De maximale grootte van de bijlage is 3 MB. Het bestandsformaat van de bijlage moet pdf, jpg, jpeg of png zijn.
Vanaf AccountView versie 12.0 kunt u vanuit het venster Dagboekbladzijden meerdere bladzijden tegelijk naar de workflow sturen met de optie Document > Bladzijden naar workflow sturen. Als u meerdere bladzijden wilt versturen, dan maakt u eerst een selectie in het venster. U maakt bijvoorbeeld met de rechtermuisknop een snelselectie van de workflowstatus Gereed voor workflow. Eventueel slaat u de selectie op (Beeld > Weergave bewaren als), zodat u deze een volgende keer met één klik kunt toepassen. In het venster van de optie kiest u vervolgens Alle
Dis is afhankelijk van de fiatteringsstatus.
De facturen met de status Verstuurd kunt u vanaf AccountView versie 11.0 opnieuw ter verwerking aanbieden nadat deze 1 uur op deze status blijven staan. Dit kunt u doen met de optie Document > Workflowstatus terugzetten. De status wordt hiermee teruggezet naar Gereed voor workflow, waarna u het document opnieuw kunt versturen.
Als de status in AccountView Workflow begonnen is, dan hebt u nog de mogelijkheid het bericht vanuit het venster Dagboekbladzijden opnieuw via Document > Bladzijde naar workflow sturen te versturen. Hiermee wordt het bericht opnieuw verzonden. Was dit al goedgekeurd, dan komt dit meestal alsnog direct in AccountView binnen als Goedgekeurd. In sommige gevallen zal dit opnieuw door de workflow moeten.
Vanaf AccountView versie 12 kunt u, als u over de Business-uitvoering beschikt, in de vensters Openstaande postenanalyse, Dagboekbladzijden, Automatische betalingen en Automatische incasso de kolom Workfl-opmerking aanw toevoegen via Beeld > Kolommen. In de Team-uitvoering kunt u een selectie op dit veld zetten via Beeld > Selecteren. Sla de weergave vervolgens op via Beeld > Weergave bewaren als.
Als u met een Business-uitvoering van AccountView werkt, dan kunt u hiervoor een kolom aan uw weergave toevoegen. Als een post wordt goedgekeurd, dan wordt op de achtergrond het vinkje Geblokkeerd voor autom betaling (PG_BLK) vanuit de openstaande posten weggehaald. Deze kolom kunt u toevoegen aan de weergave op bijvoorbeeld de crediteurenkaart. Dit doet u via Beeld > Kolommen. Deze nieuwe weergave kunt u vervolgens met Beeld > Weergave bewaren als opslaan onder een naam die voor u herkenbaar is.
Alle nog niet goedgekeurde facturen hebben nu een vinkje in deze kolom.
Als u met een Team-uitvoering van AccountView werkt, dan kunt u geen kolommen toevoegen. U kunt wel een weergave maken met Beeld > Selecteren. Bijvoorbeeld een weergave die u Nog niet goedgekeurd noemt. Zie hieronder hoe de selectiecriteria eruit zouden kunnen zien:
Kies vervolgens Beeld > Weergave bewaren als en geef de weergave de naam Nog niet goedgekeurd. Eventueel kunt u op dezelfde manier ook een weergave maken voor de goedgekeurde facturen door nogmaals een selectie te maken maar dan de conditie Nee te kiezen.
U kunt hiervoor een signaal instellen. Als u met de Contact-app werkt, dan kunt u deze ook nog als pushbericht op uw telefoon laten weergeven.
Dit kunt u doen door een weergave te maken en deze als signaal op te slaan.
De selectie en filters zijn als volgt.
Ga in het venster Dagboekbladzijde in het inkoopboek en zet een selectie. Als voorbeeld gebruiken we bladzijden die de status Afgewezen hebben gekregen. Zet met Beeld > Selecteren een selectie op de bladzijde met de status Afgewezen (zie afbeelding).
Kies vervolgens Beeld > Weergave bewaren als en markeer Voor signaal gebruiken.
Signalen kunt u voor allerlei notificatie gebruiken in AccountView. Nieuwsgierig wat er nog meer mee kan? Hier vindt u meer informatie over weergaven en signalen.
Wanneer de factuur goedgekeurd is, is deze standaard geblokkeerd in de inkoopdagboekbladzijde in AccountView. De factuur is immers goedgekeurd en zal meestal niet meer gewijzigd hoeven te worden. Mocht het toch nog nodig zijn deze te wijzigen dan kan de bladzijde handmatig gedeblokkeerd worden door te kiezen voor Document > Bladzijde (de-) Blokkeren. Deze menu optie kan eventueel via Uitgebreide Toegangsbeveiliging II worden afgeschermd voor gebruikers.
Dit kan vanaf AccountView 11.0 via Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Workflow. Markeer hier Mutaties als 2e bijlage toevoegen. Met deze optie wordt de eerst toegevoegde bijlage uit de inkoopboeking, vaak de factuur zelf, als eerste getoond in de taakgegevens in Approval. Als er meerdere bijlagen zijn, dan worden die als vervolgbijlagen getoond.
U dient naast het markeren van Workflow voor bladzijde direct uitvoeren ook Facturen direct naar workflow sturen in de stamgegevens van de crediteur, tabblad Workflow. Zo kunt u per crediteur aangeven of dit wenselijk is.
Let op: Deze functionaliteit is bedoeld voor inkoopfacturen die vanuit het venster Boekingsvoorstellen of het venster Inkoopfacturen worden doorgezet. Facturen die in het venster Dagboekbladzijden handmatig worden aangemaakt, moeten altijd per factuur handmatig naar de workflow worden gestuurd.
Het is mogelijk om de workflow-configuratie zo in te stellen dat enkel de eerste goedkeurder die u AccountView vastlegt, voldoende is om een taak goed te laten keuren in Visma.net Approval. Hoewel er nog steeds een stap moet worden vastgelegd in de workflow-configuratie, is deze niet meer verplicht om de workflow te laten slagen.
U stelt dus een stap in die in de praktijk nooit zal worden uitgevoerd. Demarkeer hiervoor wel het aankruisvakje “Blokkeer het document als er geen goedkeurders zijn gevonden”. Stel bijvoorbeeld via de optie “Criterium voor stap” een uitzonderlijk hoge waarde in bij de optie “Boven de limiet”. U kunt dan een factuurbedrag instellen dat in de praktijk nooit of zelden voorkomt. Een tweede optie is om via “Configuratie” onder “Rollen” een extra rol toe te voegen waaraan u vervolgens geen dimensies koppelt. Deze rol kunt u dan in de workflow-configuratie opnemen.
Vanuit de stamgegevens van de crediteur kan op het tabblad Workflow een eerste goedkeurder worden aangewezen. Door op het vergrootglas te klikken worden de mogelijke goedkeurders vanuit Visma.net Approval opgehaald. Wanneer een factuur van deze crediteur wordt doorgestuurd, wordt deze eerste goedkeurder opgenomen in de workflow.
Vanaf AccountView versie 11.0 hebt u meer flexibiliteit bij het bepalen van de eerste goedkeurder vanuit AccountView. Vanaf deze versie kunt u bij het invoeren van de inkoopfactuur direct de eerste goedkeurder vastleggen of wijzigen als deze al in de stamgegevens is vastgelegd. Dit doet u in het veld Eerste goedkeurder op het tabblad Cond van het venster Dagboekinvoer.
Het kan wenselijk zijn dat altijd minimaal twee goedkeurders een document beoordelen en goedkeuren. U wilt voorkomen dat, hoewel er twee stappen in de workflow zijn opgenomen, het document toch twee keer bij dezelfde goedkeurder uitkomt. Een voorbeeld hiervan is een goedkeurder met de rol projectleider maar ook de rol afdelingshoofd.
Met het 'vierogenprincipe' zorgt u ervoor dat een document altijd minimaal door twee verschillende goedkeurders wordt goedgekeurd. Deze functie vindt u in de workfloweditor.
Wanneer een goedkeurder een document in een eerdere stap al heeft goedgekeurd, maar in een volgende stap ook als goedkeurder wordt gevonden, dan zorgt deze nieuwe optie ervoor dat deze goedkeurder wordt uitgesloten en er een vervangende goedkeurder wordt geselecteerd.
Meer informatie over deze nieuwe functionaliteit vindt u in het Help Centre van Approval.
Als eerste heeft u de workflow gecontroleerd met de workflow simulator. Deze geeft aan dat de workflow juist is ingericht. De kostenplaats en of projectcode heeft u in de inkoopboeking in AccountView opgenomen in de factuurregel.
In AccountView kunt u de kostenplaats of projectcode vastleggen op bladzijde niveau of op factuurregel niveau. Wanneer u de factuur wilt laten goedkeuren op basis van de kostenplaats of projectcode welke u vastgelegd heeft op de factuurregel dan moet u hiervoor in de workflow nog een instelling vastleggen. Ga hiervoor in Approval naar Configuratie > Workflows en selecteer de juiste workflow. Selecteer de stap en markeer het vinkje Regels goedkeuren.
Meestal wordt deze melding veroorzaakt door het vastlopen van een van de services welke de communicatie tussen AccountView en Visma.net verzorgen.
Dit kunt u dan verhelpen door de AccountView Communication Service (ACS) en de Visma Cloud Gateway te herstarten via de Windows services op de server waar AccountView geïnstalleerd staat. Vraag uw systeembeheerder u hierbij te ondersteunen.
Als dit niet helpt, kijkt u dan in AccountView onder Opties > Eventlog of er recent foutmeldingen zijn voor de gebruiker VISMANET die aangeven dat er voor een onderneming iets niet goed is. Wellicht heeft u een nieuwe onderneming aangemaakt en ontbreken hier gegevens in. Stuurt u deze meldingen door naar onze support.
Meestal betekent dit dat de onderneming nog niet volledig is gesynchroniseerd vanuit AccountView. Ga hiervoor in AccountView naar Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen en kies Document > Visma-diensten > Ondernemingen registreren. Vraag vervolgens het afdrukvoorbeeld op en ga na of de onderneming juist is geregistreerd bij Visma.net. Een foute registratie is meestal een gevolg van ontbrekende gegevens in de administratie-instellingen (Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Adres), bijvoorbeeld de postcode of het adres. Mocht dit het geval zijn, dan leest u het op het rapport.
Het kan ook te maken hebben met de verwijzing naar het administratiepad waardoor de administratie niet kan worden benaderd. Zie hiervoor hiervoor de geboden oplossing onder vraag 'Ik heb een nieuw boekjaar aangemaakt. In het nieuwe boekjaar blijven echter alle statussen van de facturen op verstuurd staan'.
Als de workflowstatussen niet worden bijgewerkt, dan kan dit verschillende redenen hebben.
Ga de volgende zaken na:
- Heeft het wel al gewerkt voor de betreffende administratie?
- Bent u wellicht onlangs naar een nieuwe server gemigreerd?
- Betreft dit alle facturen, dan heeft het meestal te maken met een (tijdelijk) verbindingsprobleem. In dat geval is het raadzaam het advies uit vraag "Ik krijg de melding: "Er is een fout opgetreden bij registreren van AccountView bij On Demand Platform. InternalServerError”.
- Ziet u aanwijzingen in het Eventlog (Opties > Eventlog)?
Als van meerdere facturen de status niet wordt bijgewerkt, dan komt dit vaak doordat een ander proces de bladzijde in gebruik houdt. Dit kan bijvoorbeeld een koppeling met een ander softwarepakket zijn. Meestal zal in het Eventlog (Opties > Eventlog) een melding staan, bijvoorbeeld "Een andere gebruiker bewerkt de gegevens". In dat geval kan het zijn dat berichten in de Windows Message Queuing zijn blijven hangen. Nadat Visma.net Approval het een aantal keer niet is gelukt om het bericht aan AccountView aan te bieden, zal dit hier blijven staan.
U kunt dit opnieuw verzenden via de AccountView Communication Service Config tool (ACS Config tool). De ACS Config tool is standaard geïnstalleerd in C:\Program Files (x86)\Visma Software BV\AccountView Communication Service op de server waar AccountView staat. Open hier het bestand AccountView.Net.CommunicationServiceConfig.exe en kies de optie Foutberichten opnieuw ter verwerking aanbieden.
Dit probleem heeft meestal te maken met de manier waarop het administratiepad is vastgelegd. U krijgt in dit geval in het Event Log (Opties > Event Log) de melding dat de administratiemap niet is gevonden of niet bestaat. Om dit probleem op te lossen gaat u naar Bestand > Administraties en kiest u Bewerken > Administratiemap wijzigen. Daar moet u het pad voor het nieuwe boekjaar omzetten naar een volledig UNC-pad zoals dit ook bij het oude boekjaar staat. Vraag uw systeembeheerder of AccountView-leverancier u hierbij te ondersteunen.