (% budget), opbrengsten (% budget)' en 'Kosten (werkelijke balanswaarde), opbrengsten (% budget)'. Zo kunt u met één druk op de knop het juiste projectresultaat overboeken.

Uitgebreide rapportagemogelijkheden
Met Projecten Onderhanden Werk II beschikt u over uitgebreide rapportagemogelijkheden waarmee u met één druk op de knop de waarde van het onderhanden werk kunt bekijken. U kunt eenvoudig nagaan welke posten na het overboeken van het onderhanden werk aan het project zijn bijgekomen.

Per projectcatagorie de manier van onderhandenwerkbepaling instellen
In AccountView kunt u eenvoudig per projecttype de wijze van onderhandenwerkbepaling vastleggen, zodat u periodiek met één druk op de knop de juiste onderhandenwerkpositie bepaalt. Voor projecten met een grillig verloop, naast kort- en langlopende projecten, categoriseert u uw projecten en stelt u per project de methode van onderhandenwerkbepaling in. Zo kunt u periodiek het resultaat van alle projecten in één keer nemen, waarbij AccountView rekening houdt met de ingestelde methode.

Uitgebreide stuurinformatie
De beschikbare rapportages bieden u uitgebreide stuurinformatie. U ziet in één oogopslag welke kosten nog zijn nagekomen bij projecten die al zijn afgesloten, of u vraagt een uitgebreide specificatie op van uw onderhanden werk ten opzichte van uw budget en het al genomen resultaat op een project.

Negen extra manieren van bepaling
Profiteer van de negen extra methoden voor het bepalen van uw onderhanden werk. Denk aan doorlopend, percentage van het budget voor zowel de kosten als de opbrengsten, met onderscheid tussen uren en materialen, of het niet overboeken van onderhanden werk voor kosten, opbrengsten, of beide. Optimale flexibiliteit.

Uitgebreide Projectverplichtingen

Wilt u dat uw projectleiders alle aangegane verplichtingen eenvoudig op de projecten vastleggen om zo beter grip te houden op de projecten en het bedrijfsresultaat? Vertrouw dan op de module Uitgebreide Projectverplichtingen van AccountView.

Met de module Uitgebreide Projectverplichtingen legt u eenvoudig inkoopopdrachten vast die u naar uw leveranciers kunt sturen. Zodra er een definitieve bestelling is, registreert AccountView automatisch een verplichting voor uw project.

Werkt u met Uitgebreide Projectverplichtingen? Dan kunt u ook de uren van uw medewerkers die onderweg zijn eenvoudig als verplichting zichtbaar maken op uw projectkaart.

Inkoopopdrachten worden verplichtingen
Laat uw projectleiders zelf de inkoopopdrachten naar de leveranciers sturen. Op het moment dat de definitieve inkoopopdracht verzonden is, registreert AccountView automatisch een verplichting op het juiste project. Zo behoudt u altijd optimale grip op de beschikbare budgetruimte van uw projecten en voorkomt u budgetoverschrijdingen, waardoor u het resultaat van uw onderneming kunt verbeteren.

Grip op verplichtingen door fiattering
Leg de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie, maar behoud volledige grip op de uitgaande inkoopopdrachten door de module Uitgebreide Projectverplichtingen te combineren met Fiattering. Iedereen kan zijn eigen inkoopopdrachten aanmaken, maar u bepaalt wie de inkoopopdracht goedkeurt voordat deze daadwerkelijk wordt verstuurd.

Uren direct als verplichting zichtbaar
Houd grip op de (te verwachten) kosten ten opzichte van het budget, zelfs bij kortlopende projecten (bijvoorbeeld een week of korter), ook als u slechts eenmaal per week de uren goedkeurt. U bepaalt wanneer de uren als een verplichting moeten worden vastgelegd (na invoer, na goedkeuring), en uw projectleiders zien de invloed van de ‘uren onderweg’ al op de totale budgetruimte.

Uren & Declaraties Accountancy

Bestaat uw omzet voornamelijk uit uren? En zoekt u een oplossing die niet alleen met uw uren en declaraties overweg kan, maar ook aan uw eisen voor flexibiliteit en rapportage voldoet? Vertrouw dan op de module Uren & Declaraties Accountancy.

Met de module Uren & Declaraties Accountancy hebt u goed zicht op de werkzaamheden die uw medewerkers voor cliënten uitvoeren. U voert de werkzaamheden en uren eenvoudig in op basis van het rapportagejaar. Door dit onderscheid ook in de declaratie op te nemen, wordt de declaratie helder voor uw cliënten.

De module Uren & Declaraties Accountancy biedt specifieke rapportages die u als accountant nodig hebt. Zo kunt u eenvoudig een meer- en minderwerklijst opvragen, waarin u in één oogopslag ziet wat er per cliënt of medewerker aan uren is gewijzigd.

Nieuwe projecten aanmaken
Kopieer gemakkelijk al uw lopende projecten naar nieuwe projecten. Gebruik de handige wizard om snel de begin- en eindtijd aan te passen. Transformeer de projectcode en omschrijvingen, bijvoorbeeld van alle 2007-projecten naar 2008. Pas ook snel de projectstatus of het percentage gereed aan.

Sjabloonprojecten
Maak gebruik van sjabloonprojecten als u vaak eenzelfde soort project aanmaakt. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten, want de juiste projectdeclaratiemethode en projectstatus worden automatisch ingevuld.

Invalshoek rapportagejaar
Boek bij het invoeren van uren en kosten op zelfgekozen invalshoeken, bijvoorbeeld op een specifiek project (Jansen Groothandel) en/of rapportagejaar (2008). Gebruik deze invalshoeken ook voor uw rapportages en facturatie.

Rapporten
Profiteer van de verschillende rapportagemogelijkheden. Houd goed zicht op de facturatie naar uw cliënten aan de hand van het Declaratieoverzicht. Hierin vindt u de gegevens zowel in aantallen als bedragen terug. Zie ook wat u nog moet factureren en wat u in het verleden hebt gefactureerd, geannuleerd, of doorgeschoven. Gebruik het rapport Declaratieresultaat om vanuit verschillende invalshoeken en op verschillende niveaus naar het declaratieresultaat te kijken. Controleer bij welke klant veel is geannuleerd, en ga met behulp van de Meer/minderwerklijst na wat u aan extra uren hebt gefactureerd en of u uren op een project hebt afgeboekt.