Choose language

In AccountView hebt u de mogelijkheid om gegevens via e-mail te versturen. De integratie met uw e-mailprogramma (zoals Outlook) of e-mailserver (zoals Office365 en Gmail) biedt u de volgende functionaliteit in AccountView:

  • Elektronisch versturen van meerdere typen documenten zoals verkoopfacturen en aanmaningen 
  • Backups versturen en terugzetten via de mail
  • Rapporten in pdf-formaat versturen (AccountView Business)
  • Handmatig versturen van een e-mail vanuit AccountView (AccountView Business)
Indeling
  1. Instellen e-mailprofiel: e-mail account koppelen aan AccountView
  2. E-mailsjablonen maken en koppelen aan taalcode
    1. Opmaakmogelijkheden e-mailsjabloon
    2. E-mailsjabloon koppelen aan taalcode
  3. Layouts geschikt maken voor verzending per e-mail
    1. Pdf-achtergrond
    2. Werking per module
  4. Bepalen afzender van de e-mail
    1. Systeeminstelling
    2. Persoonlijke e-mailinstellingen
    3. Administratie-instelling
    4. E-mailsjabloon en taalcode
  5. Ontvanger van de e-mail vastleggen
    1. Stamgegevens debiteur
    2. Stamgegevens crediteur
    3. Verschillende ontvangers per (elektronisch) document vastleggen
    4. Volgorde ontvangers bepalen
  6. Bijlagen meesturen met elektronische documenten
    1. Bijlagen koppelen aan e-mailsjabloon
    2. Bijlagen los meesturen

1. Instellen e-mailprofiel: e-mail account koppelen aan AccountView

Als eerste moet u bepalen welke e-mailaccounts u wilt gebruiken voor verzending uit AccountView. U kunt persoonlijke mailboxen koppelen, maar ook algemene. U bepaalt eerst wie met welk account moet versturen. U kunt een mailaccount overkoepelend instellen voor alle gebruikers (bijvoorbeeld info@domein.nl of administratie@domein.nl) maar u kunt ook een mailaccount bij de persoonlijke instellingen vastleggen van een gebruiker specifiek. Als eerste dient u minimaal één e-mailprofiel vast te leggen. U kunt er zoveel maken als u wilt.

Er zijn drie typen e-mailprofielen bedoeld voor verschillende e-mailcliënts en e-mailservers. Welke voor u het beste is kunt u het beste overleggen met uw systeembeheerder. De typen vindt u in het veld E-mailsysteem. In deze supportnote leggen wij u het profiel SMTP uit. Dit is het meest gebruikte e-mailprofiel.

Dit e-mailsysteem is bedoeld voor het gebruik van een online e-mailcliënt zoals Office365 en Gmail. Bij het versturen wordt er verbinding gemaakt met de online e-mailaccount via het internet of het netwerk. Deze keuze bevat de volgende voordelen ten opzichte van het gebruik van MAPI en Outlook:

  • Er is geen lokale installatie van de e-mailcliënt meer nodig, zoals Outlook.
  • U hoeft niet meer te letten op de ondersteuning door AccountView van de afzonderlijke versies van de lokale e-mailcliënt.
  • u bent niet meer afhankelijk van een 32 bits mail-cliënt

Zo maakt u een SMTP e-mailprofiel aan

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).
  3. Voer een Profielcode en Profielomschrijving in.
  4. Selecteer het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP.
  5. Ga naar de tab SMTP.
  6. Voer in het veld Server het serveradres van de SMTP-server in en in het veld Poort het poortnummer waardoor verbinding wordt gemaakt. Mocht u deze gegevens niet beschikbaar hebben, dan kunt u deze opvragen bij de provider.
  7. Voer in het veld Afzender het e-mailadres in van de afzender. Dit kan hetzelfde e-mailadres zijn als het e-mailadres in het veld Gebruikersnaam. Het is ook mogelijk om een algemeen e-mailadres in te voeren zoals info@bedrijfsnaam.nl. Wel moet u toestemming hebben om namens de Gebruikersnaam e-mails te versturen. Uw mailprovider of uw systeembeheerder kunnen u hierbij ondersteunen.
  8. Markeer het veld E-mail verzenden in HTML-formaat, zodat u extra opmaakmogelijkheden hebt.
  9. Voer in de velden Gebruikersnaam in.
  10. Om het account te verifiëren heeft u twee mogelijkheden. U kunt een wachtwoord ingeven of OAuth 2.0 instellen. Dit laatste is enkel geschikt voor Office365. Indien u een andere mailprovider hebt die ook een extra beveiliging vereist, kunt u nagaan of een app-wachtwoord ook mogelijk is om in te stellen. 
  11. Optioneel zijn de velden Antwoord naar en Bcc.
  12. Gebruik na het invoeren en opslaan van een SMTP e-mailprofiel altijd de Test-knop. Stuur een testmail naar uzelf zodat u zeker weet dat de instellingen juist zijn. Ziet u de knop niet, dan werkt u nog met een oudere AccountView versie.

av-sup-emailprofiel01

2. E-mailsjablonen maken en koppelen aan taalcodes

Een e-mailsjabloon is een stamgegeven waarin bepaalde gegevens van een e-mailbericht zoals een disclaimer, standaard onderwerpregel, standaard tekst en e-mailfooter vastgelegd kunnen worden. U koppelt ze aan een taalcode zodat ze automatisch worden gebruikt bij bijvoorbeeld het versturen van een Verkoopfactuur. Zo kunt u e-mailsjablonen maken per doeleinde of per doelgroep. Zo maakt u een e-mailsjabloon aan:

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailsjablonen.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen.
  3. Voer de Naam sjabloon en het Onderwerp in voor de e-mailsjabloon.
  4. Kies in het veld Object het venster waarvoor de e-mailsjabloon bedoeld is. Wanneer u dus een e-mailsjabloon wilt aanmaken voor een verkoopfactuur kiest u de regel SOI_HDR met de omschrijving Verkoopfacturen. Doet u dit niet, kan het zijn dat bij het versturen van bijvoorbeeld de verkoopfacturen AccountView niet weet hoe de e-mail moet worden afgehandeld. Ons advies dus altijd invullen!
  5. In het veld E-mailprofiel in de stamgegevens van het e-mailsjabloon kiest u het profiel waarmee de e-mail moet worden verstuurd. Dit veld maakt het mogelijk om een specifieke afzender op te geven voor het specifieke document/proces waar het e-mailsjabloon voor bedoeld is. Afhankelijk van of het e-mailprofiel in HTML is of niet (dus tekst met verrijkte opmaak), zal ook het e-mailsjabloon in HTML of platte tekst moeten worden opgemaakt.

In de e-mailsjabloon kunt u naast tekst ook formules gebruiken om variabele tekst uit velden te halen. Het toevoegen van een uitdrukking is mogelijk in de volgende drie velden in de e-mailsjabloon:

  1. Onderwerp, via de knop Uitdrukking wijzigen.
  2. Bericht, via de knoppen Tekst wijzigen en Uitdrukking toevoegen.
  3. Disclaimer, via de knoppen Tekst wijzigen en Uitdrukking toevoegen.

In het veld Object hebt u de keuze uit alle vensters die beschikbaar zijn in AccountView. Door een bepaald venster in de lijst te kiezen, komen het gekozen venster en de onderliggende velden ook naar voren in het venster Formule wijzigen (zie afbeelding hieronder). Velden uit bijvoorbeeld een verkoopfactuur komen dus pas beschikbaar wanneer Verkoopfacturen (SOI_HDR) is gekozen in het veld Object en vervolgens in het venster Formule wijzigen de tabel Verkoopfacturen is gekozen. Bijvoorbeeld het Doc/Facnr.

2.1 Opmaakmogelijkheden E-mailsjabloon

  1. In de velden Bericht en Disclaimer is het mogelijk om de opmaak en de inhoud naar wens in te richten.
    Afbeelding toevoegen
    Wanneer de afbeelding op het internet staat, dan kunt u de afbeelding eenvoudig kopiëren in uw browser en plakken in het bericht van de e-mailsjabloon.
  2. Het toevoegen van een afbeelding met alleen de verwijzing naar de locatie van de afbeelding op het internet is ook mogelijk. Dit kunt u doen door in het bericht met de rechtermuisknop te klikken en Insert > Edit link (Invoegen > Aanpassen Hyperlink) te kiezen. Vervolgens kunt u de afbeeldingslocatie invoeren.
  3. Hebt u de gewenste afbeelding op uw harde schijf staan? Dan kunt u deze ook met het afbeelding-pictogram toevoegen aan de e-mailsjabloon.

Tabellen invoegen

Door het gebruik van tabellen in uw e-mailsjabloon kunt u bijvoorbeeld tekst of plaatjes vormgeven door deze in rijen en kolommen te plaatsen. Een tabel is erg geschikt om gegevens op een overzichtelijke manier weer te geven. U kunt een tabel toevoegen door op het tabel-pictogram te klikken.

HTML-code inzien en aanpassen 

Het inrichten van de opmaak van de e-mailsjabloon kan ook door middel van HTML-code. Om deze in te zien klikt u op het HTML-pictogram. Hiermee krijgt u voor de huidige opmaak alle onderliggende code te zien. Deze functionaliteit is bedoeld voor gebruikers met kennis van HTML en geavanceerde opmaak in de e-mailsjablonen. Ook kunnen hiermee bestaande opmaakinrichtingen in andere applicaties op basis van HTML via het klembord worden geplakt.

Bijlagen standaard meesturen met e-mailsjabloon
In AccountView Team- of Business-uitvoering en de module Facturering II kunt u in het e-mailsjabloon bijlagen toevoegen aan de e-mails die u verstuurt vanuit AccountView. Dit kunt u instellen in het tabblad Bijlagen.

2.2 E-mailsjabloon koppelen aan een taalcode

Wanneer u een e-mailsjabloon hebt gemaakt, kunt u deze eventueel koppelen aan een taalcode. Dit doet u in het geval het sjabloon bedoeld is voor bijvoorbeeld aanmaningen, verkoopfacturen, pakbonnen of bestelbonnen. 
Zo koppelt u een e-mailsjabloon aan een Taalcode per administratie. 

  1. Open de administratie
  2. Ga naar Document > Stamgegevens Administratie > Taalcodes
  3. Voeg hier desgewenst een nieuwe taalcode toe of open een bestaande om deze te bewerken.
  4. Wanneer documenten digitaal kunnen worden verstuurd vanuit AccountView, kunt u in de taalcode op het tabblad van bijvoorbeeld Aanmaningen opgeven met welke begeleidende mail dit moet gebeuren. Dit is het e-mailsjabloon.

3. Layouts geschikt maken voor verzending per e-mail

Als u documenten elektronisch verstuurt, wilt u natuurlijk wel dat uw logo netjes op het pdf-document komt. U kunt dit inregelen door per layout een plaatje van uw logo(s) te plaatsen op de layout. Het is echter veel eenvoudiger om dit via een pdf-document van uw briefpapier in te stellen. Dit zorgt ervoor dat alles netjes gepositioneerd is en dat het voor alle layouts binnen een taalcode is ingesteld. 

3.1 PDF-achtergrond instellen

Een pdf-achtergrond kan dezelfde functie vervullen als voorgedrukt briefpapier: het bevat de vaste gegevens voor het document, zoals het bedrijfslogo, de adresinformatie en de betalingsgegevens.
Die achtergrond moet een pdf-bestand zijn van het A4-formaat. U kunt ervoor kiezen om alle bladen van de documenten te voorzien van dezelfde achtergrond maar u kunt ook, net als bij voorgedrukt briefpapier, werken met een voorblad en vervolgbladen. Om dit in te stellen volgt u de volgende stappen:

  1. Kies in de administratie voor Document > Stamgegevens administraties > Taalcodes, F6, tab Kopiedoc. Het is dus mogelijk om per taalcode een verschillende pdf-achtergrond vast te leggen.
  2. Selecteer in het veld Eerste achtergrond een achtergrond-pdf. Deze wordt automatisch toegevoegd aan elektronisch verstuurde facturen, orderbevestigingen en aanmaningen. Dit is voldoende als de achtergrond steeds hetzelfde moet zijn.
  3. Selecteer eventueel in het veld Tweede achtergrond de achtergrond voor de vervolgbladen. In het veld Eerste achtergrond moet u dan het voorblad selecteren.

Alle pagina’s van de pdf-documenten die u in het veld Eerste achtergrond selecteert, worden gebruikt. Het is daarom aan te raden om in dit veld alleen pdf-documenten van één pagina te gebruiken.

3.2 Werking per module

Aan de elektronische documenten kunt u een pdf-achtergrond toevoegen wanneer u beschikt over de module Facturering II voor de Team- en Business-uitvoering. Zonder deze module is het niet mogelijk om een pdf-achtergrond te koppelen.

Er bestaat voor deze functionaliteit een verschil tussen het pdf-document dat als bijlage wordt verstuurd en het pdf-document dat als kopiedocument wordt aangemaakt. Een overzicht van de onderdelen wanneer de pdf-achtergrond wordt gebruikt vindt u hieronder:

Module Document per e-mail Document
in e-mail met
pdf-achtergrond?		 Worden er kopiedocumenten aangemaakt? Kopiedocumenten met pdf-
achtergrond?
Aanmaningen
 Aanmaning Ja Ja Ja*
Facturering II Verkoopfactuur Ja Ja Ja
Verkooporders Orderbevestiging Ja Nee -
Verkooporders Aanbetaling Ja Nee -
Verkooporders Pakbon Ja Ja Ja
Abonnementen Abonnementlayout Ja Nee -
Inkoop Bestelbon Ja Ja Ja
Baliefacturering Baliefactuur Ja Ja Ja

* Het kopiedocument van de aanmaning is niet zichtbaar in het venster Kopiedocumenten maar kunt u vinden in het tabblad Documenten, in de stamgegevens van de aanmaning.

4. Bepalen afzender van de e-mail

Zoals u hierboven heeft kunnen lezen, kunt u meerdere e-mailadressen koppelen voor het verzenden van uw documenten en  rapporten uit AccountView. We leggen u nu uit wat de hiërarchie is van de instellingen. 

av-sup emailafzender hierarchie

4.1 Systeeminstelling

Om ervan verzekerd te zijn dat er altijd een e-mail afzender is vastgelegd, kunt u via Opties > Instellingen > Systeem > E-mail een e-mailprofiel opgeven. Deze zal altijd worden gebruikt als er geen andere e-mailinstellingen worden gevonden op een andere laag. Deze instelling maakt het tevens mogelijk om ook persoonlijke e-mailinstellingen op te geven. Het type e-mailprofiel (MAPI, Exchange/Outlook of SMTP) van het systeem-mailprofiel bepaalt wat u bij de persoonlijke e-mailinstellingen kunt vastleggen.

4.2 Persoonlijke e-mailinstellingen

Persoonlijke e-mailinstellingen zijn vooral handig voor het versturen van rapporten uit uw eigen naam. Voor algemene documenten zoals verkoopfacturen of aanmaningen, raden wij u aan om het e-mailprofiel bij de taalcode vast te leggen en geen persoonlijke instellingen te gebruiken.
De persoonlijke e-mailinstellingen kunt u alleen invullen als er een e-mailprofiel is vastgelegd op systeem-niveau. Het type profiel op systeemniveau bepaalt hoe u de persoonlijke e-mail-instellingen moet invoeren. Heeft u bijvoorbeeld aangegeven dat het e-mailprofiel op systeem een SMTP profiel is, dan zult u ook bij uw persoonlijke e-mailinstellingen de SMTP gegevens in moeten geven. Vanaf versie 2024 Service Pack F kunt u ook voor Office365 met OAuth 2.0 dit op persoonlijk niveau vastleggen.
De persoonlijke e-mailinstellingen vindt u via Opties > Instellingen > Persoonlijk> Starten en dan bij het veld E-mailinstellingen wijzigen klikken op Wijzigen. U kunt ook hier, net als bij het e-mailsjabloon een handtekening opgeven.

4.3 Administratie-instelling

Wanneer u diverse administraties voert en hier verschillende e-mailadressen voor hebt, kunt u per administratie een algemeen e-mailprofiel vastleggen.
In tegenstelling tot de systeeminstelling, kunt u zo wel een standaard e-mailadres voor verzenden opgeven, die wel rekening houdt met het domein van de administratie. U legt dit vast via Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Administratie in het veld E-mailprofiel.

4.4 E-mailsjabloon en taalcode

Wanneer u een verkoopfactuur vanuit een specifiek e-mailadres wilt verzenden en u hier een e-mailprofiel van het hebt aangemaakt, dan kunt u ervoor zorgen dat dit e-mailadres wordt gekozen bij verzending, door het juiste e-mailprofiel te koppelen aan een e-mailsjabloon en deze weer te koppelen aan de taalcode van de verkoopfactuur-layout.

5. Ontvanger van een e-mail vastleggen

Wanneer u elektronische documenten zoals bestelbonnen of aanmaningen wilt versturen, gebruikt u de stamgegevens van uw crediteuren en debiteuren voor het bepalen naar welk e-mailadres dienen te worden verstuurd. U kunt ook instellen welke documenten per e-mail moeten worden verstuurd.

5.1 Stamgegevens debiteur

In de stamgegevens van de debiteur waaraan u een elektronisch document wilt sturen, moet u op de tab Instellingen een of meer opties … per e-mail versturen markeren. Dit zijn de stappen om deze velden te markeren:

Kies Bestand > Debiteuren en selecteer de desbetreffende debiteur en druk op F6.
Kies de tab Instellingen en markeer een of meer van de opties … per e-mail versturen die beschikbaar zijn. Om bijvoorbeeld factureren per e-mail mogelijk te maken voor een debiteur markeert u dus de optie Facturen per e-mail versturen.

5.2 Stamgegevens crediteur

In de stamgegevens van de crediteur waar u een elektronische bestelbon naartoe wilt sturen, moet u op de tab Instellingen de optie markeren waarmee u aangeeft dat dit voor de desbetreffende crediteur gewenst/toegestaan is. Pas dan kunt u de bestelbon elektronisch verzenden en in de stamgegevens van de bestelbon op de tab E-mail een afwijkende adressering opgeven. Dit zijn de stappen om dit veld te markeren:

Kies Bestand > Crediteuren en selecteer de desbetreffende crediteur en druk op F6.
Kies de tab Instellingen en markeer de optie Bestelbonnen per e-mail versturen.

Let op! Wanneer de optie… per e-mail versturen niet is gemarkeerd en u kiest toch de actie Elektronisch … bij het definitief verwerken dan zal een waarschuwing volgen dat het document niet kan worden gemaild en dat bij doorgaan het document op de printer zal worden afgedrukt.

5.3 Verschillende ontvangers per (elektronisch) document vastleggen

De adresseringsmogelijkheden van e-mails zijn nu aanzienlijk uitgebreid. Per relatie en document (bijvoorbeeld per factuur of per bestelbon) kunt u nu niet alleen de ontvangers vastleggen, maar ook aangeven wie er eventueel een kopie (CC) of een blinde kopie (BCC) moet ontvangen.

In inkooporders en verkooporders zullen de ingestelde e-mailadressen voor de bestelbon en de orderbevestiging worden getoond en kunnen ze per order ook nog worden aangepast.

De stappen voor het vastleggen van de e-mailadressen per document vindt u hieronder:

  1. Kies Bestand > Debiteuren of Bestand > Crediteuren (wanneer u over de module Verkoopinformatiesysteem beschikt, kunt u de volgende stappen ook vanuit het venster Bedrijven (Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven) uitvoeren).
  2. Selecteer de relatie waarvoor u de e-mailadressen wilt invoeren.
  3. Kies Zoeken > E-mailadressen om per e-mailtype de adressen vast te leggen voor de geselecteerde relatie.
  4. Kies Bewerken > Toevoegen.
  5. Selecteer bij E-mailtype voor welke type document u de e-mailadressen wilt vastleggen.
  6. Leg bij E-mailadres de Aan-, CC- en BCC-geadresseerden vast en sla deze op met OK.
  7. U kunt op deze manier voor alle verschillende e-mailtypen de juiste ontvangers (e-mailadressen) vastleggen. Voor ieder type voegt u een nieuwe regel toe aan het subvenster E-mailadressen.

av-sup email per document

In versie 9.6 is het venster E-mailadressen ook beschikbaar als totaaloverzicht om de e-mailadressen in te voeren per debiteur of crediteur. Dit kunt u opvragen via Document > Stamgegevens administratie > E-mailadressen.

5.4 Volgorde ontvangers bepalen

Wanneer u in de voorgaande stappen e-mailadressen hebt vastgelegd per e-mailtype per relatie, dan zal AccountView deze adressen gebruiken voor het verzenden van documenten per e-mail.

Wanneer deze gegevens niet aanwezig zijn, dan wordt het e-mailadres in het veld E-mail zakelijk uit de stamgegevens van de relatie op de tab Algemeen gebruikt.

Werkt u met de module Verkoopinformatiesysteem, dan zal in de onderstaande volgorde bij de genoemde stamgegevens worden gezocht naar een e-mailadres voor verzending van het document. Dit gebeurt alleen wanneer de e-mailadressen niet zijn vastgelegd per e-mailtype per relatie:

  1. Contactpersoon factuurdebiteur (indien het een verkoopfactuur betreft; in de stamgegevens op de tab Verzending).
  2. Contactpersoon in het veld Administratiecontact die is vastgelegd in de stamgegevens van de relatie.
  3. Contactpersoon in het veld Hoofdcontact die is vastgelegd in de stamgegevens van het bedrijf.
  4. Het e-mailadres in het veld E-mail zakelijk in de stamgegevens van de relatie op de tab Algemeen.

In inkooporders en verkooporders zullen de ingestelde e-mailadressen voor de bestelbon en de orderbevestiging worden getoond en kunnen ze per order ook nog worden aangepast. Dit is mogelijk op de tab E-mail in de stamgegevens van de inkooporder of verkooporder. Wanneer u dat doet zullen alle e-mailadressen die op andere plekken zijn vastgelegd worden genegeerd.

Let op! Wanneer er in geen van de punten een e-mailadres is ingevoerd en u kiest toch de actie Elektronisch … bij het definitief verwerken dan zal een waarschuwing volgen dat het document niet gemaild kan worden en dat bij doorgaan het document op de printer zal worden afgedrukt.

6. Bijlagen meesturen met elektronische documenten

U kunt met elektronische documenten zoals een verkoopfactuur bijlagen meesturen. Denk aan bijvoorbeeld de leveringsvoorwaarden. Deze zijn voor alle verkoopfacturen hetzelfde. In dat geval kunt u het bij het e-mailsjabloon vastleggen zodat het bij elke verkoopfactuur wordt meegestuurd.
Wilt u echter een specifiek document bij een specifieke verkoopfactuur versturen, dan kunt u dat in de betreffende verkoopfactuur koppelen.

6.1 Bijlagen koppelen aan e-mailsjabloon

De inhoud en opmaak van de e-mail legt u vast in een e-mailsjabloon zodat uw mails er hetzelfde uitzien. In onderstaand voorbeeld ziet u hoe u de algemene voorwaarden koppelt aan een e-mailsjabloon.

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailsjablonen.
  2. Dubbelklik op het e-mailsjabloon.
  3. Ga naar de tab Bijlagen.
  4. Klik op het pictogram voor Toevoegen zodat er een pop-up opent voor de koppeling
  5. Geef bij Documentkoppeling op waar het bestand staat.
  6. Voer eventueel een omschrijving in en kies OK.

Wanneer u nu een e-mail verstuurt met dit e-mailsjabloon, dan voegt AccountView de algemene voorwaarden toe als bijlage.

6.2 Bijlagen los meesturen

U kunt ook documenten meesturen met een specifieke factuur of pakbon. In onderstaand voorbeeld leest u hoe u een werkorder toevoegt aan een verkoopfactuur.

  1. Kies Bestand > Handel > Verkoopfacturen.
  2. Dubbelklik op de verkoopfactuur.
  3. Ga naar de tab E-mailbijlagen.
  4. Klik op het pictogram Toevoegen en u ziet het pop-up venster voor het toevoegen van een document
  5. Geef bij Documentkoppeling op waar het bestand staat.
  6. Voer eventueel een omschrijving in en kies OK.

Wanneer u nu de verkoopfactuur elektronisch verstuurt, dan voegt AccountView de werkorder als aparte bijlage toe aan de e-mail. De bijlage vindt u na verwerking van de factuur terug op de tab Documenten van de dagboekbladzijde.

De tab E-mailbijlagen is beschikbaar in de vensters Verkooporders, Verkoopfacturen, Inkooporders en Inkoopfacturen.

Veelgestelde vragen over e-mail instellingen

Het instellen van de e-mail kan soms ingewikkeld worden voor een gemiddelde gebruiker van AccountView. In dat geval adviseren wij u contact op te nemen met uw AccountView leverancier. Die kan u gericht helpen met het instellen van de e-mail op alle niveau's.

Indien het versturen per  e-mail tot voor kort wel lukte en ineens niet meer dan is het raadzaam om eerst de volgende zaken na te gaan

  1. Is er een wachtwoord gewijzigd van een e-mail account wat wordt gebruikt in AccountView?
  2. Is er een update geweest van AccountView?
  3. Is er een update of migratie geweest van uw e-mail server?

Deze zaken kunt u het best informeren bij uw systeembeheerder.

In bepaalde situaties is het mogelijk dat het venster met persoonlijke e-mailinstellingen (Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten) niet kan worden geopend als u met het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook en E-mail versturen via SMTP werkt.

De oorzaak is een probleem bij het benaderen van de map voor tijdelijke bestanden die in Internet Explorer is opgegeven. U lost dit op door voor de betreffende Windows-gebruiker in Internet Explorer de standaardlocatie voor tijdelijke bestanden op te geven (C:\Users\<gebruikersnaam>\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache). Zie voor meer informatie "Change Temporary Internet Files folder location in Internet Explorer".

Als u e-mails vanuit Accountview hebt verstuurd en deze blijven staan in het Postvak IN (Inbox) van Microsoft Outlook, dan duidt dit op een verbindingsprobleem met het e-mailprofiel. Dit lost u op door in Microsoft Outlook te regelen dat het e-mailprofiel lokaal wordt opgeslagen. Dit doet u door Cached Exchange modus in Outlook in te schakelen met de stappen in Ik krijg de melding "E-mail kan niet worden verstuurd".

Bij het gebruik van het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook is het mogelijk dat de inhoud van de e-mailsjabloon niet zichtbaar is in de vanuit AccountView verstuurde e-mail. Dit gedrag voorkomt u:

  • door Cached Exchange modus in Microsoft Outlook in te schakelen met de stappen in het antwoord onder "Ik krijg bij het versturen van de e-mail vanuit AccountView een foutmelding. Ik gebruik Outlook of MAPI", 
  • of door E-mail verzenden in HTML-formaat te demarkeren in de persoonlijke e-mailinstellingen van de gebruiker of het e-mailprofiel.

AccountView selecteert in het venster Debiteuren of Crediteuren automatisch het e-mailadres uit de stamgegevens van de debiteur of crediteur. Dit heeft als voordeel dat het e-mailadres niet handmatig hoeft te worden ingevoerd wanneer Opties > E-mail wordt gekozen.

Een aandachtspunt bij het gebruik van het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook is dat er direct een e-mail wordt verstuurd naar het e-mailadres in het veld E-mail zakelijk wanneer u in de rapportdialoog van het venster Debiteuren of Crediteuren de knop E-mail kiest. Afhankelijk van de modulesamenstelling is de melding zichtbaar "Wilt u e-mailadressen uit AccountView selecteren?" waarop Ja kan worden gekozen als dit niet wenselijk is.

In AccountView versie 9.6 wordt de melding onafhankelijk van de modulesamenstelling getoond en is deze verduidelijkt: “Wilt u de e-mail bewerken voordat deze wordt verstuurd, bijvoorbeeld door e-mailadressen te selecteren of een boodschap toe te voegen?”

  • "E-mail kan niet worden verstuurd"
  • "Niet gevonden: Map Postvak IN"
  • "Inloggen in e-mailprogramma niet gelukt…"
  • "Kan dit item niet verzenden"

De meldingen die in AccountView worden getoond, zijn afkomstig uit Microsoft Outlook. De meldingen duiden op een verbindingsprobleem met het e-mailprofiel in Microsoft Outlook.

Een probleem bij het benaderen van een e-mailprofiel vanuit AccountView kan worden veroorzaakt door instellingen in AccountView of Microsoft Outlook. Onderstaande punten kunt u inzetten om deze meldingen op te lossen:

  • Markeer in de persoonlijke e-mailinstellingen of in het e-mailprofiel in AccountView de optie Standaardprofiel om een probleem uit te sluiten bij het benaderen van een afwijkend e-mailprofiel of een probleem bij het benaderen van de Microsoft Exchange Server. 

  • Schakel de optie Cached Exchange modus (Exchange-modus met cache) in Microsoft Outlook in met de informatie in: "Exchange-modus met cache inschakelen". Herstart Microsoft Outlook na deze wijziging. In het besturingssysteem Windows Server met de Remote Desktop Services-rol is deze optie niet beschikbaar.

De melding "AvOutlook.RDOSession niet geïnstalleerd." treedt op als de Microsoft Outlook-installatie niet kan worden benaderd. Dit kan bijvoorbeeld optreden wanneer de 64-bits uitvoering van Microsoft Office is geïnstalleerd. AccountView ondersteunt alleen het gebruik van de 32-bits uitvoering van Microsoft Office. Zie hiervoor "Systeemeisen: MS Office".

De melding kan ook worden veroorzaakt doordat bepaalde onderdelen van de AccountView werkstationinstallatie niet goed werken. Dit kan worden opgelost met de stappen onder Installatieprobleem in "AccountView PDF Printer - 7. Er verschijnt een programmastoring in AccountView tijdens het afdrukken van het PDF-document".

Wanneer u bijvoorbeeld een verkoopfactuur verstuurt per e-mail, wordt er op de achtergrond een kopiedocument voor u opgeslagen voor uw archief. Dit gebeurt met de AccountView PDF printer. De melding wijst er dus op dat de interne PDF printer geen kopiedocument kan afdrukken. Voor mogelijke oorzaken over de PDF printer, kijkt u op de pagina "Afdrukken en opslaan als PDF"

Deze melding treedt op doordat in het veld Aan in de e-mail geen geldig e-mailadres is vastgelegd. In AccountView is het e-mailadres Aan op verschillende manieren vast te leggen. Zie hiervoor "Ontvanger van de e-mail vastleggen". Controleer het e-mailadres in deze velden en sluit eventuele onbedoelde tekst op de achtergrond in de velden uit door in het tekstveld Aan te dubbelklikken.

AccountView verstuurt met het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP de e-mails via het SMTP-protocol. Het is afhankelijk van de online e-mailcliënt of de e-mails in de verzonden items terecht komen. De afhandeling van de verzonden items kan verschillen per online e-mailcliënt.

Bijvoorbeeld bij het gebruik van een Gmail account worden e-mails verzonden via SMTP wel opgeslagen in de verzonden items. Bij het gebruik van een Office 365 account worden e-mails verzonden via SMTP niet opgeslagen in de verzonden items.

Het is mogelijk om het e-mailadres van de ingestelde e-mailaccount in te voeren in het veld BCC in het e-mailprofiel zodat u altijd een kopie ontvangt van elke vanuit AccountView verstuurde e-mail. Zie hiervoor "E-mailprofiel inrichten".

Het versturen namens een andere e-mailaccount is mogelijk als de e-mailaccount die in AccountView is ingevoerd, toestemming heeft gekregen van de andere e-mailaccount om namens die account e-mails te kunnen versturen. Dit moet in de online e-mailaccounts zelf worden ingesteld door bijvoorbeeld een beheerder.

Standaard is het mogelijk om een Gmail-account in te stellen in AccountView. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van bepaalde beveiligingsinstellingen in Gmail, zijn er extra stappen nodig om succesvol een e-mail te kunnen versturen. Afhankelijk van de instellingen gaat het om de volgende stappen: 

  • Authenticatie in twee stappen
    Als er voor de e-mailaccount gebruik wordt gemaakt van het inloggen met authenticatie in twee stappen, dan ontvangt u bij het inloggen in Gmail altijd een code op uw telefoon. In dat geval zal het huidige wachtwoord voor de e-mailaccount in AccountView niet werken. 

    Er moet dan een speciaal wachtwoord (een applicatiespecifiek wachtwoord) worden gegenereerd waarmee AccountView verbinding kan maken met uw account. Dit wachtwoord verandert niet en hoeft maar 1 keer te worden ingevoerd in het veld Wachtwoord. Meer informatie vindt u in "Inloggen met authenticatie in twee stappen" en "Inloggen met app-wachtwoorden".

  • Apps met lagere beveiliging toestaan
    Standaard staat in persoonlijke Gmail-e-mailaccounts de instelling Apps met lagere beveiliging toestaan uit. Dit zorgt ervoor dat Google de inlogpogingen vanuit AccountView blokkeert en de e-mails niet verstuurt. Om vanuit AccountView via SMTP e-mails te kunnen versturen, is het daarom nodig om deze instelling in te schakelen. Hier leest u hoe u dat doet: "Toestaan dat minder veilige apps toegang tot uw account krijgen".

De melding wordt veroorzaakt doordat de verbinding naar het ingestelde SMTP-serveradres als onveilig wordt beschouwd. Dit komt door een probleem met het beveiligingscertificaat op de server, bijvoorbeeld omdat de vervaldatum van het beveiligingscertificaat is verlopen.

Een ongeldig certificaat van een computer is een Windows-probleem. Het benaderen van de server via Internet Explorer of Remote Desktop zou daarom ook een melding over een ongeldig certificaat moeten geven.

De oplossing is zorgen dat de melding over het beveiligingscertificaat niet meer optreedt. Dit is mogelijk door het beveiligingscertificaat in de zogenaamde Trusted Root Certification Authorities te installeren met de stappen in "Adding certificates to the Trusted Root Certification Authorities store for a local computer".

Deze melding wordt veroorzaakt door een ongeldig e-mailadres in het veld Afzender in de e-mailinstellingen of het veld Aan.

Controleer de e-mailinstellingen met de informatie in "E-mailprofiel instellen". Zorg ervoor dat er geen ongeldige tekens in de velden staan en het overeenkomt met een geldig e-mailadres in de onderdelen beschreven in "Ontvanger van de e-mail vastleggen".

De melding "530: SSL-verbinding moet zijn ingeschakeld…” wordt over het algemeen veroorzaakt door verkeerde inloggegevens in de e-mailinstellingen. Controleer de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord in het e-mailprofiel. De gebruiker moet voldoende rechten hebben om te kunnen verzenden in naam van de afzender.