2. BTW over oninbare vorderingen terugvragen
Als u een factuur stuurt aan uw klanten, dan moet u de btw daarover direct aangeven en betalen. Betaalt uw klant de factuur uiteindelijk niet of slechts gedeeltelijk? Dan is uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar en hebt u btw betaald die u niet hebt ontvangen. U kunt deze btw dan terugvragen. In dit artikel leest u hoe u de btw over oninbare vorderingen kunt verwerken in AccountView.
2.1 Wanneer mag ik de BTW terugvragen?
Posten die meer dan een jaar na de uiterste betaaldatum nog openstaan, mag u als oninbaar aanmerken. Op de website van de Belastingdienst vindt u de precieze spelregels voor de Teruggaaf door oninbare vorderingen.
In AccountView krijgt u een overzicht van uw oninbare vorderingen met het rapport Openstaande posten debiteuren in het venster Debiteuren:
Met de aangegeven ouderdom van 365 dagen krijgt u alle posten in beeld die minimaal een jaar openstaan. Op het rapport ziet u twee kolommen met de titel Dgn. De eerste toont het aantal dagen open en de tweede het aantal dagen vervallen. Volgens de belastingdienst mag u de btw terugvorderen als de betalingstermijn minimaal een jaar is verstreken. Daarom kijkt u naar de tweede kolom: het aantal dagen vervallen.
De bovenstaande post is 370 dagen vervallen en mag u dus als oninbaar aanmerken. De btw van 210 euro op deze factuur mag u daarom terugvorderen.
2.2 Hoe kan ik de BTW terugvragen?
Om te zorgen dat deze btw op de juiste manier in de aangifte wordt opgevoerd, moet u een memoriaalboeking maken met een btw-code. De btw-code zorgt ervoor dat er (in dit geval debet) wordt geboekt op de rekening te betalen btw. De tegenrekening mag u zelf bepalen. In dit voorbeeld kiezen wij ervoor de rekening 'Kosten dubieuze debiteuren' te crediteren. Verder hebt u een tussenrekening nodig die bij deze boeking zal worden gedebiteerd en gecrediteerd en dus per saldo glad loopt.
Deze boeking doet niets met de openstaande post zelf. Uiteraard kunt u die desgewenst in een andere memoriaalboeking (gedeeltelijk) afboeken en daarbij bijvoorbeeld de rekening 'Kosten dubieuze debiteuren' debiteren. Of een daarvoor gemaakte voorziening debiteren. Maar dat staat verder los van het terugvragen van btw over de oninbare vordering.
De boeking voor het terugvragen van het btw-bedrag van 210 euro van de post uit het voorbeeld, ziet er dan als volgt uit:
De bladzijde staat op bruto-invoer, dus uit het bruto-bedrag van 1.210 euro wordt op basis van btw-code 5 (verkoop binnenland, hoog) 210 euro btw gehaald. Doordat u hier de btw-code gebruikt, wordt 210 euro debet geboekt op de rekening te betalen btw die aan de btw-code is gekoppeld. Daarbij vermeldt u het debiteurnummer in het veld Db/Cr, de naam van de debiteur in de omschrijving en het oorspronkelijke factuurnummer in het veld Doc/Fac. Zo kunt u later eenvoudig terugvinden voor welke facturen u een oninbare btw-boeking hebt gemaakt.
Als dit de enige btw-transactie is, dan levert dit de volgende btw-aangifte op:
En het rapport btw-aangifte in het grootboek ziet er dan als volgt uit:
2.3 Waar moet ik op letten bij het maken van de memoriaalboeking?
Bij het maken van bovenstaande boeking kunt u nog bepaalde keuzes maken die we hier verder toelichten.
2.3.1 De btw-code
In de stamgegevens van de btw-code moet 1A (hoog) of 1B (laag) zijn ingevoerd als Rubriekcode conform de aanwijzingen van de belastingdienst. En het Type moet Binnenlandse verkoop zijn. U kunt echter kiezen of u hier dezelfde btw-code gebruikt die u voor gewone verkoopfacturen gebruikt, of dat u voor deze transacties een aparte btw-code aanmaakt.
Het voordeel van een aparte btw-code is dat de terug te vragen btw op een aparte btw-rekening kan worden geboekt, zodat u in het grootboek makkelijk kunt terugzien welk bedrag u als oninbare btw hebt teruggevraagd. Een ander voordeel van een aparte btw-code waarmee u op een andere btw-rekening boekt, is dat de controle van de btw-aangifte door een rondrekening niet lastiger wordt. Het te betalen btw-bedrag uit hoofde van de btw-code gebruikt voor verkoopfacturen blijft dan gelijk aan 21% van de omzetwaarde.
2.3.2 De grootboekrekeningen (en Db/Cr)
Ten eerste de boeking op de tussenrekening die debet en credit wordt geboekt (per saldo 0 dus): dit is nodig om het gewenste bedrag op de btw-aangifte te krijgen, doordat in een van de regels een btw-code wordt geplaatst. In het voorbeeld hierboven gebruiken wij een tussenrekening.
Een andere manier is om in plaats daarvan de verzamelrekening debiteuren te gebruiken. In dat geval moet u uiteraard ook de debiteur opgeven in Db/Cr en het factuurnummer in Doc/Fac. Hierdoor verschijnen er twee regels op de bewuste debiteurkaart, die per saldo op 0 lopen en dus feitelijk loos zijn. Maar hierdoor kunt u op de debiteurkaart aan de hand van de gebruikte omschrijving in de boeking wel meteen zien dat u voor deze debiteur en factuur de btw als oninbaar hebt teruggevorderd.
In het voorbeeld hierboven hebben wij wel de debiteur opgegeven in Db/Cr bij de boeking op de tussenrekening. De boeking is op de debiteurkaart dan niet zichtbaar, maar op de grootboekkaart van de tussenrekening kunt u deze transactie dan wel terugvinden (inclusief vermelding van debiteur). Bij deze werkwijze bent u niet verplicht de debiteur en het factuurnummer op te geven in Db/Cr en Doc/Fac, maar wij raden u aan dit wel te doen zodat u de informatie op de grootboekkaart van de tussenrekening beschikbaar hebt.
Ten tweede de creditboeking op de V&W-rekening: die kunt u zien als een correctie op de kosten van dubieuze debiteuren. Deze worden namelijk wat lager omdat u oninbaar geachte btw nu terugvordert. Hierbij kunt u een rekening 'dubieuze debiteuren' gebruiken, maar ook een aparte V&W-rekening 'Als oninbaar teruggevorderde btw'. Het voordeel van de laatste werkwijze is, dat u in het grootboek makkelijk inzicht krijgt in het bedrag dat u hebt teruggevorderd.
2.3.3 De omschrijving van de openstaande post wijzigen
Als u kiest om de openstaande post (nog) niet af te boeken, is het handig om in de omschrijving van de openstaande post te vermelden dat de btw als oninbaar is teruggevraagd. Dit ziet u dan terug in zowel het subvenster Openstaande posten (Debiteuren) als op het rapport Openstaande posten debiteuren. Omdat een dergelijke post minimaal een jaar oud is, moet u deze omschrijving als volgt aanpassen in het subvenster Openstaande posten (Debiteuren):
- Selecteer de bewuste debiteur in het venster Debiteuren.
- Kies F5 om het subvenster Openstaande posten (Debiteuren) te openen.
- Kies Bewerken > Omschrijvingen, geef de gewenste omschrijving op en kies OK.
2.4 Wat moet ik doen als de debiteur alsnog de factuur betaalt?
Op het moment dat u alsnog een betaling ontvangt voor een factuur, waarvoor u eerder btw als oninbaar hebt teruggevraagd, moet u de bijbehorende btw weer aangeven. Er is geen standaard mechanisme dat u erop attendeert dat een debiteur een post betaalt waarvoor btw als oninbaar eerder al was teruggevraagd. Als u uw bankafschriften niet automatisch laat inlezen maar nog handmatig in de dagboekbladzijden invoert, dan kan een aangepaste omschrijving van de openstaande post (zie hierboven) helpen u daarop te attenderen. Maar meestal gebeurt dit zo weinig, dat het u waarschijnlijk direct opvalt wanneer zo’n debiteur betaalt.
Afhankelijk van uw keuze bij het maken van de boeking (zie hierboven) kunt u of op de debiteurkaart, of op de grootboekkaart van de tussenrekening nagaan of er inderdaad eerder btw als oninbaar was teruggevorderd. Houd er rekening mee dat in deze situaties de bewuste transacties op de grootboekkaart of debiteurkaart van het vorig jaar staan.
Om btw aan te geven die eerder als oninbaar was teruggevraagd, moet u dezelfde memoriaalboeking maken, alleen dan in omgekeerde richting. Bij elke regel moet u dan het teken omdraaien. En in het geval van een deelbetaling moet u het bedrag uiteraard nog aanpassen.
3. Werkkostenregeling (WKR)
Per 1 januari 2011 is de Werkkostenregeling (WKR) ingevoerd en vanaf 1 januari 2015 is deze verplicht. U moet alle bedragen bijhouden die u aan uw werknemers schenkt, zodat u het bedrag boven een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom in de belastingaangifte kunt meenemen. Deze supportnote geeft u de mogelijkheden voor de implementatie van de WKR in AccountView. Op de pagina Personeel en loon van de website van de Belastingdienst leest u meer over deze wet en kunt u ook het voor een bepaald jaar geldende percentage vinden. Raadpleeg zo nodig uw accountant voor meer informatie hierover.
In dit artikel beschrijven we de werkwijze om de WKR bij te houden voor AccountView 10.0a en hoger.
De voordelen hiervan zijn:
- Er is standaardrapportage beschikbaar die de vrije ruimte, de boekingen ten laste van die vrije ruimte en de resterende ruimte tonen.
- Per boeking kan met een apart veld worden aangegeven of het bedrag ten laste van de vrije ruimte moet komen of niet en er kan per grootboekrekening een voorkeurswaarde horend bij de grootboekrekening hiervoor worden vastgelegd. De kenmerken kostenplaats, kostensoort of btw-code hoeven niet meer in het kader van de WKR te worden gebruikt, waardoor ze beter beschikbaar zijn voor hun oorspronkelijke/andere doeleinden.
3.1 Administratie-instellingen (Team en Business)
In de administratie-instellingen kunt u in een tabel de loonsombedragen en percentages vastleggen. Als u naar Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Administratie gaat, dan vindt u daar de knop WKR-tabel. Wanneer u daarop klikt, dan ziet u onderstaande tabel. Met deze oplossing ondersteunt AccountView ook eventuele toekomstige wijzigingen in staffel en percentage.
Bij de WKR wordt er een vrije ruimte berekend op basis van een voor dat jaar geldend percentage van de fiscale loonsom. Dit percentage geeft u op in het veld WKR-percentage. Dit percentage kunt u in de wizard voor het aanmaken van een nieuw boekjaar desgewenst al opgeven.
Voor de fiscale loonsom waarmee AccountView gaat rekenen, geeft u of een rubriek op in het veld Rubriek loonsom, of u geeft een bedrag op in het veld Loonsom. Als u voor het laatste kiest, geef dan de geschatte loonsom op voor het hele jaar die relevant is in het kader van de WKR.
Als u werkt met verslaglegging op basis van verslagmodellen en een rubriek hebt of samenstelt die precies de fiscale loonsom voorstelt die relevant is in het kader van de WKR, dan kunt u deze rubriek hier opgeven. Het voordeel is dan dat bij het opvragen van de vrije ruimte via de standaardrapportage aan het einde van het jaar automatisch de correcte loonsom wordt gebruikt. En als u gedurende het jaar dit rapport opvraagt, dan wordt op basis van de al geboekte loonkosten automatisch een schatting van het jaarbedrag berekend.
Verderop in deze supportnote wordt bij het onderdeel "Mogelijkheden met betrekking tot de loonsom" de werking hiervan verder toegelicht.
3.2 Boeken ten laste van de vrije ruimte (Team en Business)
Een boeking komt ten laste van de vrije ruimte als in de boekingsregel het veld wordt gemarkeerd dat u in de volgende afbeelding ziet:
Dit venster opent u door vanuit de boekingsregel Bewerken > Regel wijzigen (Ctrl+F6) te kiezen. Als u in het bezit bent van AccountView Business, dan kunt u dit veld ook in de kolomweergave van het venster Dagboekinvoer opnemen.
In het venster Stamgegevens grootboek kunt u het veld Vrije ruimte WKR markeren, zodat bij een boeking op de betreffende rekening het bedrag standaard ten laste gaat van de vrije ruimte.
U kunt echter altijd in de boekingsregel het betreffende veld alsnog (de)markeren.
3.3 Rapportage (Team en Business)
In het venster Grootboek vindt u het rapport Vrije ruimte WKR. Dit rapport zal de bedragen tonen die ten laste gaan van de vrije ruimte, die totaliseren en de vrije en resterende ruimte tonen.
In het laatste venster, voordat u afdrukt, ziet u een overzicht in samengevatte vorm:
Als u een specificatie van de boekingen ten laste van de vrije ruimte wilt zien, kunt u de knop Afdrukvoorb kiezen of het rapport afdrukken.
3.4 Mogelijkheden met betrekking tot de loonsom (Team en Business)
Als u in de administratie-instellingen een bedrag voor de loonsom had opgegeven, zal die in de dialoog van het rapport worden getoond en kunt u die desgewenst nog aanpassen. Op basis van dat bedrag zal in het rapport de vrije ruimte worden berekend.
Als u in de administratie-instellingen een rubriek voor de loonsom had opgegeven, ziet de rapportdialoog er als volgt uit:
AccountView zal uitgaan van het totaal van de rubriek loonsom. Vervolgens geeft u op voor hoeveel perioden het loon al is geboekt in de administratie en uit hoeveel perioden de administratie bestaat. AccountView zal dan door middel van extrapolatie een loonsom voor het hele jaar berekenen.
Als u werkt met een gebroken boekjaar voldoet het rapport in het venster Grootboek niet, omdat de WKR per kalenderjaar moet worden toegepast. AccountView maakt met de module Multi-Year Financials rapportage over kalenderjaren bij gebroken boekjaren mogelijk. Het rapport Vrije ruimte WKR komt daarvoor dan beschikbaar in het venster Journaalhistorie meerdere jaren. Als het rapport voor een bepaald kalenderjaar wordt opgevraagd, moet wel eerst worden gecontroleerd of het juiste WKR-percentage in de administratie-instellingen is opgegeven.
3.5 Werkwijze voor Solo gebruikers
Als u werkt met AccountView Solo dan is het toevoegen van extra btw-codes aan uw administratie een mogelijke oplossing. Op die manier worden alle kosten die onder de Werkkostenregeling vallen, geboekt met een aparte btw-code voor de WKR. U voegt als volgt btw-codes toe:
- Kies Document > Stamgegevens administratie > btw-codes.
- Kies Bewerken > Toevoegen:
- W0: Werkkostenregeling, zonder btw
- WL: Werkkostenregeling laag btw-tarief (gekoppeld aan rubriek 5B)
- WH: Werkkostenregeling hoog btw-tarief (gekoppeld aan rubriek 5B)
Zo krijgt u het totale bedrag voor de Werkkostenregeling in beeld:
- Kies Bestand > Grootboek.
- Kies Rapporten > btw-aangifte.
- Markeer Per btw-code in Weergave.
- Bereken het totaalbedrag voor de WKR door de bedragen op te tellen voor alle btw-codes die beginnen met een W, in de kolommen Omzet/Waarde en Saldo:
Veelgestelde vragen over BTW- en ICP
De selectie van de boekingen met btw-codes verschilt, namelijk enerzijds aan de hand van de periodenummers in de dagboekbladzijde, en anderzijds aan de hand van de mutatiedatum op de boekingsregels.
Als u werkt met transitorische posten, kan het lastig zijn om aansluiting te vinden tussen de btw-aangifte en de bedragen op de omzet- en kostenrekeningen. De standaardinstelling in AccountView zorgt ervoor dat bij het werken met transitorische posten deze goed te herkennen zijn, aangezien alleen de transitorische regels worden aangemaakt. De informatie over de btw-boeking (btw-code, btw-bedrag) staat in dit geval op de tussenrekening. Dit is de instelling: btw van transitorische posten op tussenrekening boeken in het venster Systeeminstellingen - Algemeen.
De instelling is echter uit te zetten, zodat er twee extra boekingsregels op de omzet- of kostenrekeningen worden gemaakt. Dit maakt het mogelijk om op deze rekeningen de btw-informatie te specificeren.
Ongeacht de instelling zal de btw altijd worden geboekt op de factuurdatum en wordt de informatie niet herhaald in de transitorische posten. De informatie op de btw-rekening blijft uiteraard ook altijd intact.
Een voorbeeld van een dagboekbladzijde die transitorisch is geboekt: en verdeeld over perioden 1 t/m 3.
Met de systeem-instelling AAN (standaard)
Standaard zien de journaalregels van de boeking in het Journaal er als volgt uit:
Met de systeem-instelling UIT
U ziet nu twee extra regels in de oorspronkelijke periode (debet en credit) op de kosten/omzetrekening voor het totale netto bedrag voor de aansluiting van de BTW. Dit kan praktisch zijn voor bijvoorbeeld rapportage of een draaitabel in Excel.
Als u in de loop van het boekjaar de instelling wijzigt, zal deze wijziging alleen met terugwerkende kracht van toepassing zijn nadat u de administratie hebt herboekt.
Deze vraag wordt beantwoord op de pagina Layouts en Toegangsbeveiliging FAQ
In de boekingsregel kunt u met Bewerken > Regel wijzigen (sneltoets Ctrl+F6) het btw-bedrag wijzigen.