AccountView Support
Starten met AutoInvoice in AccountView en de FAQ
Starten met AutoInvoice
Op deze pagina leggen wij u alles uit over het starten met en het gebruik maken van AutoInvoice met Accountview. U vindt hier de handleidingen, de veelgestelde vragen en belangrijke links naar de academy en andere nuttige gerelateerde informatie.
Wat kunt u ermee?
AutoInvoice is het online serviceplatform voor e-invoicing van Visma.
Hiermee verzendt u facturen naar het boekhoudsysteem van uw relaties en verwerkt u automatisch de facturen die u van uw crediteuren ontvangt.
Daarnaast kunt u met de scan- en herkenservice uw papieren facturen of facturen die u als pdf ontvangt per e-mail, ook laten omzetten naar elektronische facturen (e-invoices) om deze in uw boekhouding te verwerken.
Voorwaarden en vereisten
- U kunt zowel met Solo, Team of Business gebruik maken van AutoInvoice
- U moet beschikken over de gratis module AutoInvoice-koppeling in uw AccountView licentie. Deze wordt standaard al meegeleverd en hoeft u niet te bestellen.
- Als u verkoopfacturen via AutoInvoice wilt versturen, dan hebt u de module Facturering nodig en moeten de verkoopfacturen vanuit AccountView worden gemaakt.
- Voor de aanmelding wordt gebruik gemaakt van identificatie via iDIN. U heeft hiervoor een persoonlijke bankpas nodig van de persoon die tekenbevoegd is. Hier worden alleen Nederlandse banken ondersteund.
- U dient het Visma-klantnummer en de Visma sleutel van uw licentieformulier te hebben ingevoerd bij licentiegegevens en de Visma-diensten Service voorwaarden (bij het opstarten van AccountView na een update of installatie) te hebben geaccepteerd.
Let op: Profiteer van de nieuwste functionaliteit in AutoInvoice door met de laatste versie van Accountview te werken.
Handleidingen
Handleidingen
Opstartprocedure
Het aanmelden van uw bedrijf op AutoInvoice kost ongeveer 10 minuten bij de eerste aanmelding (dus eerste bedrijf voor uw AccountView serienummer).
Dit is inclusief het verificatieproces met iDIN.
Elk bedrijf (elk kvk-nummer) moet apart worden aangemeld voor het gebruik van AutoInvoice.
Voor elk bedrijf wordt gevraagd wie de beheerder is. Het is aan te raden om dezelfde beheerder te gebruiken voor al uw ondernemingen. Ofwel hetzelfde e-mailadres als beheerder.
U kunt nadien altijd nog een andere gebruiker(s) aanmaken en hen ook de rol van beheerder geven.
Indien uw Nederlandse onderneming geen kvk-nummer heeft, neem dan contact op met onze support.
Ook indien u een onderneming hebt van een ander land, neemt u dan met support contact op om u te helpen bij de aanmelding en de mogelijkheden.
Het volledige stappenplan voor het aanmelden, leest u verderop op deze pagina.
Wat biedt de scanservice voor functionaliteit?
De Basis scanservice:
- 4 uur verwerkingstijd vanaf moment van aanbieden (24/7 verwerking)
- kan geautomatiseerd inkoopfacturen, creditnota's, declaraties, aanmaningen en betaaloverzichtenen verwerken. Er wordt gekeken naar steekwoorden om te bepalen of er een valide document van gemaakt kan worden.
- Altijd uitsplitsing factuurregels per btw percentage
- Vreemde valuta herkenning
- maximale grootte van de e-mail is 10 MB
- Ingestuurd kunnen worden PDF, PNG, doc(x), xls(x), TIF, UBL
De Premium scanservice:
Alles van de basisscanservice plus regelherkenning op deze lijst leveranciers.
Scanservice activeren
Er zijn twee manieren om u aan te melden op de Scanservice. U kunt dit enkel doen als u beheerder bent in de AutoInvoice omgeving van de onderneming.
1. U kunt zich vanuit AccountView > Administraties aanmelden (vanaf versie 12.0A SP F of versie 2024 SP E en hoger).
Ga naar Bestand > Administraties
Ga op een administratie staan die is aangemeld op AutoInvoice
Kies dan Document > Facturen scanservice > Aanmelden of Bijwerken
In de wizard kunt u kiezen voor Basis of Premium. Met bijwerken kunt u uw keuze wijzigen.
2. Aanmelden via de online beheeromgeving van AutoInvoice via uw browser of vanuit een aangemelde administratie in AccountView via het menu Document > Stamgegevens Administratie > (Visma.net) AutoInvoice.
Ga hier naar Instellingen en kies voor Factuurinstellingen > Facturen ontvangen.
Vink alle drie de opties aan. Onder het scannetwerk verschijnt het e-mailadres waar u uw inkoopfacturen naartoe kunt sturen om te laten herkennen. Dit zal uit uw kvk-nummer bestaan plus autoinvoice.nl. Op onderstaande afbeelding is alles al ingeschakeld.
Werkt u nog met een oudere versie van AccountView, neemt u dan contact op met support.
Inloggen in AutoInvoice
U kunt op twee manieren inloggen in AutoInvoice:
- U kunt direct via uw browser inloggen op het platform van AutoInvoice.
- Ook kan dit vanuit AccountView mits u de administratie geopend hebt die is aangemeld op AutoInvoice. U vindt het venster via Document > Stamgegevens Administratie > Visma.net AutoInvoice
Hiervoor moet u wel een erkende gebruiker zijn in AutoInvoice.
Voorbeeldtekst voor uw leveranciers
Om u te helpen meer e-facturen te ontvangen kunt u onderstaande voorbeeldtekst gebruiken. Hiermee kunt u uw leveranciers aansporen om e-facturen te sturen. Zo kunt u de factuur gelijk verwerken in AccountView zonder dat u de de factuur eerst nog naar de scanservice van AutoInvoice hoeft te sturen.
Geachte {naam van de contactpersoon bij uw leverancier},
Graag ontvangen wij in de toekomst uw factuur als e-factuur (dus niet als pdf bestand per e-mail maar system-to-system). Dit helpt ons in de correcte en vlotte verwerking ervan en bespoedigt in de meeste gevallen de betaling.
De meeste standaard boekhoud-/facturatiesystemen kunnen e-facturen versturen, mits deze de juiste gegevens hebben. Hieronder treft u de gegevens aan waarmee uw systeem ons een e-factuur kan versturen:
-
Bedrijfsnaam: {vul hier uw eigen bedrijfsnaam in}
-
KvK nummer: {vul hier uw eigen KvK nummer in}
-
BTW nummer: {vul hier uw eigen BTW nummer in}
-
Elektronisch Factuur Adres (EIA)/PEPPOL id: {vul hier uw eigen EIA in}
We stellen het zeer op prijs wanneer u ons in de toekomst elektronisch factureert.
Met vriendelijke groet,
{uw eigen gegevens}
P.S. wilt u meer weten over e-facturatie?
Over e-factureren is online veel te lezen. Enkele interessante websites zijn:
https://simplerinvoicing.org/nl/buyer-seller/
https://nl.visma.com/elektronisch-factureren/
https://cmweb.nl/2018/10/de-belangrijkste-tip-maak-e-factureren-toegankelijk/
Stappenplan aanmelden op AutoInvoice
Wilt u ook gaan werken met e-Invoicing of met een handige scanservice voor uw inkoopfacturen die de facturen netjes herkent en in AccountView aanlevert? Dan leest u hieronder de stappen om uw bedrijf(ven) aan te melden bij het e-invoicing platform van Visma, hetgeen integreert met Peppol en waarmee u veilig facturen kunt verzenden naar en ontvangen van andere bedrijven en overheden. Zo kunt u ook facturen uitwisselen met landen als België en Duitsland, waar e-Invoicing al breder verplicht is gesteld. Lees de stappen rustig door en doorloop ze nauwkeurig.
Controleer in de administratie-instellingen van de administratie die u wilt gaan aanmelden voor AutoInvoice of
- het KvK-nummer is ingevoerd.
- Open de gewenste administratie.
- Kies Opties > Instellingen > Administratie en zorg dat links Algemeen uitgeklapt staat en selecteer Bedrijf.
Heeft u geen KvK-nummer of geen Nederlandse onderneming, neem dan contact op met onze support. - Zorg dat onder Algemeen > Adres het adres, inclusief landcode, telefoonnummer en e-mailadres zijn ingevoerd.
Om de boekjaren van een bedrijf bij elkaar te groeperen, wordt gebruik gemaakt van het onderdeel Ondernemingen. U maakt voor elk bedrijf die u wilt aanmelden op AutoInvoice een onderneming aan. Controleer als volgt of er al een onderneming bestaat voor de administratie die u wilt aanmelden voor AutoInvoice.
- Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen en OK.
- Bekijk de ondernemingen en open ze met F6 om te zien of de voor AutoInvoice aan te melden administratie al in een onderneming aanwezig is.
- Zo ja, controleer dat in het veld KvK-nummer hetzelfde nummer is ingevoerd als in de administratie-instellingen en voer dat zo nodig alsnog in.
- Zo nee, kies dan Bewerken > Toevoegen om een onderneming aan te maken.
- Voer een code en omschrijving in. zonder jaartal.
- Kies linksonder de knop Toevoegen en voer de gewenste administratie in in het veld Boekjaar en demarkeer het veld Blk en merk op dat het KvK-nummer automatisch is overgenomen uit de administratie-instellingen. Net als het Fiscaal BTW-nr als dit in de administratie-instellingen ingevoerd was. Zie:
- Kies OK
PS: Als u op voorhand al zou weten, dat de aan te melden administratie nog niet in een onderneming aanwezig is, dan kunt u de onderneming ook handig aanmaken vanuit het venster Administraties:
- Kies Bestand > Administraties en selecteer de bewuste administratie.
- Kies Document > Onderneming aanmaken en maak de actie af.
We gaan nu deze administratie (onderneming) aanmelden voor AutoInvoice.
- Kies Bestand > Administraties en selecteer deze administratie.
- Kies Document > Aanmelden voor AutoInvoice, en geef akkoord voor de gebruikskosten en voer het mailadres in van een gebruiker die AutoInvoice gaat beheren en er eventueel ook mee gaat werken. TIP: Zorg dat dit mailadres blijvend is in uw bedrijf. Als deze gebruiker nog niet aangemeld was voor AutoInvoice, wordt dat bij deze aanmelding ook gedaan.
Voor het prijsoverzicht moet u onderaan op deze pagina zijn: https://accountview.nl/autoinvoice
- Het e-mailadres moet gevalideerd worden, dus kies de Valideren.
Dit venster verschijnt: - Kies de knop E-mail sturen. Op het opgegeven e-mailadres komt dan een e-mail binnen van noreply@vismasoftware.nl om uw adres te valideren.
- Neem de 5-cijferige code uit deze mail over in het veld Validatiecode en kies OK.
- Voer de overige gegevens in het eerste venster van deze aanmeld-wizard in.
Geef hier uw eigen gekozen wachtwoord op en bewaar dit goed.
- Kies de knop Volgende, waardoor het venster verschijnt waar gegevens van de administratie moeten worden opgegeven.
- Als de gegevens al in de administratie-instellingen waren ingevoerd, worden ze hier automatisch overgenomen. Voer bij E-mailadres een algemeen adres van de administratie in. Dit e-mailadres is verder bij de aanmeldingsprocedure niet van belang.
- Markeer Ook registreren voor het ontvangen van facturen als u inkoopfacturen voor deze administratie op deze AutoInvoice-account wil ontvangen. Bijvoorbeeld door ze in te sturen naar de gekoppelde scanservice.
- Kies de knop Volgende, in het venster dat verschijnt kunt u Iban-nummers die gevonden zijn in de bankdagboeken van deze administratie gaan registeren op AutoInvoice. Dit is alleen van belang als u vanuit AccountView verkoopfacturen via AutoInvoice gaat versturen.
Deze Iban-nummers kunnen dan worden meegegeven aan debiteuren als rekeningen waarop betaald kan worden. - Kies eventueel de knop Toevoegen voor de Iban-nummers waarvoor u dat wil doen en kies de knop Voltooien.
- Deze melding verschijnt:
Waarop u OK kiest. De administratie en gebruiker zijn nu aangemeld voor AutoInvoice.
Op het ingevoerde e-mailadres van de gebruiker ontvangt u de volgende e-mail:

- Klik op de activeringslink in deze e-mail.. In uw browser opent een nieuwe pagina waar u met uw aangemaakte e-mailadres en wachtwoord uit stap 3, kunt inloggen
- U wordt gevraagd two-factor authentication in te stellen. Kies Next.
- Bepaal of u de Visma Authenticator wil gebruiken, of een andere. En kies op basis daarvan de bijbehorende knop onderin het venster.
Doorloop deze procedure van 2FA instellen in uw gekozen authenticator en bepaal of u ook een telefoonnummer wilt vastleggen. De Emergency-code dient u goed te bewaren voor het geval uw telefoon met Authenticator niet meer beschikbaar is. - U moet nu opnieuw inloggen. Geef uw password op en kies Sign in. Open uw Authenticator app en lees de 6-cijferige code van het juiste account af en voer deze hier in en kies Verify.
Wellicht krijgt u aangeboden om op een andere manier te gaan identificeren. In deze checklist kiezen we hier voor Maybe later - U wordt nu uitgelogd en moet weer opnieuw inloggen:
Voer het bekende e-mailadres in en kies Next. Voer uw password in en kies Sign in. Open uw Authenticator app en lees de 6-cijferige code van de juiste account af en voer deze hier in en kies Verify.
- Een natuurlijk persoon die zich via iDIN kan identificeren moet nu de aanmelding van deze administratie voor AutoInvoice autoriseren. Hierbij wordt het al gebruikte e-mailadres voorgesteld, maar dat kan desgewenst worden gewijzigd.
Kies vervolgens Send. - Op het opgegeven e-mailadres wordt de volgende e-mail ontvangen van afzender visma.sign@visma.com
- Kies Continue to invitation waarop u wordt geleid naar het volgende venster in uw browser
- Voer in Document password het password uit de mail in en kies Open document.
Dit venster verschijnt: - Nadat u het document dat u gaat ondertekenen, heeft gelezen en eventueel gedownload, kiest u Proceed to authentication.
Dit venster verschijnt: - Scroll naar beneden, zodat u onderaan iDIN kunt aanklikken.
- Selecteer uw bank en kies OK.
- Open uw bank app mt uw persoonlijke privé-rekening en scan de QR-code. Kies Verstuur gegevens in uw bank app. Dit proces kan niet met een zakelijke rekening worden doorlopen.
- U keert terug in dit venster, waar u leest dat de authenticatie compleet is en u een representation role moet kiezen en eventueel een organisatie moet opgeven.
- Kies Sign document. Dit venster verschijnt:
Kies Close the signing process. - In uw mailaccount heeft u de volgende mails ontvangen:
- De aanmelding is nu gereed.
We gaan nu verder in AccountView met het aanmelden voor de scanservice.
Deze pagina kunt u afsluiten, u hoeft hier niet voor Continue te kiezen.
Om inkoopfacturen per e-mail in te kunnen sturen die op uw AutoInvoice-account aankomen en die u in AccountView kunt ophalen, moet u de administratie nog aanmelden voor de scanservice. Dit gaat als volgt:
- Kies Bestand > Administraties en selecteer de administratie die zojuist voor AutoInvoice is aangemeld.
- Kies Document > Facturen scanservice > Aanmelden, u ziet het volgende venster:
Voor het prijsoverzicht moet u onderaan op deze pagina zijn: https://accountview.nl/autoinvoice - Markeer dat u akkoord gaat met de gebruikskosten, geef aan of de administratie wel of niet BTW-plichtig is en kies voor de Basis- of Premium-scanservice (gegeven de huidige stand van zaken adviseren we om te kiezen voor de Basis-scanservice).
- Kies Volgende en vervolgens krijgt u een laatste venster, waarin wordt gemeld dat de aanmelding voltooid is en dat u facturen kunt insturen naar <KvK-nr>@autoinvoice.nl. Deze zullen door de scanservice worden gescand en vervolgens doorgeleverd aan uw AutoInvoice-account. Vervolgens kunt u ze in het venster Concept-boekingen (in versie 2024 en daarvoor nog: Boekingsvoorstellen) ophalen en verder bewerken en verwerken.
- Kies Voltooien.
Om inkoopfacturen te kunnen ontvangen die leveranciers u sturen via een ander platform dan AutoInvoice, moet u zich aansluiten bij het Peppol-netwerk. Dit gaat als volgt:
- Open de bewuste administratie.
- Kies Document > Stamgegevens administratie.
- Selecteer AutoInvoice en kies OK.
- Kies bovenin het horizontale menu Instelingen.
- En dan links in het verticale menu Factuurinstellingen en daaronder Facturen ontvangen.
- U ziet dan rechts Peppol-netwerk en een schakelaar om dit in te schakelen. Als u op de schakelaar klikt, zal de status omgezet worden naar In behandeling.
Als u het venster AutoInvoice sluit en na een paar minuten heropent, zult u zien dat de status is omgezet naar Ingeschakeld. Zie:
Uw administratie kan nu e-facturen ontvangen die leveranciers verzenden via een online platform zoals AutoInvoice, als een dergelijk platform is aangesloten bij het Peppol-netwerk.
N.B. Via het venster AutoInvoice in AccountView, kijkt u eigenlijk naar uw online account op AutoInvoice. U kunt uw account ook via een browser benaderen: https://autoinvoice.visma.com/.
U heeft een onderneming aangemeld op AutoInvoice. U bent dan de beheerder. Stel u wilt een collega ook toegang geven tot die onderneming. Zo gaat u te werk.
Let op: Als u beschikt over de Solo-uitvoering van AccountView, dan kunt u wel extra gebruikers aanmaken in het AutoInvoice portaal, maar kunt u deze niet koppelen aan AccountView.
- Log in met een gebruikersaccount met de rol Admin bij AutoInvoice.
- Selecteer zo nodig het bedrijf waarvoor u de gebruiker wilt aanmelden.
- Klik linksboven op Instellingen en ga naar Bedrijfsinstellingen > Gebruikers.
- Klik op Gebruiker toevoegen en voer de gegevens en de rol in.
Let op: Is dezelfde AccountView-gebruiker in AutoInvoice eerder al aangemeld bij een ander bedrijf? Dan hebt u daar een e-mailadres ingevoerd. Zorg ervoor dat u hier hetzelfde e-mailadres invoert. - Klik op Aanmaken.
Er wordt een e-mailbericht naar het ingevoerde e-mailadres gestuurd. Met de gegevens uit het bericht kan de gebruiker zijn AutoInvoice-account koppelen aan zijn AccountView-account:
- Klik in het ontvangen e-mailbericht op de activeringslink. Er wordt in uw browser een venster geopend.
- Log in en klik linksboven op Instellingen.
- Selecteer de inhoud van het veld API-sleutel en druk op Ctrl+C om die te kopiëren.
- Start AccountView.
- Kies in AccountView Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers en open de stamgegevens van uw eigen gebruikersaccount.
- Neem met Ctrl+V het gekopieerde over in het veld API-sleutel AutoInv.
Voor meer informatie over gebruikers en rollen in AutoInvoice, zie ook de pdf-opstartgids voor AutoInvoice.
Bij het aanmelden wordt gecontroleerd of het kvk-nummer zoals ingevoerd in de onderneming in AcocuntView is ingevuld en of deze al bestaat in AutoInvoice.
- Dit bedrijf is al geregistreerd op het AutoInvoice-platform of
- Het veld KvK-nummer van het aanmeldvenster is leeg gelaten. Dit veld wordt namelijk gebruikt als identificatie voor het AutoInvoice-platform.
- Het kvk-nummer in de onderneming is niet correct. Open de administratie en controleer het kvk-nummer bij Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Bedrijf > kvk-nummer en ook bij de onderneming zelf.
Indien u geen KvK-nummer hebt, kunt in het veld KvK-nummer tijdens de aanmelding, de cijfers van uw btw-nummer van het bedrijf invoeren.
Voorbeeld: btw-nummer is NL111234567B01, dan gebruikt u voor de aanmelding 111234567.
Uw crediteuren kunnen u een e-factuur sturen op basis van het elektronisch factuuradres. Dit adres is een uniek nummer, vergelijkbaar met bijvoorbeeld een telefoonnummer.
Uw elektronisch factuuradres (EIA) kunt u als volgt terugvinden:
- Open vanuit de betreffende administratie in AccountView het venster Visma.net AutoInvoice.
- Kies linksboven in het venster AutoInvoice-instellingen.
- Open onder het kopje Factuurinstellingen de menu-optie Facturen ontvangen.
Hier ziet u drie regels staan (Visma-netwerk, PEPPOL-Netwerk en Scannetwerk). Om facturen van zowel binnen als buiten het Visma.net AutoInvoice-netwerk te kunnen ontvangen gebruikt u het elektronisch factuuradres (EIA) dat achter PEPPOL-netwerk staat.
Enkele voorbeelden zijn:
- 0106:23099819 (registratie op basis van KvK-nummer)
- 9944:NL111123458B01 (registratie op basis van btw-nummer).
In het venster Debiteuren beschikt u over het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken. Dit rapport kunt u terugvinden via Rapporten > Elektronisch factuuradres opzoeken.
Op het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken vindt u een overzicht van alle aanwezige debiteuren, of een debiteur een elektronisch factuuradres heeft en, zo ja, wat het elektronisch factuuradres daadwerkelijk is. Dit elektronisch factuuradres kunt u vervolgens invoeren in het veld El. Inv. Address in de stamgegevens van de debiteur op de tab Algemeen.
Bij het zoeken naar een debiteur kijkt AccountView ook of de volgende stamgegevens zijn ingevoerd:
- KvK-nummer en/of
- btw-nummer
De optie Facturering via AutoInvoice kan overigens worden aangezet, ongeacht of de debiteur al e-facturen kan ontvangen of niet. Als een debiteur nog geen elektronische facturen via AutoInvoice kan ontvangen, dan wordt de factuur als pdf-bestand per e-mail aan de debiteur verstuurd.
Als een debiteur ontbreekt op het rapport, dan kan dat verschillende redenen hebben:
- De debiteur heeft zich nog niet aangemeld bij een service om e-invoices te kunnen ophalen.
- De debiteur verstuurt alleen e-invoices maar kan geen e-invoices ontvangen. In dat geval zal het rapport aangeven dat de debiteur niet is gevonden. Het rapport toont namelijk debiteuren die e-invoices kunnen ontvangen
- Er zijn onvoldoende kenmerken ingevoerd in de stamgegevens van de debiteur. Bij de vraag "Hoe weet ik of mijn debiteuren facturen via AutoInvoice kunnen ontvangen?", ziet u welke gegevens AccountView gebruikt om de debiteur op te zoeken.
Als u via AutoInvoice facturen aan de overheid gaat versturen, dan raden wij u aan om in ieder geval met versie 11.0 of hoger en het laatste Service Pack van AccountView te werken. In deze versies zijn namelijk veel aandachtspunten opgelost en kunt u extra bijlagen aan de overheid versturen.
Controleer of u de volgende instellingen hebt vastgelegd:
- dat in de administratie-instellingen via Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Bedrijf het KvK-nummer is ingevoerd.
- dat in de administratie-instellingen via Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Adres de adresgegevens van uw bedrijf volledig zijn ingevoerd. Specifiek moet uw e-mailadres zijn ingevoerd. Deze wordt namelijk opgenomen op de elektronische factuur.
- dat in de stamgegevens van de gebruikte taalcode via Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes op de tab Facturering in het veld Bankgeg elektr fact een bankboek met een geldig IBAN is ingevoerd.
- dat in de stamgegevens van de debiteur op de tab Algemeen u in het veld El. Inv. Address het OIN-nummer van de overheidsinstantie vastlegt. Als het gaat om een Nederlandse overheidsinstantie, dan plaatst u '0190:' vóór het OIN-nummer. Bijvoorbeeld 0190:00000001800866472000. Een volledige lijst van de OIN-nummers voor de overheidsinstanties vindt u terug via: OIN-nummers overheid. Wanneer u aan een buitenlandse overheid factureert, bijvoorbeeld aan de Belgische overheid, dan kunt u de volledige lijst met ISO-identificatienummers van overheden raadplegen.
- dat in de stamgegevens van de debiteur op de tab Algemeen de adresgegevens van de betreffende debiteur zijn ingevoerd. Het gaat hier om de velden Adres, Postcode en Plaats. De velden die bij het postadres horen, worden niet meegenomen in een AutoInvoice-factuur. Het invoeren van deze velden is niet noodzakelijk voor AutoInvoice.
- dat in het veld Orderreferentie in de stamgegevens van de verkoopfactuur alleen het inkoopordernummer zelf worden ingevoerd. Voeg hier dus geen omschrijving of andere woorden aan toe, want dan kan de overheid de factuur niet verwerken.
U kunt een AutoInvoice-factuur opnieuw versturen zonder dat u deze in AccountView hoeft te crediteren. U kunt echter alleen de informatie over de ontvanger wijzigen. Het is dus niet mogelijk om de inhoud van de factuur aan te passen.
Het opnieuw versturen van de factuur doet u als volgt:
- Open het venster Visma.net AutoInvoice vanuit het navigatievenster in AccountView (onder het kopje Visma-diensten).
U kunt het venster ook zelf aan de navigatiebalk toevoegen door met de rechtermuisknop in het navigatievenster te klikken en Onderdeel toevoegen > Venster > Visma.net AutoInvoice te kiezen. - Zoek de betreffende factuur op en klik op het factuurnummer om de detailinformatie te openen.
- Klik op de knop Opnieuw verzenden onder het kopje Factuurverloop.
- In het volgende venster geeft u aan op welke manier de factuur opnieuw moet worden verzonden. Als de factuur als elektronische factuur moet worden verzonden, dan moet er ook een Provider worden opgegeven. Het beste kunt u hier de algemene provider Peppol kiezen.
- Ten slotte verstuurt u de factuur met de knop Factuur opnieuw verzenden.
Voor een correcte verwerking in AccountView moeten in ieder geval de volgende gegevens op de factuur vermeld staan:
- De naam, het KvK-nummer, het btw-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur).
- Het totale btw-bedrag moet op de factuur vermeld staan. De scan- en herkenservice kan namelijk geen aparte btw-bedragen bij elkaar optellen.
- Het formaat moet PDF, PNG, doc(x), xls(x), TIF of UBL zijn
Deze gegevens heeft AccountView nodig om te bepalen of een crediteur al bestaat in de administratie. Als de crediteur nog niet bestaat, dan zal AccountView deze automatisch als nieuwe crediteur aanmaken met de gegevens die in het opgehaalde dagboekbericht staan vermeld.
Een goede richtlijn zijn ook de algemene factuureisen die de Belastingdienst stelt.
Nee, inkoopfacturen met hetzelfde factuurnummer van dezelfde leverancier worden niet tegengehouden door AutoInvoice.
Een dubbele factuur wordt echter bij het verwerken in AccountView wel tegengehouden. Als u een boekingsvoorstel verwerkt waarbij de combinatie van factuurnummer (Doc/Fac nummer) en crediteur al bestaat in de administratie, dan krijgt u de melding dat het document-/factuurnummer al wordt gebruikt.
De scanservice zal proberen elke bijlage apart te herkennen en een boekingsvoorstel aan te bieden. Bijlagen worden dus NIET samengevoegd.
De scanservice zal elke bon/factuur in de bijlage los herkennen en hier een boekingsvoorstel van aanbieden. De bijlage wordt dus gesplitst.
Controleer als eerste of de juiste instellingen zijn vastgelegd in AccountView. Deze instellingen worden automatisch ingevuld bij de eerste aanmelding:
- Ga naar de onderneming met Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen. Open de stamgegevens van de betreffende onderneming en controleer op de tab AutoInvoice of de juiste waarde is ingevoerd in het veld UUID-sleutel (bedrijf). De waarde in dit veld in AccountView moet overeenkomen met de waarde in het veld UUID-sleutel bedrijf op het AutoInvoice-platform. Dit vind u door op de knop Instellingen rechtsboven te klikken.
- Controleer op de tab Invoer van de Onderneming of er een administratie is gekoppeld met het juiste datumbereik.
- Controleer ook in het veld Blk of de administratie niet is geblokkeerd.
- Zoek de ingelogde AccountView-gebruiker op met Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers. Controleer in de stamgegevens op de tab Algemeen of de juiste waarde is ingevoerd in het veld API (gebr) AutoInv. Deze waarde moet overeenkomen met de waarde in het veld API-sleutel. Dit veld vindt u terug op het AutoInvoice-platform door rechtsboven op de knop Instellingen te klikken.
Als deze instellingen zijn nagelopen en correct zijn, dan kunt u de berichten opnieuw ophalen vanuit Document > Stamgegevens administratie > Boekingsvoorstellen. Kies hier Bewerken > Laatste ophaaldatum AutoInvoice wijzigen en pas de datum aan naar de aanmaakdatum van de niet-binnengekomen factuur. De berichten worden opgehaald op basis van de aanmaakdatum van de factuur. Deze datum kunt u terugvinden op het AutoInvoice-platform in uw facturenoverzicht.
Let op: In Document > Stamgegeven systeem > Dagboekberichten (systeem) kan het zijn dat er nu berichten worden opgehaald die al zijn verwerkt. Aangezien deze al zijn verwerkt, kunt u deze hier handmatig verwijderen.
Voor de accountant:
Als accountant hebt u waarschijnlijk meerdere administraties waarover de boekingsvoorstellen moeten worden verdeeld. Wanneer u de bovenstaande stappen hebt uitgevoerd, dan kunt u de berichten nogmaals verdelen over de administraties.
Ga hiervoor naar Document > Stamgegevens systeem > Dagboekberichten (systeem). Kies hier Document > Berichten ophalen om de berichten opnieuw op te halen.
Kies Document > Administratiecodes bijwerken in het venster Dagboekberichten (systeem). Als de kolom Administratiecode nu inderdaad is ingevoerd, dan kunt u alsnog de berichten aan de administraties toewijzen met Document > Berichten verdelen over administraties.
Controleer uw administratie-instellingen met Opties > Instellingen > Administratie > Financieel. De volgende instellingen moeten in ieder geval zijn ingevoerd:
Onder Financieel II:
- Grb.rek crediteuren
- Grb.rek debiteuren
- btw-code (niet-btw-plichtigen markeren de optie btw niet importeren)
Onder AutoInvoice:
- Inkoopfacturen. Dit is het dagboek waarin de verwerkte inkoopfacturen terechtkomen.
Om geen e-facturen meer te ontvangen van Visma of/en van andere leveranciers, dient u in de beheeromgeving van AutoInvoice, het ontvangen van e-facturen uit te schakelen.
Om dit te doen dient u in te loggen met beheerdersrechten van Autoinvoice.
- Log in met de oude beheerder bij AutoInvoice. Via deze link komt u direct in het venster Gebruikers. Anders kiest u Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers.
- Kies Gebruiker toevoegen en markeer de rol Admin.
- Als de gebruiker al bestaat, dan selecteert u de gebruiker door Bewerk te kiezen en wijzigt u de rol User in Admin.
- Log vervolgens in met de nieuwe beheerder en trek de rol van de huidige beheerder eventueel in.
Wilt u bijlagen samenvoegen of een bijlage die uit meerdere documenten bestaat niet laten splitsten, dan moet u in het onderwerp van de mail waarmee u de bijlage naar de scanservice verstuurt, enkel de volgende tekens plaatsen:
#PD
Dus geen spaties en andere omschrijvingen in het onderwerp van de mail die u naar de scanservice stuurt.
Deze functie is bijvoorbeeld handig voor declaraties maar ook voor pakbonnen en andere zaken die u achter de factuur wilt plakken.
Wanneer u facturen naar de scanservice stuurt en het boekingsvoorstel meerdere regels bevat, kan dit meerdere oorzaken hebben
- U gebruikt de Premium Scanservice en de leverancier komt voor op de lijst leveranciers die worden uitgesplitst.
- U heeft naast een pdf ook een UBL bijlage gestuurd van de factuur naar de scanservice. In die UBL zijn meerdere regels opgenomen. Vaak de artikelregels. De scanservice geeft voorrang aan het herkennen van de UBL.
- Er zijn meerdere btw-tarieven in de factuur. De scanservice splitst deze altijd uit.