Gegevens exporteren naar een bestand

Inleiding: gegevens exporteren mogelijkheden

Op deze pagina leggen wij u de diverse mogelijkheden uit voor het exporteren van gegevens via de Accountview interface direct naar een bestand.

Inhoudsopgave

1. 1. De mogelijkheden op een rij
   2. Welke bestandsformaten kunt u kiezen?
   3. Persoonlijke instellingen klembord
      
      1. Optie 'Als Excel formaat toevoegen aan klembord'
      2. Als 'HTML formaat toevoegen aan klembord'
   4. Praktijkvoorbeelden
      1. Hoe exporteer ik de grootboekkaart
      2. Gegevens uit AccountView gebruiken in Microsoft Office: draaitabellen
   5. Video gegevens exporteren

2 Welke bestandsformaten kunt u kiezen?

De beschikbare bestandstypen voor het importeren van gegevens zijn

• Microsoft Excel (*.xls)
• Microsoft Excel 2007 (*.xlsx)
• Microsoft Visual FoxPro (*.dbf)
• XML (*.xml)
• CSV (Comma Delimited) (*.txt)
• Text (Delimited) (*.txt)
• Text (Fixed Width) (*.txt)
• Microsoft Word (*.doc)
• dBASE (*.dbf)

Beide modules maken de optie Document > Importeren > Importdefinitie aanmaken beschikbaar in het venster Administraties.

3. Persoonlijke instellingen klembord

Wanneer u kiest voor de optie Bewerken > Tabel kopiëren in AccountView, worden de geselecteerde gegevens op het Windows klembord geplaatst. Vanaf versie 12.0 Service Pack E, heeft u meer keuzemogelijkheden voor het formaat waarin uw gegevens uit AccountView worden geëxporteerd. Hieronder beschrijven wij welke mogelijkheden dat zijn en waar deze voor dienen.

Via Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten > Tabel via klembord exporteren kunt u zelf aangeven op welke manier de gegevens op uw klembord moeten worden geplaatst.

Hieronder leggen wij u de specificaties per keuze uit. 

3.1 Optie 'Als Excel-formaat toevoegen aan klembord' 

Als u met Bewerken > Tabel kopiëren gegevens naar Excel wilt overbrengen, dan is het niet noodzakelijk dat u deze optie markeert. Wanneer u echter grote aantallen regels exporteert, dan komt dit de performance aanzienlijk ten goede. Let op: Markeer in dat geval niet de optie Als HTML-formaat toevoegen aan klembord.

Gebruikers worden hierop met de volgende melding geattendeerd als zij Bewerken > Tabel kopiëren kiezen, 10.000 of meer regels kopiëren èn de optie Als HTML-formaat toevoegen aan klembord hebben gemarkeerd:

Als de optie Als Excel-formaat toevoegen aan klembord is gemarkeerd, dan is het wel belangrijk dat de juiste driver is geïnstalleerd.

Zie onder MS Office ondersteuning voor meer informatie daarover.

3.2 Optie 'Als HTML-formaat toevoegen aan klembord'

Dit formaat hebt u in een aantal situaties nodig om gegevens vanuit AccountView (correct) naar een andere applicatie te kunnen exporteren. Bijvoorbeeld om gegevens in Google Sheets te kunnen plakken. Een ander voorbeeld is dat u hiermee notitievelden naar een doelapplicatie kunt overbrengen in een situatie waarbij AccountView remote wordt gestart, terwijl de applicatie waarin wordt geplakt, op een andere locatie draait.

Als deze optie is gemarkeerd, dan worden nog twee instellingen (die al bestonden) actief:

• Interfacetaal of landinstelling van doelapplicatie: Hiermee wordt een consistente en correcte datumnotatie van datumvelden verkregen en worden ook de gewenste decimaal- en duizendscheidingstekens gebruikt.
• Doelapplicatie is Google Sheets: Deze optie spreekt voor zich.

4 Praktijkvoorbeelden

4.1: Hoe exporteer ik de grootboekkaart?

In AccountView heeft u beschikking over de menu-optie Rapporten > Grootboekkaarten in het venster Grootboek. U kunt daar een aantal selecties opgeven voor het afdrukken van het rapport, zoals het verdicht afdrukken van een grootboekrekening. Door de complexiteit van deze selectiemogelijkheid is het niet mogelijk de gegevens te exporteren of naar het klembord te kopiëren.

Indien u werkt met een Team- of Business uitvoering, dan kunt u vanuit het venster Journaal onder Rapporten > Grootboekkaarten deze selecties niet opgeven, waardoor u de grootboekkaarten daar wel kunt exporteren, of naar het klembord kopiëren. Doorloop hiertoe de volgende stappen:

1. Kies Bestand > Journaal.
2. Kies Beeld > Selecteren als u het rapport tot een deel van de grootboekkaarten wilt beperken. Anders worden alle grootboekkaarten geëxporteerd.
3. Kies Rapporten > Grootboekkaarten.
4. Kies Exporteren of Klembord om de gegevens te exporteren.

Meer informatie

Zie de supportnote 'Flexibel gegevens opvragen' over het werken met selecties.

4.2 Gegevens uit AccountView gebruiken in Microsoft Office: Draaitabellen

In AccountView hebt u alle gegevens tot uw beschikking, maar u hebt specifieke informatie nodig die u graag vanuit meerdere invalshoeken zou willen bekijken. Denk daarbij aan informatie in het Journaal, de Urenhistorie en de Artikelhistorie. In de Business-uitvoering van AccountView kunt u automatisch een draaitabel (pivot table) laten genereren in Microsoft Excel, die uw (selectie van de) gegevens toont.

Aan de hand van een voorbeeld laten wij u de werking van draaitabellen zien. Uit de voorbeeldadministratie Your Garden Products wordt de omzet per debiteur, per periode op een bepaalde kostenplaats geanalyseerd.

Maak een selectie in het Journaal van de omzetgegevens die u verder wilt analyseren:

1. Kies Bestand > Journaal.
2. Kies Beeld > Selecteren.
3. Kies Grootboek in het veld Beschikbare velden selecteren uit.
4. Selecteer daarna Omzetrekening in Veld en Ja in Conditie.
5. Kies Toevoegen en kies OK.

Controleer of inderdaad alle verwachte omzetrekeningen zijn geselecteerd.
Om de omzetbedragen als een positief bedrag te tonen, wordt in het Journaal de kolom Omgedraaid bedrag toegevoegd.

1. Kies Beeld > Kolommen.
2. Selecteer in Beschikbare kolommen het veld Omgedraaid bedrag.
3. Kies Toevoegen.
4. Selecteer in Kolommen weergeven in deze volgorde de regel Mutatiebedrag.
5. Kies Verwijderen.
6. Kies OK.

Meer informatie over het bewerken van de draaitabel om van daaruit met diverse invalshoeken naar de geëxporteerde gegevens te kunnen kijken, leest u bijvoorbeeld hier.