Voorbereiding
1. Controleer uw administratie-instellingen
De eerste stap van de voorbereiding betreft het controleren en zo nodig invoeren van een aantal administratie-instellingen.
- Open de gewenste administratie.
- Kies Opties > Instellingen > Administratie en zorg dat links Algemeen uitgeklapt staat en selecteer daaronder Bedrijf.
- Controleer rechts het KvK-nummer en voer het alsnog in, mocht het er nog niet staan.
Heeft u geen KvK-nummer of geen Nederlandse onderneming, neem dan contact op met onze support. We bekijken dan graag wat de mogelijkheden zijn. - Zorg dat in het veld Bedrijfsnaam de juiste en gewenste waarde staat. Dit zal als naam van uw bedrijfsaccount op AutoInvoice worden voorgesteld.
- Ga aan de linkerkant van het venster van Bedrijf naar Adres en zorg dat het adres, inclusief landcode is ingevoerd en voer een algemeen e-mailadres van uw bedrijf in, als dat er nog niet staat.
- Kies OK om eventuele wijzigingen te bewaren en het venster Administratie-instellingen te sluiten.
2. Onderneming aanmaken
De volgende voorbereidende stap is zorgen dat de administratie in een onderneming is ingevoerd. In een onderneming worden de boekjaren van eenzelfde administratie gegroepeerd.
Deze stap gaat als volgt:
- Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen en OK.
- Bekijk de ondernemingen (indien aanwezig) en open ze met F6 om te zien of de voor AutoInvoice aan te melden administratie al in een onderneming aanwezig is.
- Zo ja, controleer dan dat in het veld KvK-nummer hetzelfde nummer is ingevoerd als in de administratie-instellingen en voer dat zo nodig alsnog in.
- Als de administratie nog niet in een onderneming is opgenomen, kies dan Bewerken > Toevoegen om een onderneming aan te maken.
- Voer de velden Ondernemingcode en Omschr ondern in. gebruik hier geen jaartallen in. De onderneming is een verzameling boekjaren.
- Kies linksonder de knop Toevoegen en geef de gewenste administratie op in het veld Boekjaar en demarkeer het veld Blk. Merk op dat het KvK-nummer automatisch is overgenomen uit de administratie-instellingen. Zie:
7. Kies OK om de gegevens te bewaren en dit venster te sluiten.
Administratie aanmelden voor AutoInvoice
- Kies Bestand > Administraties en selecteer de gewenste administratie.
- Kies dan Document > Aanmelden voor AutoInvoice. Het eerste venster van de wizard Aanmelden voor AutoInvoice verschijnt. Als u voor het eerst een administratie aanmeldt, moet u meerdere velden invullen.
- Geef ten eerste akkoord voor de gebruikskosten. Het prijsoverzicht vindt u onderaan de pagina https://accountview.nl/autoinvoice (en niet via de link Prijsoverzicht op dit venster).
- Voer het e-mailadres in van een gebruiker die het account op AutoInvoice gaat beheren en er eventueel ook mee gaat werken. Als er voor dit e-mailadres nog geen gebruikersaccount is bij AutoInvoice, wordt dat bij deze aanmelding automatisch aangemaakt.
- Omdat het e-mailadres gecontroleerd moet worden, moet u de knop Valideren kiezen.
Er verschijnt een venster waar u op de knop E-mail sturen klikt.
Op het opgegeven e-mailadres komt dan een e-mail binnen, waarin een validatiecode staat.
Deze code geeft u op in het veld Validatiecode en dan kiest u OK. Het e-mailadres is nu gevalideerd. - Voer dan de velden Voornaam, Achternaam en Telefoon in.
- Het veld Activeringse-mail ontvangen moet u niet markeren. De reden is dat we in dit stappenplan de snelste en eenvoudigste manier kiezen om aan te melden. De stappen zijn hier verder op gebaseerd.
- U moet tot slot een wachtwoord invoeren. U kunt het later nodig hebben als u met het e-mailadres op uw bedrijfsaccount wil inloggen op: https://autoinvoice.visma.com/. Dit wordt verder in een video over het gebruikersbeheer behandeld die u hier kunt vinden.
De eisen voor het wachtwoord zijn minimaal 8 tekens, 1 hoofdletter, 1 kleine letter, 1 numeriek teken en 1 speciaal teken.
Als u al eerder een administratie heeft aangemeld, dan ziet het eerste venster van de wizard Aanmelden voor AutoInvoice er zo uit:
U ziet dat u dan alleen een e-mailadres hoeft op te geven en te valideren. Als u ook met AutoInvoice moet gaan werken voor deze administratie, voer dan het e-mailadres in van uw gebruikersaccount op AutoInvoice. Voor de rest van dit stappenplan is er dus geen verschil of dit de eerste aanmelding is van een administratie voor AutoInvoice, of dat u dat al eerder heeft gedaan. - Kies de knop Volgende om in het volgende venster van de aanmeldwizard te komen.
De bij de voorbereiding in de administratie-instellingen ingevoerde gegevens, zijn hier overgenomen. Mocht er nog iets ontbreken, dan kunt u het hier alsnog opgeven. Het e-mailadres dat hier is ingevoerd, is voor de aanmeldingsprocedure verder niet van belang en wordt als bedrijfsmailadres bij de bedrijfsaccount opgeslagen. - Als u inkoopfacturen via de aan te maken AutoInvoice-account wil gaan ontvangen, markeer dan het veld Ook registreren voor het ontvangen van facturen. Kies dan de knop Volgende.
- In het venster dat dan verschijnt kunt u IBAN-nummers die gevonden zijn in de bankdagboeken van deze administratie gaan registreren op AutoInvoice. Dit kan handig zijn als u vanuit AccountView verkoopfacturen via AutoInvoice gaat versturen. Dit is dus niet verplicht.
Kies eventueel de knop Toevoegen voor de IBAN-nummers waarvoor u dat wilt doen.
Kies de knop Voltooien. - Als er geen bijzonderheden zijn, verschijnt een melding als deze:
- Daarna kiest u OK, de administratie en gebruiker zijn nu aangemeld voor AutoInvoice.
Bedrijfsaccount verifiëren
De aangemaakte bedrijfsaccount moet vanwege wetgeving nog geverifieerd worden. Het betekent hier dat een tekenbevoegde of gevolmachtigde van het bedrijf moet tekenen voor de aanmelding van de administratie voor AutoInvoice. Dit tekenen verloopt digitaal, waarbij via iDIN eerst persoonsgegevens van de ondertekenaar worden vastgesteld. De tekenbevoegde of gevolmachtigde heeft hiervoor een persoonlijke bankrekening nodig die iDIN ondersteunt. Dat zijn: ABN AMRO, ASN Bank, Bunq, ING, Rabobank, RegioBank of SNS.
Het gaat als volgt:- Open de administratie.
- Open het venster AutoInvoice (in AccountView versies ouder dan versie 2025 heet het venster Visma.net AutoInvoice). Openen kan op twee manieren:
Via Document > Stamgegevens administratie, selecteer dan AutoInvoice (of Visma.net AutoInvoice) en kies OK.
Of u kiest in het navigatievenster de Groep Visma-diensten en klik dan op AutoInvoice. - De volgende tekst zal getoond worden:
Voer het gewenste e-mailadres in. Dit kan hetzelfde adres zijn dat zojuist bij de aanmelding ook is opgegeven, maar mag ook een ander adres zijn.
Kies dan de knop Verzenden. - De tekst in het venster verandert dan naar deze melding:
- Sluit vervolgens het venster AutoInvoice.
- Op het opgegeven e-mailadres komt nu een e-mail binnen die er zo uit ziet:
Dit gaat uiteraard over het document waarmee getekend gaat worden voor de aanmelding. Maventa is de maker van AutoInvoice en onderdeel van de Visma groep. - Volg de instructies uit de e-mail. U moet een eenmalig password op het klembord zetten en dan de knop Continue to invitation kiezen.
- In het volgende venster van Visma Sign geeft u het password op en kunt u vervolgens de knop Open document kiezen om het document te openen, dat u gaat ondertekenen.
- In het volgende venster kunt u eventueel kiezen voor Download document en vervolgens de knop Proceed to authentication. Dit betekent dat uw identiteit vastgesteld gaat worden, voordat u verder kan.
- In het volgende venster kunt u onder Select authentication method naar beneden scrollen en onderaan kiezen voor iDIN.
Vervolgens kiest u uw bank waar u een persoonlijke rekening heeft. - De volgende stap kan per bank anders zijn.
Bij de ING verschijnt een QR-code, die u kunt scannen met uw bankapp.
Visma Solutions is de partij die het digitaal ondertekenen van het document faciliteert.
In uw bankapp worden persoonsgegevens verzameld om door te sturen naar Visma.
Bevestig de actie in uw bankapp. - Nu uw identiteit is vastgesteld komt u terug in het venster waar u daadwerkelijk gaat ondertekenen.
- Kies een zogenaamde representation role: namens uzelf of namens een organisatie. In het laatste geval vermeldt u ook de naam van de organisatie.
- Vervolgens kunt u de groene knop Sign document kiezen.
- Hierna krijgt u het volgende venster ter bevestiging dat de ondertekening gelukt is:
- Let op: Kies de knop Close the signing process. Anders is het proces niet voltooid en moet u het opnieuw doorlopen.
Op het e-mailadres van de ondertekenaar komt dan een e-mail binnen die bevestigt dat het document ondertekend is.
Op het e-mailadres van de aanmelder van de account komt ook een e-mail binnen die bevestigt dat de verificatie compleet is. Zo is die ook op de hoogte van het feit dat het bedrijfsaccount is geverifieerd. - Open in AccountView het venster AutoInvoice. Deze toont nu het volgende:
Als u AutoInvoice alleen wilt benutten om verkoopfacturen te versturen, dan is de aanmelding nu volledig voltooid.
Wenst u meer gebruikers toe te voegen, die moeten werken met de koppeling tussen AutoInvoice en AccountView?
Kijk dan onze video over Gebruikersbeheer AutoInvoice.
Als u AutoInvoice wilt gebruiken om inkoopfacturen te verwerken, ga dan verder met het volgende onderdeel.
Aanmelden voor de Scanservice en het Peppol-netwerk
Als u aanmeldt voor de Scanservice kunt u inkoopfacturen gaan mailen naar <uw kvk-nr>@autoinvoice.nl, die de Scanservice zal verwerken en doorsturen naar uw bedrijfsaccount op AutoInvoice. Met de aanmelding op Peppol zorgt u ervoor dat u e-facturen kan ontvangen die leveranciers u sturen, die niet zijn aangesloten bij AutoInvoice, maar wel bij een provider die net als AutoInvoice is aangesloten bij het gemeenschappelijke Peppol-netwerk.
Dit gaat als volgt:
- Open de administratie en vervolgens het venster AutoInvoice.
- Kies boven in het horizontale menu voor Instellingen en vervolgens links voor Factuurinstellingen en daaronder Facturen ontvangen. U ziet dan deze instellingen:
- De aanmelding voor het Peppol-netwerk doet u door in de juiste regel op de schakelaar te klikken, die nu nog grijs is en vervolgens In behandeling zal tonen. Als u het venster AutoInvoice sluit en heropent, zal vervolgens Ingeschakeld worden getoond.
- Voor de Scanservice moet u in de juiste regel op het pijltje rechts klikken, waarna er een knop Inschakelen verschijnt.
- Kies deze, het kan even duren en uiteindelijk volgt de melding: Scan-netwerk is succesvol ingeschakeld.
In het horizontale menu boven ziet u ook de keuzes Inkomende facturen en Uitgaande facturen. Als er facturen binnenkomen en/of uitgaan via deze bedrijfsaccount op AutoInvoice, dan ziet u die hier. U heeft hier vanuit AccountView dus zicht op wat er op uw bedrijfsaccount aan facturen aanwezig is. Dat betekent niet automatisch dat de inkoopfacturen in uw administratie aanwezig zijn. U moet deze daarvoor ophalen in het venster Concept-boekingen. In de versies ouder dan AccountView 2025 heet het venster Boekingsvoorstellen.