Choose language

1. Stappenplan BTW-wijziging percentage - Inleiding

In dit artikel en bijbehorend stappenplan vindt u de informatie om correct om te gaan met een generieke wijziging van een btw-percentage. In onze module- en productspecifieke informatie veronderstellen we dat het moment van leveren bepalend is. Mocht bij u de factuurdatum bepalend zijn, dan is de werkwijze eenvoudiger en spreekt die meestal voor zich. 

1.1 Voor welke transacties geldt dit nieuwe BTW-tarief?

In onze module- en productspecifieke informatie veronderstellen we dat het moment van leveren bepalend is. Mocht bij u de factuurdatum bepalend zijn, dan is de werkwijze eenvoudiger en spreekt die meestal voor zich. Zo bent u dus in beide gevallen goed geïnformeerd over hoe u in AccountView moet handelen.

1.2 Nieuwe BTW-codes toevoegen

Op een bepaald moment zult u facturen met het nieuwe btw-tarief ontvangen, en eventueel versturen. Om die in AccountView correct te verwerken, hebt u btw-codes nodig met dat percentage. De eerste stap is dat u dergelijke btw-codes aanmaakt. Zodra u dat hebt gedaan, kunt u deze facturen boeken en zullen ze in de btw-aangifte worden meegenomen.

Als u veel administraties onderhoudt, kan het veel tijd kosten om de nieuwe btw-codes toe te voegen. Dit proces kunt u versnellen met de modules Centraal stambestand en Accountants Toolkit. Beschikt u nog niet over deze modules? Neem contact op met uw AccountView-leverancier als u hierin bent geïnteresseerd.

Let op: Wij raden af om de percentages van bestaande btw-codes aan te passen. Dit wordt, om onderstaande redenen, niet ondersteund:

Als u het percentage zou wijzigen:

  1. Kan het berekende btw-bedrag in bestaande boekingen ongewenst wijzigen.
  2. Kunt u moeilijker aansluiting maken omdat een btw-code de ene keer oud % is en de andere keer nieuw %.
  3. Kunt u het rapport Controle ingevoerde btw niet langer gebruiken.

U hebt nieuwe btw-codes nodig om het nieuwe tarief toe te passen. U moet die dus aanmaken en daarmee kunt u eventueel direct al beginnen. U moet in ieder geval een nieuwe btw-code aanmaken voor uw inkopen en mogelijk ook een voor uw verkopen. 

Bij het aanmaken van een nieuwe btw-code moet u een grootboekrekening invoeren. Stem eerst af met uw accountant welke rekeningen u voor de nieuwe btw-codes moet gebruiken. Als u nieuwe rekeningen wilt gebruiken, dan moet u die eerst toevoegen voordat u begint met het aanmaken van de nieuwe btw-codes.

Hieronder leest u hoe u een nieuwe btw-code aanmaakt:

  1. Ga naar Document > Stamgegevens administratie > btw-codes.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen.
  3. Voer een nieuwe btw-code in.
  4. Voer een nieuwe omschrijving in Omschr btw-code in. Voor de btw-code voor inkopen wordt dat bijvoorbeeld "btw te vorderen laag %" en voor die voor verkopen "btw af te dragen laag %".
  5. Voer bij Rekeningnummer het grootboekrekeningnummer in dat u met uw accountant hebt afgesproken.
  6. Voer in het veld Percentage de waarde nieuw in.
  7. Selecteer voor de btw-code voor inkopen Binnenlandse aankoop bij Type en voor de btw-code voor verkopen selecteert u daar Binnenlandse verkoop.
  8. Ga naar de tab Rekenwijze en selecteer Over basisbedrag in btw-rekenwijze.
  9. Voer 5B in als Rubriekcode voor de btw-code voor inkopen en 1B voor de btw-code voor verkopen.

Nadat deze btw-codes zijn aangemaakt, kunt u transacties met een btw-tarief van 9% invoeren.

Tip 1: Controleer of u ook een btw-code van het type Verlegd nodig hebt.

Tip 2: Als u beschikt over de module Wijzigen sleutelvelden, dan kunt u ervoor zorgen dat u met dezelfde btw-codes kunt blijven werken. Voordat u een nieuwe btw-code aanmaakt, wijzigt u de oude code van bijvoorbeeld 4 in 40 (of een andere code die nog niet bestaat). Hierna maakt u een nieuwe btw-code 4 aan volgens bovenstaande aanwijzingen.

U zult nog wel de oude btw-codes moeten vervangen in de administratie-instellingen en de stamgegevens (zie de volgende stap 2).

Beschikt u niet over de module Wijzigen sleutelvelden en bent u geïnteresseerd in deze functionaliteit, neem dan contact op met uw AccountView-leverancier.

Tip 3: Als u beschikt over de module Accountants Toolkit, dan kunt u deze nieuwe btw-codes en grootboekrekeningen in één centrale administratie aanmaken. Deze administratie kunt u gebruiken als referentie-administratie, waarna u in de andere administraties eenvoudig de nieuwe stamgegevens uit de referentie-administratie kunt overnemen.

De module Centraal stambestand biedt een vergelijkbare methode. Pas die alleen toe als u hiermee ervaring hebt en/of in overleg met uw AccountView-leverancier.

1.3 Oude btw-codes in de stamgegevens vervangen door nieuwe

Na verloop van tijd zal het merendeel van de facturen voor prestaties die onder het lage tarief vallen een btw-tarief van nieuw % hebben. Dan is het handig als in AccountView bij het aanmaken van een dergelijke transactie een btw-code van nieuw % wordt voorgesteld in plaats van een btw-code met tarief oud %.

Hiervoor moeten in een aantal stamgegevens (bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen, artikelen) de btw-codes met een tarief van 6% worden vervangen door de btw-codes met een tarief van nieuw %. U bepaalt zelf op welk moment u deze wijziging het beste kunt doorvoeren. Als u met een boekjaar werkt dat gelijk op loopt met het kalenderjaar, dan ligt het wellicht voor de hand om deze actie uit te voeren direct na het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Vraag als u twijfelt advies aan uw accountant en/of AccountView-leverancier.

Hiermee zorgt u ervoor dat AccountView bij het invoeren van een bepaalde transactie een btw-code met een tarief van 9% voorstelt, waar eerder een btw-code van 6% werd voorgesteld (bijvoorbeeld omdat u bij deze crediteur een btw-code laag hebt vastgelegd).

U moet het moment waarop u deze stap doet zelf kiezen. Het ligt voor de hand dat u een moment kiest waarop het aantal facturen met het nieuwe tarief groter is dan het aantal facturen met het oude tarief. Als uw boekjaar gelijk op loopt met uw kalenderjaar, dan ligt het wellicht voor de hand om dit meteen te doen na het aanmaken van het nieuwe boekjaar.

Hiervoor gebruikt u de menu-optie Document > btw-codes vervangen in het venster btw-codes. Daarmee vervangt u in alle relevante stamgegevens en administratie-instellingen de oude btw-code door de nieuwe code. Dat zijn onder andere de stamgegevens van grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, maar ook die van artikelen (belangrijk als u de module Facturering I gebruikt).

Mocht u eerder al handmatig btw-codes in bepaalde stamgegevens hebben vervangen, dan is dat geen probleem. Bij het uitvoeren van deze menu-optie blijven de al gewijzigde btw-codes staan.

U moet bij het uitvoeren van de menu-optie invoeren welke oude btw-code door welke nieuwe btw-code moet worden vervangen. Om deze menu-optie goed uit te voeren, adviseren we de volgende stappen:

Zorg ervoor dat u goed nadenkt over het moment waarop u deze stappen gaat uitvoeren

  1. Schrijf voor uzelf op welke oude btw-code door welke nieuwe moet worden vervangen.
  2. Maak voor de zekerheid een backup van de administratie.
  3. Kies Document > Stamgegevens administratie > btw-codes.
  4. Selecteer de btw-code die u wilt vervangen.
  5. Kies Document > btw-codes vervangen en voer bij vervangen door de nieuwe, vervangende code in.
  6. Herhaal de stappen 5 en 6 voor elke btw-code die u moet vervangen.

Hierna zal AccountView een btw-code met 9% voorstellen, waar eerder op basis van de gebruikte stamgegevens een btw-code met 6% werd voorgesteld. Het gaat hier alleen om een voorstel, dus u kunt in de boeking de btw-code altijd nog wijzigen als dat nodig is.

Beschikt u over de module Centraal stambestand, let dan op het volgende wanneer u de btw-codes vervangt. De opdracht Document > btw-codes vervangen genereert geen berichten. Dat betekent dat u deze moet uitvoeren in iedere administratie waarin u de btw-codes wilt vervangen.

1.4 Module- en productspecifieke informatie

Eerst een algemene aanwijzing over layouts: als u over een of meer van de modules Facturering I, Inkoop I, Verkooporders, Goederenuitgifte, Baliefacturering of Aanmaningen beschikt, dan gebruikt u layouts. Controleer in elk van uw layouts of daarin het oude btw-percentage van 6% staat en vervang het dan op het meest geschikte moment.

Wij adviseren u om tijdig uw AccountView-leverancier in te schakelen bij een complexere inrichting, of als u meerdere layouts moet wijzigen of daarin extra velden met berekeningen of formules gebruikt. Uw AccountView-leverancier heeft ruime ervaring met het aanmaken en ontwerpen van layouts. Ook als u tijdelijk layouts nodig hebt met zowel 6% als 9%, is ons advies om uw AccountView-leverancier in te schakelen.

Hetzelfde geldt voor koppelingen met AccountView: vaak is dan de AccountView-leverancier de partij die een dergelijke koppeling ondersteunt. Dus vraag in dat geval diens advies als hier het lage btw-tarief in het geding is.

2. Aandachtspunten btw-wijziging bij de module Facturering

Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Facturering I. Wanneer u niet over deze module beschikt of als u niet factureert met het lage btw-tarief, dan kunt u deze supportnote overslaan.

2.1 BTW-codes in verkoopfacturen

Als u een verkoopfactuur aanmaakt, dan stelt AccountView per verkoopfactuurregel een btw-code voor, op basis van de btw-code die op dat moment in de stamgegevens van de debiteur of het ingevoerde artikel is vastgelegd. Als zowel in de stamgegevens van de debiteur als in die van het artikel een btw-code is vastgelegd, dan wordt die van de debiteur toegepast. Houd hier dus rekening mee wanneer u de oude btw-code voor het lage tarief vervangt door een nieuwe btw-code. Vanaf dat moment zal namelijk bij het aanmaken van een verkoopfactuur de nieuwe btw-code worden voorgesteld. U kunt altijd nog de voorgestelde btw-code handmatig wijzigen. Raadpleeg uw accountant en/of de Belastingdienst als u twijfelt over de btw-codes en de percentages die u in bepaalde situaties moet toepassen.

2.2 Wijzigingen in de stamgegevens van artikelen

Als u in het stappenplan de menu-optie Document > BTW-codes vervangen toepast, dan zullen de btw-codes voor het lage tarief in de stamgegevens van artikelen automatisch worden vervangen door btw-codes met het nieuwe tarief.
Verder kan de verkoopprijs inclusief btw zijn opgegeven. Controleer op de tab Verkoop van het venster Stamgegevens artikel of het veld Verkoopprijs inclusief BTW is gemarkeerd. Zo ja, beslis dan of u de verkoopprijs die in dit venster is opgegeven, wilt wijzigen of niet.

2.3 Stamgegevens van artikelgroepen aanpassen

Met een Team- of Business-uitvoering van AccountView kunt u in het venster Stamgegevens artikelgroep op de tab Verkoopsplitsing per btw-code de grootboekrekeningen selecteren waarop moet worden doorgeboekt. Meestal wordt dit gebruikt om omzet buitenland op een andere grootboekrekening te boeken dan omzet binnenland; in dat geval zal er hier geen btw-code met oud % zijn ingevoerd en is hier geen aanpassing nodig. Mochten er op deze tab bij u wel btw-codes met oud % staan, voeg dan handmatig een regel toe voor de nieuwe btw-code met nieuw %.

3. Aandachtspunten voor de wijziging van het BTW-percentage bij inkoop

Wanneer het BTW-percentage wijzigt, dient u de volgende stappen te doorlopen voor het inkoopproces

3.1 Aandachtspunten btw-wijziging bij de module Inkoop

Als u een inkoopfactuur verwerkt, dan bepaalt u de btw-codes altijd aan de hand van de btw-percentages die de leverancier u in rekening heeft gebracht. U kunt zowel in het venster Inkooporder als in het venster Inkoopfactuur zo nodig de btw-codes per regel aanpassen.

Kies bewust en zorgvuldig het moment waarop u de btw-code in de stamgegevens van crediteuren en/of artikelen wijzigt (zie ook stappenplan BTW-wijziging percentage en Aandachtspunten btw-verhoging bij de module Facturering I). Deze btw-codes bepalen immers de btw-codes die in inkooporderregels en inkoopfactuurregels worden voorgesteld.

3.2 Aandachtspunten btw-wijziging bij inkoopfacturen in dagboekberichten

Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor het verwerken van inkoopfacturen via dagboekberichten. Dit doet u bijvoorbeeld voor EDI-Circle-facturen.

Het juiste btw-bedrag bij een inkoopfactuur

Het juiste btw-bedrag wordt bij een inkoopfactuur altijd bepaald aan de hand van het ingelezen btw-bedrag (of de btw-bedragen) op de inkoopfactuur. Dit bepaalt bij verdere verwerking in AccountView het te vorderen btw-bedrag. En staat los van de btw-code die AccountView bij de boeking gebruikt. De btw-code bepaalt wel de btw-aangifterubriek waaronder dit bedrag zal worden aangegeven, maar op dit vlak verandert er niets. De nieuwe btw-code voor 9% te vorderen zal immers dezelfde btw-aangifterubriek bevatten als de btw-code voor 6% te vorderen, namelijk 5B.

Dus als u zorgt dat de toegepaste btw-code de juiste aangifterubriek bevat, dan zullen de inkoopfacturen die langs deze weg in administratie worden geboekt op de juiste manier in uw btw-aangifte worden meegenomen. Het maakt voor de btw-aangifte dus niet uit of u een btw-code voor het 6%-tarief of het 9%-tarief bij de transactie toepast. Er kunnen wel andere redenen zijn dat u het liefst een btw-code in de transactie heeft staan met een btw-percentage dat overeenkomt met het btw-percentage van de factuur. Lees hiervoor de volgende paragraaf.

Bepalen van de btw-code bij een inkoopfactuur

Om controleredenen vindt u het wellicht belangrijk dat inkoopfacturen zo veel mogelijk worden geboekt met een btw-code waarvan het percentage overeenkomt met het percentage dat op de inkoopfactuur wordt toegepast. Dat kan handig zijn bij controles vanuit het venster Journaal,. Dan is het volgende relevant.

Bij het importeren van dagboekberichten wordt normaal gesproken de btw-code toegepast die vastligt in het venster Administratie-instellingen - Financieel (Financieel II) onder Dagboekberichten importeren. Als er echter eerder aangemaakte dagboekberichtkoppelingen zijn die van toepassing zijn op een ingelezen factuur, dan gaan die voor op de administratie-instelling.

Als er een btw-code voor het lage tarief in de administratie-instellingen is opgenomen, dan kunt u deze op een goedgekozen moment omwisselen tegen een btw-code met het 9%-tarief. Dagboekberichtkoppelingen met een btw-code voor het lage tarief worden aangepast zodra u voor deze btw-code de opdracht Document > btw-codes vervangen uitvoert.

4. Aandachtspunten btw-verhoging bij de module Verkooporders

Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Verkooporders. Wanneer u niet over deze module beschikt of als u niet factureert met het lage btw-tarief, dan kunt u deze supportnote overslaan.

4.1 Btw-codes in verkooporders

Als u een verkooporder aanmaakt, dan stelt AccountView per verkooporderregel een btw-code voor, op basis van de btw-code die op dat moment in de stamgegevens van de debiteur of het ingevoerd artikel is vastgelegd (zie ook: Aandachtspunten btw-verhoging bij de module Facturering I). Als zowel in de stamgegevens van de debiteur als in die van het artikel een btw-code is vastgelegd, dan wordt die van de debiteur toegepast. Houd hier dus rekening mee wanneer u de oude btw-code voor het lage tarief vervangt door een nieuwe btw-code. Vanaf dat moment zal namelijk bij het aanmaken van een verkooporder de nieuwe btw-code worden voorgesteld. U kunt altijd nog de voorgestelde btw-code handmatig wijzigen. Als u dus verkooporders hebt waarin nog btw-codes met het 6%-tarief zijn opgenomen, terwijl u inmiddels weet dat de levering van dergelijke orderregels op 1 januari 2019 of later zal plaatsvinden, dan kunt u voor dergelijke regels handmatig en per stuk de btw-code met het 6%-tarief vervangen door de btw-code met het 9%-tarief.

Als u een verkoopfactuur genereert vanuit het venster Verkooporders, dan zullen daarin de btw-codes worden overgenomen die in de verkooporder staan. Maakt u handmatig een verkoopfactuur aan, dan zullen de btw-codes worden voorgesteld op basis van btw-codes in de stamgegevens van de debiteur of de artikelen. Ook in het venster Verkoopfactuur kunt u altijd nog per factuurregel de voorgestelde btw-code aanpassen.
Raadpleeg uw accountant en/of de Belastingdienst als u twijfelt over de btw-codes en de percentages die u in bepaalde situaties moet toepassen.

4.2 Deelleveringen

Een aandachtspunt zijn verkooporderregels die u in delen uitlevert, deels voor en deels na 1 januari 2019. Voor een definitief advies over hoe u de btw correct kunt verwerken, kunt u het beste contact opnemen met uw accountant, maar aan de hand van een voorbeeld willen we de mogelijkheden schetsen waarop u hiermee in AccountView kunt omgaan.

Stel dat u in een verkooporder 1 regel hebt met 10 stuks, en dat u 6 stuks vóór 1 januari 2019 levert en de resterende 4 stuks na 1 januari 2019. Als u hiervoor één verkoopfactuur maakt en daarin 10 stuks in 1 regel factureert, welk tarief moet u dan toepassen? Immers, de 6 stuks moeten eigenlijk met 6% worden belast en de 4 stuks met 9%.

U hebt de volgende mogelijkheden: 

  1. U voorkomt de situatie. Als u dit ziet aankomen, dan maakt u een extra orderregel aan, zodanig dat u een orderregel voor 6 stuks besteld en te leveren hebt en een orderregel voor 4 stuks besteld en te leveren. 
  2. Als u echter de 6 stuks al hebt geleverd en u oorspronkelijk 10 stuks in 1 regel had besteld, dan lukt het niet meer om het aantal besteld van 10 aan te passen; AccountView zal op die regel ook 10 stuks willen leveren. U kunt dit oplossen door in de verkooporderregel Bewerken > Verkooporderregel > Regel wijzigen (Ctrl+F6) te kiezen en een aantal van 4 geannuleerd in te voeren. Vervolgens maakt u een nieuwe regel aan voor de resterende 4 stuks.
  3. Nadat de 6 stuks zijn geleverd, maakt u hiervoor direct een verkoopfactuur aan, dus voordat de 4 stuks worden geleverd. Als later de 4 stuks zijn geleverd, kunt u in de verkooporderregel de btw-code wijzigen in de nieuwe btw-code en dan de verkoopfactuur genereren. 
  4. Als alle tien stuks al zijn geleverd maar nog niet zijn gefactureerd, dan hebt u nog twee mogelijkheden om toch de transactie met twee tarieven door te boeken:
    1. U kiest Bewerken > Verkooporderregel > Regel wijzigen (Ctrl+F6) in de verkooporderregel en wijzigt het Aantal te factureren in 6. Als u nu een verkoopfactuur genereert, worden 6 stuks in rekening gebracht. U verwerkt deze 6 tegen het oude tarief. Vervolgens kan in de verkooporder de btw-code worden gewijzigd in de btw-code met het nieuwe tarief en kan een verkoopfactuur voor 4 stuks worden gegenereerd.
    2. U kiest Document  > Verkoopfacturen genereren en markeert Leveringen splitsen van compleet geleverde orders. Deze mogelijkheid kunt u alleen benutten als de order volledig is uitgeleverd. U moet vervolgens in de aangemaakte verkoopfactuur per regel de juiste btw-code bepalen.