Handelsfunctionaliteit en de veelgestelde vragen

Ja, in AccountView Team en Business kunt u in de stamgegevens van een verkoopfactuur het veld Periodieke factuur markeren. Periodieke facturen worden niet verwijderd uit het venster Verkoopfacturen nadat deze definitief zijn gefactureerd. U kunt dezelfde factuur steeds opnieuw wijzigen en factureren.

Een andere mogelijkheid is om met de module Abonnementen te werken. 

U wilt in AccountView in één handeling de in- en verkoopprijzen van meerdere artikelen aanpassen en vraagt zich af hoe u dat kunt doen.

In AccountView kunt u in de stamgegevens van een artikel de in- en verkoopprijs met de hand aanpassen. Voor grote aantallen artikelen is het handiger om de prijs te wijzigen per groep artikelen. Met de optie Prijsmutaties kunt u in één handeling voor een groep artikelen de nieuwe in- of verkoopprijs laten berekenen op basis van de huidige prijs, de verrekenprijs of de inkoopprijs. Bovendien kunt u met behulp van een correctie psychologische prijzen laten berekenen, die bijvoorbeeld eindigen op 95 cent. In onderstaand voorbeeld illustreren wij hoe u voor de artikelgroep 'Besproeiing' de verkoopprijzen met 10 procent kunt verhogen en een psychologische prijs van 95 cent kunt toepassen.

1. Kies Bestand > Handel > Artikelen.
2. Kies Bewerken > Prijsmutaties.
3. Geef hier op welke artikelen en/of artikelgroepen u wilt aanpassen en kies Volgende.
4. Markeer de optie Verkoopprijs, voer in het veld Waarde het percentage in waarmee u de prijzen wilt verhogen en voer bij Correctie het bedrag in waarmee u de uitkomst wilt corrigeren.
5. Markeer bij Berekening de optie Percentage en laat de uitkomst afronden op 0 decimalen. Tot slot kiest u Volgende.
6. AccountView zal nu de huidige verkoopprijzen eerst verhogen met tien procent. De uitkomst hiervan wordt vervolgens afgerond op hele euro's, waarna AccountView van dit bedrag 5 cent aftrekt. Bijvoorbeeld 100,- wordt dan 110,- en minus 5 cent komt dit uit op 109,95.
7. Let op! Vraag eerst het afdrukvoorbeeld op en controleer of de nieuwe prijzen zijn aangepast zoals u bedoelde. Als blijkt dat de nieuwe prijzen niet juist zijn, dan kunt u met Vorige terug om de berekening aan te passen.
8. Kies ten slotte Voltooien. Hiermee worden de nieuwe prijzen opgenomen in het artikelbestand.

Met de module Verkooporders is het mogelijk om meerdere afleveradressen bij dezelfde debiteur onder te brengen. In het venster Debiteuren kunt u met de optie Zoeken > Afleveradressen de afleveradressen bekijken die voor de geselecteerde debiteur zijn vastgelegd. Per debiteur kunt u één adres als Hoofdafleveradres markeren. Het adres dat u als Hoofdafleveradres hebt gemarkeerd, wordt standaard als aflever- of verzendadres voor de debiteur gebruikt bij het aanmaken van orders, facturen, offertes en uitgifte-opdrachten.

Hieronder laten we zien hoe u een afleveradres kunt toevoegen en hoe u deze vervolgens kunt gebruiken in een verkooporder.

1. Open het venster Debiteuren en selecteer de debiteur waarvoor u een afleveradres wilt vastleggen.
2. Kies Zoeken > Afleveradressen en vervolgens Bewerken > Toevoegen.
3. Voer op de tab Algemeen een omschrijving in en markeer het veld Hoofdafleveradres.
4. Op de tab Adres kunt u vervolgens de adresgegevens vastleggen.
5. Kies ten slotte Bewaren om de gegevens op te slaan.
   

1. Open het venster Verkooporders en kies Bewerken > Toevoegen.
2. Geef de debiteur op in het veld Verzenddebiteur.
3. Ga naar de tab Verzending en merk op dat hier nu het zojuist toegevoegde hoofdafleveradres wordt gebruikt.
4. Als u de verkooporder liever naar een ander adres wilt verzenden, dan klikt u op Verzendadres wijzigen. In het venster dat wordt geopend (zie afbeelding hieronder), kunt u dan het adres handmatig aanpassen of een afleveradres selecteren door de knop Afleveradres te kiezen.

Ja dat is mogelijk. AccountView integreert volledig met AutoInvoice van Visma wat e-facturen kan versturen en ontvangen via Peppol.  Meer informatie over AutoInvoice leest u hier. Indien u wilt weten hoe u AutoInvoice zelf kunt gaan gebruiken, leest u dan de handleidingen "Starten met AutoInvoice en de FAQ". 

Als u een negatief percentage op de tab Condities van een verkooporder invoert, verwerkt AccountView direct een bedrag voor kredietbeperking in het totaal van de verkooporder. Daarnaast wordt er voor binnenlandse debiteuren over de kredietbeperking btw berekend met het percentage van de btw-code die is vastgelegd in Opties > Instellingen > Administratie > Financieel, tab Financieel. Als gevolg van een onjuiste instelling is het mogelijk dat het bedrag van de kredietbeperking wel direct wordt verrekend, maar er geen btw-berekening plaatsvindt.

Als u beschikt over Facturering of Inkoop, beschouwt AccountView een debiteur of crediteur automatisch als een bedrijf uit een andere lidstaat als de landcode in het btw-nummer van de debiteur of crediteur afwijkt van de landcode in het btw-nummer van de administratie. Zo controleert en wijzigt u de btw-nummers:

1. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen.
   Kies de tab Bedrijf en bepaal de landcode van het btw-nummer van de administratie. Dit zijn de eerste twee tekens van het veld Fiscaal btw-nr.
2. Kies Bestand > Debiteuren en selecteer de debiteur van de verkooporder.
   Kies Bewerken > Stamgegevens (ENTER+F6) en de kies de tab Financieel.
3. Vergelijk de eerste twee posities van het btw-nummer.
4. Wijzig het ingevoerde btw-nummer indien nodig.
5. Als u geen zaken doet met buitenlandse debiteuren of crediteuren, kunt u overwegen het btw-nummer van de administratie te laten beginnen met twee spaties.
6. Alle debiteuren zonder btw-nummer worden dan direct herkend als binnenlandse debiteur

Soms ontstaat de behoefte aan hergroepering van artikelen, bijvoorbeeld door veranderde behoeften betreffende de omzetrapportage en/of een gewijzigd grootboekrekeningschema. In het venster Stamgegevens artikel kunt u (onder één voorwaarde, die AccountView ook afdwingt) de artikelgroep wijzigen. Die voorwaarde is dat er voor dit artikel op geen enkele grootboekrekening een saldo mag staan dat bij een latere transactie zal worden afgeboekt. Zonder die voorwaarde zou de situatie kunnen ontstaan dat het betreffende saldo is geboekt op grootboekrekening A terwijl het later wordt afgeboekt van rekening B. Op beide rekeningen blijft dan een saldo staan, terwijl het saldo op rekening A nul had moeten worden. Een duidelijk voorbeeld van een rekening waar dit kan voorkomen, is de rekening Voorraad.
Mocht u toch de artikelgroep willen wijzigen van een artikel waar financiële voorraad op staat, dan kunt u als volgt te werk gaan:

1. Selecteer het artikel in het venster Artikelen.
2. Kies Zoeken > Voorraad > Artikelinformatie (F5) om het venster Artikelinformatie te openen.
3. Noteer het aantal dat u ziet in het veld Aantal verwerkt.
4. Voeg vervolgens in het venster Voorraadbladzijden een bladzijde toe met een transactiecode van transactietype Voorraadmutatie, waarmee u dit aantal naar nul kunt boeken en verwerk deze bladzijde.
5. Wijzig nu de artikelgroep in de stamgegevens van het artikel.
6. Voeg tot slot een voorraadbladzijde toe met een transactie tegengesteld aan die van stap 4, en verwerk ook deze. Dit is nodig om de oorspronkelijke voorraadpositie weer te herstellen.

Stel, u hebt een verkooporder die in delen wordt uitgeleverd en in één keer wordt gefactureerd. Wist u dat u dan op de verkoopfactuur automatisch de aparte leveringen kunt laten vermelden, eventueel met extra informatie per levering, bijvoorbeeld de pakbonnummers?
Voor het apart vermelden van deelleveringen kiest u Document > Verkoopfacturen genereren in het venster Verkooporders en markeert u het veld Leveringen splitsen van compleet geleverde orders.
Als u op de verkoopfactuur extra informatie per levering wilt tonen, dan moet u de taalcodes hiervoor inrichten. In het venster Stamgegevens taalcode vindt u op de tab Verkoop het veld Omschr levering splits met daaronder de knop Formule wijzigen. Met deze knop kunt u een uitdrukking invoeren waarin u velden en vaste tekst kunt opnemen. Het venster Verkoopfactuur zou er dan bij twee deelleveringen voor één verkooporder als volgt kunnen uitzien:

Hieronder een overzichtelijk schema hoe u de verschillen in aantallen geleverd en besteld, zowel in verkoop- als in inkoop-orders kunt verwerken.

U kunt vanuit AccountView verkoopfacturen elektronisch versturen met AutoInvoice. Hiermee gaat de factuur niet via de e-mail naar de klant, maar via een beveiligd facturatie-platform. 

In veel gevallen vraagt de ontvanger om  extra informatie aan de elektronische factuur toe te voegen, zodat hij of zij de factuur efficiënter kan verwerken. Het kan zijn dat de ontvanger daarbij refereert aan technische informatie over de plaats waar deze informatie in de elektronische factuur moet staan. Daarom hebben wij in dit overzicht ook die technische informatie per veld toegevoegd.

In de stamgegevens van een verkoopfactuur ziet u op het tabblad Algemeen linksonder het kopje Elektronische Factuur

In dit veld kunt u het inkoopordernummer invoeren dat aan de inkoopfactuur is gekoppeld. In de meeste gevallen is dit alleen nodig als u aan de overheid factureert. Deze informatie is in de elektronische factuur terug te vinden in het veld <cac:OrderReference>.

Dit is een optioneel veld dat u kunt invoeren wanneer de instantie waaraan u factureert dit heeft opgegeven of u verzoekt deze informatie mee te sturen in de elektronische factuur. Dit kan bijvoorbeeld een projectcode/-nummer zijn. Deze informatie is in de elektronische factuur terug te vinden in het veld <cac:ProjectReference>.

Dit veld kunt u gebruiken als uw debiteur een overheidsinstantie is die eist dat u extra gegevens (boekingsinformatie) in uw elektronische factuur opneemt. Dit kan bijvoorbeeld een kostenplaatscode zijn. Deze informatie is in de elektronische factuur terug te vinden in het veld <cbc:AccountingCost>.

Dit veld kan worden gebruikt voor creditfacturen waarbij u in dit veld het originele factuurnummer kunt invoeren. Tevens kunt u dit veld gebruiken wanneer er al een deel- of aanbetaling heeft plaatsgevonden waarbij u refereert aan het factuurnummer van die betaling. Deze informatie is in de elektronische factuur terug te vinden in het veld <cac:BillingReference>.

Ref Afnemer
Als u zaken doet met Duitse overheidsorganisaties, dan is het goed om te weten dat aan elektronische verkoopfacturen die
u via AutoInvoice verzendt, nu het veld Buyer Reference (Leitweg-ID) wordt toegevoegd. Op de tab Algemeen van het
venster Verkoopfactuur is hiervoor het veld Ref afnemer toegevoegd.