2. Inzicht in uw cijfers met Verslaglegging
Wilt u het huidig jaar vergelijken met het vorig jaar? Of wilt u zelf rapportages maken? In AccountView Team en Business beschikt u over het venster Verslaglegging waarmee u een overzicht van uw financiële gegevens kunt opvragen en cijfers kunt groeperen en vergelijken. In deze supportnote vindt u de informatie die u nodig hebt om verslaglegging te gebruiken.
2.1 Instellingen
In de instellingen bepaalt u onder meer hoe de grootboekrekeningen worden ingedeeld en welke tussentotalen u wilt zien. U opent de instellingen via Bewerken > Instellingen verslaglegging of door te klikken op het 'tandwieltje'.
Kiest u Eerste aantal tekens bij Indeling, dan verdicht AccountView de grootboekrekeningen op basis van het eerste aantal tekens van het rekeningnummer. Als u hier de waarde 1 invoert, dan groepeert u alle rekeningnummers die beginnen met 0, alle rekeningen die beginnen met 1, enzovoort. Op de tab Selectie geeft u de perioden en kostenplaatsen op waarvan u de cijfers wilt zien. Met de module Budgettering II kiest u hier het budget en kunt u eventueel selecteren op budgethouder.
Daarnaast kunt u de cijfers groeperen op bijvoorbeeld het aantal perioden. Met de optie Horizontaal toont AccountView de gekozen groepering van links naar rechts in plaats van boven naar beneden.
De Verlies- & winstrekening horizontaal per periode uitgesplitst. Klik op de afbeelding.
Tip: Hebt u meer informatie dan er op uw scherm past? Met de optie Beeld > 1e twee kolommen vastzetten blijven de kolommen Rekening en Omschrijving in beeld wanneer u naar rechts scrollt.
2.2 Weergaven
U hebt in verslaglegging minstens vijf weergaven. Het aantal weergaven dat u hier ziet, hangt af van uw modulesamenstelling. Met de modules Budgettering, Controllers Desk, Uitwerken kolommenbalans en/of Multi-Year Financials hebt u keuze uit meer weergaven.
Met de weergave Werkelijk hj - vj vergelijkt u de cijfers van het huidige jaar met die van het voorgaande boekjaar
2.4 Gegevens afdrukken of kopiëren naar Excel
Als u de gegevens wilt afdrukken naar een rapport, dan kiest u Rapporten > Verslaglegging. Hiermee drukt u de gegevens af zoals u deze ook in beeld ziet (WYSIWYG). Eventueel kunt u hier de instellingen en de opmaak van het rapport aanpassen.
Wilt u de de gegevens liever verder bewerken in Excel? Kies dan Bewerken > Tabel kopiëren. AccountView kopieert de gegevens naar het klembord en vervolgens plakt u de gegevens in Excel.
2.5 Uw rekeningen naar eigen inzicht rubriceren met verslagmodellen
Met een verslagmodel kunt u uw rekeningen naar eigen inzicht rubriceren. Met telrubrieken voegt u rubrieken samen tot subtotalen en deze subtotalen kunt u ook laten optellen tot een eindtotaal. Lees meer over verslagmodellen aanmaken.
2.6 Direct uw budgetten aanpassen vanuit Verslaglegging
De budgetteringsmodules zijn volledig geïntegreerd met het venster Verslaglegging. Met weergaven vergelijkt u gemakkelijk uw werkelijke cijfers met wat u hebt gebudgetteerd. Beschikt u ook over de modules Budgettering II en Controllers Desk, dan kunt u rechtstreeks vanuit Verslaglegging uw budget aanpassen met Document > Budget wijzigen.
2.7 Doorzoomen naar onderliggende boekingen
Wilt u de onderliggende boekingen inzien? Met de modules Controllers Desk of Uitwerken kolommenbalans vraagt u vanuit Verslaglegging eenvoudig de grootboekkaart op met Zoeken > Grootboekkaart. En als u beschikt over Multi-Year Financials hebt u ook de optie Zoeken > Grootboekkaart vorig jaar.
Snel een verschil onderzoeken met grootboekkaarten. Klik op de afbeelding.
2.8 Uitsplitsen van cijfers op meerdere kenmerken
Boekt u op kostenplaatsen en/of kostensoorten? Met Uitwerken kolommenbalans of Controllers Desk kiest u zelf op welke financiële dimensie u wilt groeperen. Zo kunt u bijvoorbeeld eerst groeperen op kostenplaats en daarna op periode. Zie ook Financiële projectrapportage in uw venster Verslaglegging.
Een kostenoverzicht uitgesplitst per kostenplaats.
3. Verslagmodellen aanmaken
Met verslagmodellen kunt u het grootboek naar eigen inzicht rubriceren. In telrubrieken voegt u de rubrieken samen tot subtotalen en deze subtotalen kunt u weer laten optellen tot een eindtotaal.
Tip: In de voorbeeldadministraties Your Garden Products en Your Advice vindt u een aantal verslagmodellen die u kunt gebruiken als voorbeeld voor uw eigen verslagmodellen.
3.1 Rubrieken
Allereerst maakt u rubrieken aan waarin u grootboekrekeningen samenvoegt. Open het venster Rubrieken met Document > Stamgegevens administratie > Rubrieken en kies Bewerken > Toevoegen om een nieuwe rubriek aan te maken.
U kunt een rubriek aanmaken op basis van een bereik van rekeningnummers. Heeft uw rubriek geen opeenvolgende rekeningnummers? Op de tab Gekoppelde rekeningen kunt u ook losse rekeningen toevoegen.
Tip: Markeer de rekeningen met de spatiebalk om ze in één keer toe te voegen.
3.2 Verslagmodel aanmaken
Nu kunt u de rubrieken toevoegen aan een verslagmodel met Document > Stamgegevens administratie > Verslagmodellen.
Op de tab Indeling richt u daadwerkelijk het verslagmodel in. Kies Toevoegen om een nieuwe regel toe te voegen. Vraag met F4 de lijst met rubrieken op en selecteer de gewenste rubriek. In Telkolom 1 geeft u de telrubriek op waaraan u de rubriek wilt toevoegen. Een telrubriek begint altijd met een hekje (#).
In bovenstaand voorbeeld ziet u twee rubrieken, KN00001 en KN00002, die zijn opgenomen in telrubriek #HSV. Wanneer u telrubriek #HSV gebruikt in de kolom Rubriek, dan berekent AccountView het subtotaal op basis van alle (bovenstaande) rubrieken waaraan #HSV is gekoppeld.
Let op: AccountView neemt alleen de regels erboven mee in het subtotaal. Als u telrubriek #HSV later nog een keer opneemt in Telkolom 1 dan wordt deze niet meegenomen in het subtotaal.
Hierboven ziet u hoe de telrubrieken #HSV en #OV worden samengevoegd tot een nieuwe telrubriek #TOT. Zo berekent u het totaal op basis van de verschillende subtotalen.
Tip: Met Document > Verslagmodel overnemen neemt u een verslagmodel over uit een andere administratie.
4. Dashboard
AccountView beschikt over het venster Dashboard. Hier vindt u een overzicht van uw financiële kerncijfers en krijgt u direct inzicht in uw administratie. In dit artikel leest u hoe de grafieken werken en wat u hiervoor in AccountView vastlegt.
Vraagt u zich af op welke cijfers de grafiek is gebaseerd? Klik op het betreffende onderdeel om in te zoomen op de onderliggende gegevens. U ziet in een subvenster de journaalregels waaruit het saldo is opgebouwd.
- Rekeningen uitsluiten van dashboardgrafieken via Bestand > Grootboek > Bewerken > Stamgegevens > Algemeen.
- Peildatum en periodebereik instellen via Bewerken > Peildatum of Bewerken > Periodebereik.
- Kopiëren van grafieken met rechtermuisknop
4.1 Kosten
Zoekt u snel een overzicht van uw grootste kostenposten? De grafiek Kosten toont de tien grootste kostenrekeningen in uw administratie. Rechts ziet u in de legenda welke rekeningen tot de top 10 behoren.
Als u de muisaanwijzer houdt op een taartpunt of legendaregel, dan verschijnt het totaal van de geboekte kosten op die rekening. Klikt u op de taartpunt (of legendaregel), dan krijgt u de grootboekkaart van bijbehorende rekening te zien.
4.2 Omzet
De taartdiagram Omzet toont de geboekte opbrengst per grootboekrekening. AccountView kijkt hiervoor naar de rekeningen die zijn gemarkeerd als Omzetrekening. Lees hier hoe AccountView de omzet berekent.
4.3 Debiteuren
De staafdiagram Debiteuren toont de tien debiteuren (of crediteuren) met de grootste omzet. Deze omzet wordt bepaald door wat er is geboekt op de omzetrekeningen.
4.4 Periodecijfers
De grafiek Periodecijfers toont per periode uw kosten, opbrengsten en het resultaat. Uw opbrengsten ziet u als een groene balk en uw kosten worden vertegenwoordigd door een rode balk. Het resultaat wordt aangegeven door een blauwe lijn.
Zoals u ziet in bovenstaand voorbeeld, kunt u het totaal opvragen door de muis op één van de staven of punten te houden. Vervolgens kunt u inzoomen op de gegevens door te klikken op één van de balken of één van de punten op de lijn. Dan krijgt u een subvenster te zien met de onderliggende mutaties.
Voor de omzet neemt AccountView het saldo van alle verlies- en winstrekeningen die als Omzetrekening zijn gemarkeerd. Lees hier hoe AccountView de omzet berekent.
De kosten worden bepaald door het saldo te nemen van al uw verlies- en winstrekeningen, met uitzondering van de omzetrekeningen. Het resultaat wordt vervolgens berekend door het verschil te nemen tussen de kosten en de omzet.
4.5 Verkoopfacturen
Wanneer u wilt weten wat het openstaand saldo is van uw debiteuren dan gebruikt u de grafiek Verkoopfacturen.
De grafiek Verkoopfacturen geeft een overzicht van de openstaande verkoopfacturen, gerangschikt naar ouderdom. De verticale as toont het totaalbedrag en langs de horizontale as leest u hoe lang de facturen zijn vervallen. Rechtsonder ziet u de peildatum die AccountView gebruikt.
Als u de muisaanwijzer op een staaf houdt, dan ziet u het totaalbedrag. Wanneer u hierop klikt, dan zoomt u in op de openstaande posten die het totaalbedrag vormen.
De peildatum kunt u desgewenst aanpassen door te klikken op Bewerken > Peildatum. Vervolgens sluit u het subvenster en kiest u Beeld > Verversen om de grafiek met de nieuwe peildatum te tonen.
Met de grafiek Liquiditeit kunt u snel zien hoeveel liquide middelen er nu en in de nabije toekomst beschikbaar zijn. Hoe worden deze cijfers precies berekend?
4.6 Liquiditeit
De grafiek laat zien hoeveel liquide middelen er beschikbaar zijn, nu en in de komende zes weken. De huidige liquiditeit wordt berekend aan de hand van kas- en banksaldi, samen met de vervallen openstaande posten. Voor de prognose worden de openstaande posten gebruikt die in de komende zes weken zullen vervallen.
Wanneer u de muis op een punt in de lijn houdt, dan ziet u de datum waarop de liquiditeit is veranderd, met welk bedrag deze is veranderd en verwachte liquiditeitspositie. In bovenstaand voorbeeld ziet u dat op 4 maart de liquiditeit met 73.297,06 zal toenemen tot 1.028.141,50.
U kunt op twee manieren inzoomen op de gegevens waarmee de liquiditeit wordt bepaald:
- Klik op het eerste punt voor een overzicht van de actuele saldi van uw kas- en bankrekeningen Het tweede punt geeft een overzicht van de momenteel vervallen openstaande posten.
- Wanneer u klikt op een volgend punt in de grafiek, dan krijgt u de openstaande post(en) te zien die op die datum vervallen en waarvan u dus verwacht dat deze dan betaald zullen worden.