Backups van uw administraties aanmaken en terugzetten

Welke bestanden moet u backuppen?

Wanneer u een backup via de AccountView-interface maakt, kunnen enkel de volgende bestanden worden gebackupt:

• Alle bestanden van een administratie (geselecteerde of alle). Hiermee kunt u de administratie volledig herstellen.
• Optioneel de kopiedocumenten van die administraties. Hiermee kunt u ook alle kopiedocumenten herstellen.
• Systeembestanden: enkel de mappen Datadict, Sys_vfp en System. Het gaat daarbij om mappen waarin u bestanden hebt geplaatst die nodig zijn om AccountView goed te laten werken. Denk daarbij aan bestanden met layouts, pictogrammen voor knoppenbalken en documenten.

U kunt met deze backups dus niet uw hele AccountView-programma herstellen. Wanneer u een complete kopie van heel AccountView wilt, dan moet u dit buiten AccountView om doen (onderdeel Buiten AccountView om backups aanmaken en terugzetten). Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer AccountView wordt geüpdatet.

Basisinstellingen backups in AccountView

Wanneer u vanuit AccountView een backup maakt, raden wij u aan om eerst een paar instellingen eenmalig in te voeren.

Onder Opties > Instellingen > Systeem > Backup. kunt u vastleggen:

1. het aantal bewaarde backups instellen per administratie. Elke backup krijgt een datum- en tijdstempel mee.
2. de standaardlocatie opgeven waar backups moeten worden opgeslagen. 
3. Of u automatisch vanaf een tijdstip de vraag wilt krijgen om een backup te maken wanneer u als laatste uitlogt.

Specifieke administratie-instellingen

Kopiedocumenten zijn pdf-bestanden die AccountView in een opgegeven folder opslaat. Zij dienen als kopieën van uw facturen, aanmaningen, bestelbonnen, etc . U moet per administratie aangeven of u kopiedocumenten wilt aanmaken en of u deze dan in de backup wilt meenemen. Ga hiervoor naar Opties > Instellingen > Administratie en dan naar Algemeen > Kopiedoc.

Belangrijk: Als u kopiedocumenten hebt en deze niet in de backup meeneemt, dan worden de kopiedocumenten bij het terugzetten van de backup verwijderd. 

Vanuit AccountView backups aanmaken

Zo maakt u een backup van de administratie aan:

1. Kies Bestand > Administraties en selecteer uw administratie.
2. Kies Document > Backup > Aanmaken.
   
3. Gebruik als backup-map bijvoorbeeld 'c:\backup\'. U kunt het backup-bestand eventueel met een wachtwoord beveiligen. De backup kan dan alleen worden teruggezet als u het juiste wachtwoord invoert. Gebruik een wachtwoord alleen als dat noodzakelijk is.
4. Kies Volgende.
5. Kies Ja als de melding "Map 'c:\backup\' bestaat niet. Map aanmaken?" verschijnt.
   De map wordt aangemaakt en onderstaand venster verschijnt:
6. Geef bij Admin.bereik aan of u de optie wilt uitvoeren voor de Geselecteerde of de Gemarkeerde administraties, of dat u de optie wilt uitvoeren voor Alle administraties.
   Markeer Alleen gewijzigde administraties meenemen als u van de geselecteerde, gemarkeerde of alle administraties alleen de administraties in de backup wilt meenemen die sinds de vorige backup zijn gewijzigd.
7. Kies Backup om de backup van de administratie in de aangewezen map aan te maken. Een voortgangsindicator verschijnt: de backup wordt aangemaakt.
8. Kies Sluiten in het venster waarin wordt getoond dat de administratiebackup succesvol is aangemaakt. Het is mogelijk dat de melding "Er zijn oude backups verwijderd." verschijnt. Dit kan gebeuren als Max backups p admin (maximaal aantal backups per administratie) in Opties > Instellingen > Systeem > Backup wordt overschreden.
   
9. Na Sluiten keert u terug in het venster Administraties.

AccountView backups terugzetten

Een administratiebackup die vanuit uw eigen AccountView installatie is gemaakt, zet u met de volgende stappen terug:

1. Kies Bestand > Administraties.
   
2. Kies Document > Backup > Administratiebackup terugzetten.
   
3. Selecteer bij Map de locatie van de terug te zetten backup. Dat is de map die u hebt opgegeven bij het aanmaken van de backup. Deze map bevat twee submappen: admins en system.
4. In het volgende venster van de wizard ziet u een overzicht van de administraties waarvan backups beschikbaar zijn. Selecteer de gewenste administratie en kies Volgende.

Administratie distribueren

Deze optie gebruikt u wanneer u een backup vanuit een andere AccountView installatie wilt inlezen. Of wanneer u een administratie wilt versturen als backup naar een andere AccountView installatie.

Via het netwerk backups maken

Deze optie wordt vaak ingezet door bedrijven die gebruikmaken van een geautomatiseerd backup-proces binnen hun netwerkomgeving. Het is ook mogelijk deze optie in te zetten waarbij u gebruikmaakt van de Windows Verkenner en u de AccountView-bestanden kopieert. Door rekening te houden met onderstaande aandachtspunten bent u in staat een backup te maken van al uw AccountView-bestanden.

1. De mappen waarin de AccountView-programmabestanden en -systeemtabellen zijn opgeslagen vindt u met Help > Info in AccountView.
2. Gebruik in het venster Administraties de kolom Map administratie als u de locaties van uw administratiebestanden wilt opzoeken.
3. Het is mogelijk dat u AccountView-bestanden bewaart buiten de mappen van punt 1 en 2. Dit kunt u als volgt controleren:
   • Kies Opties > Instellingen > Administratie > Kopiedoc.
   • Kies Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes. Doorloop bij de stamgegevens van de taalcodes alle tabbladen om te controleren op verwijzingen naar bestanden.

Als u gebruikmaakt van deze optie om backups te maken van uw AccountView-bestanden, dan kunt u uw backup-programmatuur of Windows verkenner gebruiken om deze bestanden terug te plaatsen.

Let op: Als u programmabestanden, systeemtabellen of administratiemappen uit een backup moet terugzetten, zet dan alleen volledige mappen terug en niet afzonderlijke bestanden.

Backups gebruiken voor uitwisseling met andere AccountView-installaties

Naast het hoofddoel van de backup, voor eigen gebruik in tijden van een calamiteit, kunt u het backup-mechanisme ook gebruiken voor het beschikbaar stellen van uw administratie en kopiedocumenten in een andere installatie van AccountView, bijvoorbeeld die van uw accountant. Dit gaat in grote lijnen goed. Dit zijn de zaken waarmee u rekening moet houden:

• De administratie moet bij het inlezen worden georganiseerd om versie- en licentieverschillen op te heffen. Dit gaat goed wanneer de versie waar de backup wordt ingelezen hoger is dan de afkomstige installatie. Wanneer de administratie wordt teruggelezen in een oudere versie van AccountView, dan kan dit tot verlies van gegevens leiden.
• Een belangrijk punt om rekening mee te houden is dat u, zolang u de backup van uw accountant niet terugleest, u niet verder kunt boeken in de administratie in uw eigen AccountView-omgeving. Dat zou leiden tot twee verschillende versies van de administratie die niet kunnen worden samengevoegd. Als u dat wel zou willen, dan adviseren wij u voor het uitwisselen de pagina Cliënt-export en Cliënt-import te raadplegen. Met die functionaliteit is het wel mogelijk uw backup naar de accountant te sturen terwijl u nog verderwerkt in de administratie.