1. Aansluiting tussen resultaten van financiële en projectadministratie controleren
U wilt aansluiting realiseren tussen de cijfers uit de financiële administratie en de projectadministratie. Zo hebt u volledig grip op de cijfers en hoe de projecten in financiële zin verlopen, en weet u dat u op gerapporteerde cijfers kunt vertrouwen.
In onderstaand voorbeeld nemen we als uitgangspunt dat u de bijdrage van de projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopende jaar wilt bepalen. En dat u die zowel in de financiële administratie als in de projectadministratie wilt kunnen terugvinden.
1.1 Aanpak
We beginnen bij de financiële administratie. U kiest daarvoor Bestand > Journaal. In het venster Journaal kunt u dan de selectie maken die u in de afbeelding hieronder ziet.
Als u vervolgens Rapporten > Gecombineerde balans kiest, dan is het saldo in dat rapport de bijdrage van de projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopende jaar.
NB: Als u Document > Projectresultaten overboeken gebruikt om projectboekingen op bepaalde momenten van de balans naar de verlies- en winstrekening over te boeken, dan dwingt AccountView niet af dat in de stamgegevens van de kostprijsrekeningen het veld Projectrekening is gemarkeerd. Als u graag de hier behandelde analyse wilt maken, dan adviseren we u om dat veld wel te markeren. U kunt dan namelijk toe met de selectie uit de afbeelding. Zonder deze markering is de benodigde selectie complexer.
Waar vindt u vervolgens het saldo uit het rapport terug in de projectadministratie? Als u Rapporten > Financiële overzichten kiest in het venster Projecten, dan ziet u wel het totaal van de projectkosten en -opbrengsten, en dus een resultaat, maar dit komt niet overeen met het resultaat dat u via het financiële journaal gevonden hebt. Hier zijn hier twee redenen voor:
- Het rapport Financiële overzichten omvat ook eventuele projectresultaten die vorig jaar zijn gemaakt op projecten die nu nog lopen.
- Dit rapport maakt geen onderscheid tussen projectkosten en -opbrengsten die nog op de balans staan en die al in de verlies- en winstrekening zijn opgenomen.
U vindt het bewuste saldo wel vanuit het venster Projectjournaal. Dat doet u als volgt:
- Kies Document > Stamgegevens administratie > Projectjournaal om dit venster te openen.
- Selecteer de weergave Aansluiting journaal (met Beeld > Weergaven beheren of met de keuzelijst in de werkbalk).
- Kies Beeld > Selecteren om de volgende selectie te maken: Periode (journaal) (Projectjournaal) is groter dan 0.
Hierna is het totaal van de kolom Proj.res (projectresultaat, dat is de een na laatste kolom) het bedrag waarmee de projecten bijdragen aan het bedrijfsresultaat van het huidige jaar. In de afbeelding hieronder is dat 104.392,65. Dit bedrag moet dus ook als saldo staan op het rapport Gecombineerde balans dat u eerder hebt afgedrukt vanuit het venster Journaal. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.
Hiermee hebt u de bijdrage van uw projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopende jaar zowel vanuit de financiële administratie als vanuit de projectadministratie bepaald.
1.1 Extra tips
Tot slot een aantal tips:
Met een iets andere selectie in het venster Journaal controleert u de aansluiting van het bedrag aan onderhanden werk in dat venster (financiële administratie) en het venster Projectjournaal (projectadministratie). In het venster Journaal kunt u daarvoor het eerste selectiecriterium (Periode (Journaal) is groter dan 0) weglaten. Het tweede laat u ongewijzigd, terwijl u bij het derde als rekeningtype Balans kiest. Het saldo van het rapport Gecombineerde balans moet dan overeenkomen met het totaal van de kolom Bedr OHW in het venster Projectjournaal.
Is er een verschil tussen het projectresultaat of onderhanden werk volgens de projectadministratie en volgens de financiële administratie? Maak dan met Bewerken > Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken twee draaitabellen aan die het projectresultaat of onderhanden werk uitgesplitst per project tonen. De een maakt u weer aan vanuit het financiële journaal en de ander vanuit het projectjournaal. Vergelijking van beide draaitabellen zal duidelijk maken welk project of welke projecten dit verschil veroorzaken. Hiermee kunt u wellicht de oorzaak opsporen en vervolgens tot een oplossing komen.
Er zijn ook standaardrapporten waarmee u het (financiële) projectresultaat en onderhanden werk volgens uw projectadministratie kunt laten weergeven. In het venster Projecten kunt u Rapport > Onderhanden werk > Waarde uitgesplitst naar grootboekrekening kiezen om per project het bedrag aan onderhanden werk (uitgesplitst per grootboekrekening) op te vragen. En in het venster Projectjournaal is het rapport Projectjournaalrapportage beschikbaar, waarmee u informatie per type bedrag kunt opvragen. Zie ook de onderstaande afbeelding.
Om dan het (financiële) projectresultaat getoond te krijgen dat alleen betrekking heeft op het huidige boekjaar, moet u ook eerst de selectie Periode (journaal) is groter dan 0 in het venster Projectjournaal maken.
2. Uw onderhandenwerkpositie bepalen en hoe de module Projecthiërarchie daarbij kan helpen
Sinds de wet ‘Werken aan winst’ uit 2007 worden er meer eisen gesteld aan het correct bepalen van uw onderhandenwerkpositie, die voortvloeit uit uw projectadministratie, en het tijdig nemen van winst. In dit artikel willen we een voorbeeld geven hoe u dat in AccountView kunt doen en ook laten zien hoe de module Projecthiërarchie daarbij kan helpen. Vervolgens willen we voorbeelden geven van andere situaties die met behulp van de module Projecthiërarchie zijn op te lossen. Tot slot willen we laten zien hoe u uw onderhandenwerkpositie uit uw projectadministratie kunt aansluiten op de onderhandenwerkpositie in uw financiële administratie.
2.1 Het bepalen van onderhanden werk bij een combinatie van voor- en nacalculatie
Stel dat een organisatie voor een klant zowel werkzaamheden verricht die maandelijks op basis van nacalculatie worden afgerekend (waarbij er soms een klein deel kan worden uitgesteld), als werkzaamheden verricht die na afronding op basis van een vooraf overeengekomen prijs in rekening worden gebracht.
Voor beide typen werkzaamheden worden uren geschreven; de kosten daarvan worden bij het journaliseren tegen extern tarief op de balans geboekt. Hierdoor wordt op uren automatisch al winst genomen op het moment dat ze worden gerealiseerd, zoals de wet ‘Werken aan winst’ voorschrijft.
Nadat de werkzaamheden op basis van nacalculatie in rekening zijn gebracht, kan er projectresultaat worden overgeboekt met de onderhandenwerkmethode Vrijval tot aan te factureren om het definitieve resultaat op de gedeclareerde uren te nemen.
Na afronding en afrekening van de voorcalculatiewerkzaamheden moet daarvan ook het definitieve resultaat worden genomen. Dit kan niet met de methode Vrijval tot aan te factureren omdat deze methode alleen kosten overboekt die op basis van nacalculatie worden gedeclareerd. Deze kosten kunnen wel correct worden overgeboekt met de onderhandenwerkmethode Finale methode.
Er zijn in dit voorbeeld dus twee verschillende onderhandenwerkmethoden nodig om na afloop van een periode en een daarop volgende declaratieronde een correcte winst te nemen en de onderhandenwerkpositie te bepalen met de optie Document/Projectresultaten overboeken. Om deze twee methoden naast elkaar te kunnen toepassen is het handig om te werken met twee projecten. Dit is ook een manier om beide typen werkzaamheden, die op een verschillende manier worden doorbelast, automatisch te kunnen doorbelasten met declaratievoorstellen. De (deel)projecten krijgen daartoe verschillende projectdeclaratiemethoden: één is van type Voorcalculatie en de ander is van type Nacalculatie.
Als er twee (deel)projecten worden gebruikt in plaats van één project, dan wordt het minder makkelijk om totaalcijfers voor de klant te verkrijgen. De module Projecthiërarchie helpt daarbij doordat de twee (deel)projecten daarmee in een projectgroep kunnen worden ondergebracht, waarna overzichten per projectgroep zijn op te vragen.
In onderstaand voorbeeld zijn op beide projecten in periode 1 en 2 uren geschreven en gejournaliseerd, en de nacalculatiewerkzaamheden van periode 1 zijn in rekening gebracht. De projectgroep omvat nu alle projecten voor de klant Jansen. Het screenshot met de vensters Projectgroepen en Projecten toont per deelproject één regel met informatie, en kolomtotalen die de totalen voor de projectgroep betreffen.
Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.
In dit subvenster Projecten kunt u dezelfde (bedrag)kolommen kiezen als in het hoofdvenster Projecten. In dit voorbeeld wordt er een opbrengstenbudget ingevoerd voor het project Jansen_VC omdat daarvoor op basis van voorcalculatie een declaratievoorstel moet worden aangemaakt. Daarom is de kolom Bud opbr in de kolomweergave gekozen (evenals de kolom Declaratiemethode).
Vanuit de projectgroep is ook de projectgroepkaart op te vragen, die wordt gegroepeerd op dezelfde projectdimensies als de projectkaart. Zie het screenshot met de vensters Projectgroepen en Projectgroepkaart.
Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.
Ook aan het subvenster Projectgroepkaart zijn naar wens dezelfde (bedrag)kolommen toe te voegen als aan het vergelijkbare venster Projectkaart. Standaard worden ook een aantal extra weergaven meegeleverd.
In het venster Projectgroepen is dezelfde projectrapportage beschikbaar als in het venster Projecten. Alleen toont deze rapportage standaard de cijfers per projectgroep.
2.2 Mogelijkheden van de module Projecthiërarchie
In bovenstaand voorbeeld helpt de module Projecthiërarchie om het totaaloverzicht voor een klant te behouden, terwijl u voor die klant werkzaamheden verricht die u op verschillende manieren declareert en waarvoor u op verschillende manieren de onderhandenwerkpositie bepaalt. Er zijn veel andere situaties waarbij deze module kan helpen.
Een ander voorbeeld is de manier waarop het Concertgebouw in Amsterdam AccountView inzet. Een concert wordt daar in AccountView gedefinieerd als een projectgroep. Binnen deze projectgroep vinden namelijk verschillende gebeurtenissen plaats die elk hun eigen kosten en/of opbrengsten hebben en daardoor interessant zijn om apart te bewaken. Bijvoorbeeld repetities voor het uiteindelijke concert en de verhuur van bepaalde loges aan bedrijven die het concert willen gebruiken om hun zakenrelaties te ontmoeten.
Een ander voorbeeld is een projectgestuurde organisatie die uit verschillende afdelingen bestaat. Elke afdeling kan dan in AccountView als projectgroep worden gedefinieerd, waardoor een goed inzicht wordt verkregen over hoe de projecten van elke afdeling draaien en bijdragen aan het resultaat van de organisatie. Of uw projecten verlopen in een standaardstramien van fasen, waarbij u bijvoorbeeld afgeronde fasen ook administratief wilt kunnen afsluiten. Elke fase wordt dan een project en het hele project wordt een projectgroep in AccountView.
2.3 Aansluiting onderhanden werk projectadministratie en financiële administratie bepalen
In AccountView bestaat een sterk verband tussen de projectadministratie en de financiële administratie. De onderhandenwerkpositie in de financiële administratie zal aansluiten op die volgens de projectadministratie. Met name accountants die tegen extern tarief journaliseren (waardoor de onderhandenwerkpositie gelijk moet zijn aan de ‘te factureren’-positie) hebben er soms behoefte aan deze aansluiting te controleren. Daarom volgt hier een beschrijving hoe u dat kunt doen.
Met de selectie als in het screenshot met het venster Selecteren bepaalt u in het venster Journaal het onderhanden werk volgens de financiële administratie.
Als u na het maken van deze selectie Rapporten/Gecombineerde balans kiest, dan toont het rapport de onderhandenwerkpositie per grootboekrekening.
In het venster Projecten hebt u het rapport Onderhanden werk, dat de onderhandenwerkpositie volgens de projectadministratie toont (naar wens per grootboekrekening of per project). U kunt echter deze informatie ook rechtstreeks aflezen uit het venster Projectjournaal. Dit venster bevat informatie voor alle projecten als u het opent met Document/Stamgegevens administratie/Projectjournaal, en voor één project als u het gewenste project selecteert in het venster Projecten en vervolgens Zoeken/Projectjournaal kiest. In het venster Projectjournaal kunt u de weergave Aansluiting journaal selecteren. Voor het project Jansen_VC zou dit het beeld opleveren als in het screenshot met het venster Projectjournaal.
In de kolom Bedrag (journaal) ziet u het totale mutatiebedrag van een regel. De kolom Proj.res toont welk gedeelte daarvan naar de verlies- en winstrekening is (over)geboekt en de kolom Bedr OHW welk deel dus nog volgens de projectadministratie als onderhanden werk op de balans staat. In de kolomtotalen leest u de stand voor dit project af.
De bedragen voor onderhanden werk moeten per project (en dus ook in totaal) in de financiële administratie en in de projectadministratie hetzelfde zijn. Zouden bijvoorbeeld de totaalbedragen toch niet overeenkomen, dan kunt u bijvoorbeeld met Bewerken/Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken twee draaitabellen aanmaken die het onderhanden werk per project tonen. De ene maakt u aan vanuit het financiële journaal (na het maken van de beschreven selectie) en de andere vanuit het projectjournaal. Vergelijking van beide draaitabellen zal duidelijk maken welk project of welke projecten dit verschil veroorzaken. Hiermee kunt u wellicht de oorzaak opsporen en vervolgens tot een oplossing komen.
Een aansluitingsprobleem kan bijvoorbeeld ontstaan als een onderhandenwerkrekening eerst geen projectrekening was. Er kunnen dan mutaties op zijn geboekt die geen projectcode hadden. Bovenstaande analyse zal dan een draaitabel vanuit het financiële journaal opleveren waarbij een saldo aan onderhanden werk zonder projectcode naar voren komt. Dit saldo zal het verschil vormen met het onderhanden werk volgens de projectadministratie.
3 Meer informatie uit uw projectadministratie halen
Vanaf AccountView versie 8 kunt u zelf instellen op welke kenmerken u uw projectcijfers groepeert door middel van het selecteren van dimensies. Vanaf AccountView versie 9 zijn de mogelijkheden om, gegeven de geselecteerde dimensies, projectcijfers te rapporteren sterk verruimd. In dit artikel willen we een indruk geven van deze mogelijkheden, zodat u de projectrapportage optimaal gebruikt en vanuit de rollen directie/management, projectleider en controller uw projecten en organisatie zo goed mogelijk stuurt.
Voorbeelden van projectrapportage
Een veelgestelde vraag aan support is, op welk rapport projectmutaties voorzien van document-/factuurnummer (bij handmatige boekingen in dagboeken) te vinden zijn. Zowel de projectleider als de controller (of accountant) heeft soms de behoefte een factuur te bekijken om na te gaan of deze terecht op het betreffende project geboekt is.
Het antwoord is het rapport Financiële overzichten (of Financiële overzichten budget), te vinden in het venster Projecten. Klik hier voor een voorbeeld.
Dit rapport is gegroepeerd op brontype (artikelverbruik, doorbelastingen (handmatige boekingen in dagboeken) en uren). Per brontype krijgt u een subtotaalregel. Daaronder staan de detailregels. Bij de doorbelastingen ziet u in de kolom Code een combinatie van het grootboekrekeningnummer, het debiteur-/crediteurnummer en het document-/factuurnummer.
Om het rapport in deze vorm te verkrijgen moet u in de wizard een paar keuzes maken. Zie de afbeelding van de wizard:
Bij Uitvoer ziet u dat u verschillende keuzes hebt om het rapport op de gewenste manier te groeperen. Deze keuzes hangen samen met de dimensies die in de administratie-instellingen zijn geselecteerd. Om vervolgens detailregels per subtotaalregel te verkrijgen kunt u de knop Brontabellen (aanwezig in de wizard, zie de afbeelding) kiezen en aangeven welke brontabellen er getoond moeten worden op het rapport.
Als u ook de optie Liggend markeert, verschijnt de kolom Code op het rapport.
Een andere veelgestelde vraag is op welk rapport grootboeksaldi per project te vinden zijn. Vooral accountants en controllers willen regelmatig de kosten en opbrengsten van een project opgesplitst zien in saldi per grootboekrekening. Zo kan de projectadministratie worden aangesloten met het grootboek.
Het antwoord is weer het rapport Financiële overzichten. Alleen moet u in de wizard andere keuzes maken. Bij Uitvoer kiest u voor Groepering op grtboekrek.
Klik hier voor een voorbeeld hoe het rapport er dan uit zou kunnen zien.
De optie Analyse voor Uitvoer in deze wizard opent een hele nieuwe wereld aan stuurinformatie. U kunt in het vervolg van de wizard zelf de kenmerken kiezen waarop het rapport gegroepeerd moet worden. U kunt in plaats van project ook een ander hoofdkenmerk kiezen. U wilt bijvoorbeeld per medewerker bekijken wat er gebudgetteerd en gerealiseerd is aan kosten en opbrengsten, uitgesplitst per uursoort. Zo hebt u als directie een goed overzicht om de prestaties van uw medewerkers te kunnen beoordelen.
Klik hier voor een voorbeeld daarvan op basis van het rapport Financiële overzichten budget.
In plaats van een uitsplitsing per uursoort kunt u ook uitsplitsen per project of een andere projectdimensie. Of een combinatie van projectdimensies.
Andere interessante voorbeelden van een ander hoofdkenmerk dan project zijn projectleider, projecttype en opdrachtgever. Zo kunt u voor elk van deze kenmerken inzichtelijk krijgen waar u geld verdient met uw projecten en waar minder.
Andere rapporten waar dezelfde wizard met bijbehorende mogelijkheden gebruikt wordt, zijn de rapporten Te factureren en Projectjournaalrapportage. Dit laatste rapport bevindt zich in het venster Projectjournaal (te openen voor één project met Zoeken > Projectjournaal en voor alle projecten met Document > Stamgegevens administratie > Projectjournaal). In dit venster staan alle projectmutaties, verdicht op basis van de gekozen projectdimensies in de administratie-instellingen. Hier kunt u de gegevens selecteren waarin u op dat moment geïnteresseerd bent (net zoals bijvoorbeeld in het venster Journaal). Vervolgens houdt het daarna opgevraagde rapport rekening met de gezette selectie.
Stel u werkt met de module Uren en Declaraties. Met behulp van het venster Urenhistorie en de eventueel daarin beschikbare rapportages kunt u goed vaststellen of uw medewerkers voldoende declarabele uren maken. Maar tijdens het bewerken van declaratievoorstellen kunt u zich bijvoorbeeld gedwongen zien niet alle gemaakte uren in rekening te brengen, omdat iemand bijvoorbeeld te lang met iets bezig is geweest. Dergelijke afboekingen worden niet in de Urenhistorie geregistreerd. Maar wel in het Projectjournaal en dus ook de Projectjournaalrapportage. Klik hier voor een voorbeeld.
Dit rapport geeft u inzicht in wat er per medewerker, per financiële periode op dit vlak gebeurd is. Een negatief geannuleerd bedrag betekent dat er hogere bedragen in rekening gebracht konden worden ten opzichte van de aantallen geschreven uren (gerekend tegen extern tarief).
Een laatste voorbeeld voor gebruikers van de module Uren en Declaraties. Om te bepalen wat er definitief wordt uitgefactureerd, wordt meestal het rapport Te factureren uit het venster Projecten gebruikt. Daarbij is de informatie van individuele urenboekingen vaak belangrijk. Om deze informatie op het rapport te verkrijgen kan er gekozen worden om de dimensie Bronidentificatie in de groepering van het rapport te gebruiken. Maar er is ook een andere manier. Namelijk het gebruik van de knop Brontabellen in de wizard.
Klik hier voor een voorbeeld waarbij de dimensies Medewerker en Financiële periode de projectkaartdimensies zijn.
In de detailregels is hier ook het externe tarief zichtbaar.
Tip: Zorg dat u (net als in dit voorbeeld) een periodedimensie in de groepering van dit rapport opneemt. Anders krijgt u waarschijnlijk meer details te zien dan u wilt. Als bovenstaand rapport bijvoorbeeld alleen op medewerker zou worden gegroepeerd, dan zouden per medewerker waarop iets te factureren is, alle geschreven uren worden getoond. Op het niveau van de brontabellen is namelijk niet bekend wat er wel en niet gefactureerd of geannuleerd is.
Bent u op zoek naar nog meer of andere projectrapportages? We verwachten met dit artikel duidelijk te hebben gemaakt dat er erg veel mogelijkheden zijn. Neem contact op met uw AccountView-leverancier om samen met hem na te gaan welke mogelijkheden het beste aan uw behoeften voldoen.
5 Projectresultaten overboeken
U kiest regelmatig Document > Projectresultaten overboeken in het venster Projecten en hebt er behoefte aan om te begrijpen hoe AccountView de over te boeken bedragen berekent. De twee meest gebruikte methoden om over te boeken zijn Finale methode en Vrijval tot aan Te factureren. De finale methode is relatief eenvoudig: het volledige bedrag waarvoor een project op de balans staat, wordt naar de verlies- en winstrekening overgeboekt.
U vindt dit bedrag in het venster Projectjournaal met de weergave Aansluiting journaal, in de laatste kolom, Bedr OHW (zie de afbeelding hieronder). Dat bedrag wordt nul als het projectresultaat wordt overgeboekt met behulp van de finale methode, en het komt dan te staan in de kolom Proj.res (projectresultaat). Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.
Maar wat gebeurt er als u de methode Vrijval tot aan Te factureren gebruikt in plaats van de finale methode?
5.1 Verklaring
Om uit te leggen hoe Vrijval tot aan Te factureren werkt, beginnen we met onderstaande situatie in het projectjournaal. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.
In de eerste regel staat de opboeking van kosten van uren die tot een bedrag te factureren van 600 leidde (Bedr te fact = 600). In de regel daaronder staat de boeking van de (gedeeltelijke) facturering van die uren en daaronder zien we dat de uren voor een gedeelte zijn geannuleerd. Er is per saldo nog 150 te factureren, het kolomtotaal van de kolom Bedr te fact.
U ziet ook dat voor de boeking van zowel de kosten als de opbrengsten de kolom Bedr OHW een bedrag bevat. Er is dus voor gekozen om de kosten en opbrengsten in eerste instantie op de balans te boeken. Er wordt gejournaliseerd tegen intern tarief. Daarom is in de kostenregel het bedrag onderhanden werk niet gelijk aan het bedrag te factureren; dat laatste bedrag wordt immers via extern tarief bepaald.
Welke bedragen worden er nu overgeboekt als u gaat overboeken met Vrijval tot aan Te factureren?
Voor de projectopbrengsten is het eenvoudig; deze worden volledig overgeboekt, dus voor 375.
Voor de kostenkant wordt de volgende formule toegepast:
((Bedrag gefactureerd + Bedrag geannuleerd) / Bedrag declarabel) * Bedrag onderhanden werk
In dit voorbeeld resulteert dit in: ((375 + 75) / 600) * 480 = 360.
Na het overboeken van het projectresultaat met Vrijval tot aan Te factureren blijft dus nog aan de kostenkant een bedrag onderhanden werk van 120 (480 – 360) staan. Het bedrag van 360 komt terecht in de kolom Proj.res (projectresultaat).
In de formule hebben de bedragen gefactureerd, geannuleerd en declarabel dus betrekking op de volledige set van bij elkaar horende projectjournaalregels (in dit voorbeeld drie regels). Projectjournaalregels horen bij elkaar als alle waarden van de in de administratie-instellingen gekozen dimensies aan elkaar gelijk zijn.
5.2 Meer informatie
Tot slot deze tip:
- Als u Document > Projectresultaten overboeken kiest, dan moet u een waarde invoeren in het veld T/m periode. Maar welke periode wordt hier bedoeld? Het antwoord is: het veld Periode (bron) uit het venster Projectjournaal. U kunt dit veld ook gebruiken in selecties in het venster Projectjournaal en het daar desgewenst als extra kolom laten weergeven.
U bent op zoek naar een manier om projectboekingen te wijzigen zonder dat u hiervoor de oorspronkelijke boeking (bijvoorbeeld ureninvoer) hoeft aan te passen.
In het venster Projectjournaal kunt u Document/Regels overboeken kiezen als u een of meer projectboekingen wilt wijzigen zonder de oorspronkelijke boeking aan te passen. U hebt bijvoorbeeld regels op een bepaald project geboekt, maar besluit later deze regels toch op een ander project te boeken. Zo kunt u bijvoorbeeld een aantal uren naar een ander project of een andere uursoort boeken.
In de wizard Regels overboeken geeft u aan of u de optie wilt uitvoeren voor de Geselecteerde of de Gemarkeerde projectjournaalregels, of dat u de optie wilt uitvoeren voor Alle projectjournaalregels. Ook kunt u in de wizard aangeven of de projectoverboekingen direct moeten worden verwerkt of niet. Als u ervoor kiest dat de projectoverboekingen niet direct moeten worden verwerkt, dan wordt een projectoverboekingsbladzijde aangemaakt (Document/Stamgegevens administratie/Projectoverboekingen). Deze bladzijde kunt u verwerken met Document/Projectoverboekingen verwerken.
Als u even niet goed oplet bij het journaliseren van de uren, kan het gebeuren dat de weekstaten (of een deel daarvan) in een verkeerde periode worden gejournaliseerd. Normaliter zou u dan alle regels moeten wijzigen en weer opnieuw journaliseren. Vanaf AccountView versie 9.4a zijn er verbeteringen doorgevoerd die u beter helpen om te zorgen dat uren in de gewenste periode worden geboekt.
Ten eerste kunt u ervoor kiezen dat vooraf bij het journaliseren van de uren al wordt gecontroleerd of het geselecteerde datumbereik volledig binnen de geselecteerde periode valt. U kunt hiervoor onder Opties > Instellingen > Administratie > Projecten en uren > Ureninvoer de optie Periode-/datumcontrole markeren. Als u in een administratie met 12 perioden dan bijvoorbeeld de uren van 01-11-2015 t/m 30-11-2015 journaliseert maar daarbij periode 12 kiest, dan zal een melding u erop attenderen dat het datumbereik niet overeenkomt met deze periode. Ook als u bijvoorbeeld de uren van één week die over twee maanden valt journaliseert in één periode, wordt deze melding gegeven. U kunt er overigens wel altijd nog voor kiezen om de verwerking toch door te zetten.
Ten tweede kunt u de situatie een stuk gemakkelijker herstellen, aangezien u nu bij het journaliseren van de uren kunt aangeven om reeds verwerkte weekstaten opnieuw te journaliseren. Daarvoor kiest u de menu-optie Document > Uren journaliseren en vervolgens markeert u de optie Verwerkte bladzijden opnieuw journaliseren. Dan worden niet alleen de te journaliseren uren verwerkt, maar ook de al eerder gejournaliseerde uren. Dat gebeurt alleen voor zover ze binnen het opgegeven datumbereik vallen.
U hebt uren gejournaliseerd, maar wilt er toch nog iets in wijzigen. Als u dagboek 915 opent en de dagboekbladzijde wilt wijzigen of verwijderen, blijkt dat niet mogelijk te zijn.
Voorbeelden van wijzigingen achteraf kunnen zijn:
- het interne (of externe) tarief waarmee de boeking heeft plaatsgevonden is met terugwerkende kracht gewijzigd,
- de periode waarin is gejournaliseerd is per ongeluk fout gekozen,
- in een urenboeking is per ongeluk een verkeerde kostenplaats/projectcode opgegeven.
AccountView voorkomt dat u dagboekbladzijden kunt wijzigen of verwijderen die met Document/Uren journaliseren zijn aangemaakt, omdat u anders afwijkingen riskeert tussen de boekingen in uw urenregistratie en de boekingen in uw dagboeken. De benodigde wijzigingen kunt u wel volgens de stappen hieronder doorvoeren.
Oplossing
- Kies Bestand/Urenregistratie en open de urenstaat die u wilt wijzigen.
- Als u over de module Uren en Declaraties I beschikt kunt u het tarief achteraf wijzigen. Kies de tab Invoer of Uren, plaats de cursor op de te wijzigen regel en voer de benodigde wijzigingen door (bijvoorbeeld met Bewerken/Tarief per regel wijzigen of Bewerken/Tarief per week wijzigen).
- Als u de uren hebt gejournaliseerd in een foutieve periode, kunt u hier geen zinvolle wijziging aanbrengen. U kunt wel in elke regel die u opnieuw wilt journaliseren in een veld opnieuw dezelfde waarde invoeren en de urenstaat bewaren. Hierdoor concludeert AccountView dat de urenstaat is gewijzigd en kunt u deze opnieuw journaliseren in de juiste periode.
- Nadat u de wijzigingen hebt bewaard en de urenstaten (indien van toepassing) compleet hebt gemeld en gefiatteerd, kunt u kiezen voor Document/Uren journaliseren. De urenregels die zijn gewijzigd, vallen in het datumbereik dat in het veld Datum vanaf en het veld t/m wordt getoond en worden opnieuw gejournaliseerd. Hierna zijn de oorspronkelijke boekingsregels uit de oorspronkelijke bladzijde in dagboek 915 verwijderd en is er een nieuwe bladzijde aangemaakt, die de nieuwe boekingsregels bevat.
Met de module Uren en Declaraties II beschikt u over prima functionaliteit om tariefwijzigingen groepsgewijs aan te brengen (bijvoorbeeld een procentuele wijziging van meerdere tarieven) en deze gewijzigde tarieven met terugwerkende kracht tot een bepaalde datum door te voeren in reeds geboekte en gejournaliseerde urenboekingen. U kunt dit als volgt vinden:
- Kies Document > Stamgegevens administratie > Uurtarieven.
- Kies Bewerken > Tariefmutaties om tarieven groepsgewijs te wijzigen. U wijzigt hiermee tarieven in de stamgegevens van bijvoorbeeld medewerkers. Hiermee worden niet de tarieven in de reeds ingevoerde urenboekingen gewijzigd.
- Kies Document > Uurregeltarieven bijwerken om de gewijzigde tarieven met terugwerkende kracht tot een bepaalde datum door te voeren in de gemaakte urenboekingen. Hierna kunt u al gejournaliseerde urenregels opnieuw journaliseren, zoals hierboven is beschreven.
Uw medewerkers schrijven hun eigen uren in AccountView. U wilt voorkomen dat zij de uren van andere medewerkers kunnen zien en wijzigen. Hoe zorgt u ervoor dat zij alleen hun eigen uren zien, terwijl u als beheerder zelf wel alle uren in zicht houdt?
Standaard hebt u in AccountView de mogelijkheid om een instelling te kiezen voor de Urenweergave. Hiermee regelt u welke uren zichtbaar zijn voor uw medewerkers. Deze instelling kunt u op twee plekken in AccountView kiezen: in de administratie-instellingen om een standaardinstelling vast te leggen en in het venster Stamgegevens medewerker om hier desgewenst per medewerker van af te wijken. Om te zorgen dat uw medewerkers alleen hun eigen uren zien, kiest u Opties/Instellingen/Administratie/Projecten en uren/Ureninvoer en vervolgens selecteert u Alleen eigen uren in het veld Urenweergave.
Om deze instelling te gebruiken legt u bij Document/Stamgegevens administratie/Medewerkers per medewerker op de tab Instellingen vast met welke Gebruikersnaam zij inloggen in AccountView. Het veld Urenweergave in de medewerkergegevens heeft standaard de waarde Administratie-instellingen. Dat laat u bij iedereen zo staan, zodat de administratie-instelling Alleen eigen uren wordt gebruikt. Alleen voor uw eigen medewerkersnaam - en dus gebruikersnaam - selecteert u de instelling Alle Urenregistratieweken om ervoor te zorgen dat u zelf de registraties van alle medewerkers kunt inzien en wijzigen.
Met de module Uren en Declaraties II hebt u nog meer mogelijkheden om in de urenregistratie controlemomenten en functiescheiding toe te passen. Meer informatie daarover leest u via Help > Index onder Urenweergave.
https://nl.visma.com/accountview/support/projecten-en-uren/rapportage/meer-informatie-uit-uw-projectadministratie-halen/
Een veelgestelde vraag aan support is, op welk rapport projectmutaties voorzien van document-/factuurnummer (bij handmatige boekingen in dagboeken) te vinden zijn. Zowel de projectleider als de controller (of accountant) heeft soms de behoefte een factuur te bekijken om na te gaan of deze terecht op het betreffende project geboekt is.
Het antwoord is het rapport Financiële overzichten (of Financiële overzichten budget), te vinden in het venster Projecten. Klik hier voor een voorbeeld.
Een andere veelgestelde vraag is op welk rapport grootboeksaldi per project te vinden zijn. Vooral accountants en controllers willen regelmatig de kosten en opbrengsten van een project opgesplitst zien in saldi per grootboekrekening. Zo kan de projectadministratie worden aangesloten met het grootboek.
Het antwoord is weer het rapport Financiële overzichten. Alleen moet u in de wizard andere keuzes maken. Bij Uitvoer kiest u voor Groepering op grtboekrek.
Klik hier voor een voorbeeld hoe het rapport er dan uit zou kunnen zien.