1 Betaalserviceprovider Mollie koppelen aan AccountView
Indien u met Mollie werkt, is het mogelijk om uw Mollie account te koppelen aan AccountView. Dit zorgt ervoor dat u de Mollie-betaallinks op uw layouts (verkoopfacturen en aanmaningen) kan plaatsen en zo versturen naar uw debiteuren. Maar ook dat u de status van de betaling uit Mollie direct kunt bijwerken in AccountView. In dit hoofdstuk leggen wij u eerst uit hoe u Mollie koppelt.
1.1 Account aanmaken bij de Mollie
Allereerst hebt u account nodig bij een betaalserviceprovider. Op dit moment is er één betaalserviceprovider beschikbaar, namelijk Mollie (https://www.mollie.com/nl/). We verwachten in de toekomst andere betaalserviceproviders toe te voegen.
1.2 Onderneming koppelen voor Mollie
Nadat u zich bij de betaalserviceprovider hebt aangemeld, moet u in AccountView de onderneming koppelen aan uw account bij de betaalserviceprovider. Een onderneming bevat de verschillende boekjaren van uw organisatie en is daarmee de schakel tussen uw administraties in AccountView en online diensten, zoals de Visma Betaallinkdienst.
Per onderneming legt u een link met uw account bij de betaalserviceprovider vast. Dus als u vanuit andere administraties facturen met een betaallink wilt sturen, moet u ook voor die andere administratie een onderneming aanmaken en de onderneming koppelen aan uw account bij de betaalserviceprovider. U kunt bij een betaalserviceprovider uiteraard ook meerdere accounts aanmaken (met elk een eigen API-sleutel) en in dat geval per onderneming kiezen aan welke account u deze koppelt.
Controleer eerst of u al beschikt over een onderneming voor de administratie die u wilt gebruiken om betaallinks te versturen:
- Ga naar Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen.
- Open de eventueel aanwezige ondernemingen met F6 om na te gaan of de gewenste administratie aan een onderneming is gekoppeld.
Hebt u nog geen onderneming voor de betreffende administratie, dan zult u er eerst een moeten aanmaken:
- Ga naar Bestand > Administraties en selecteer de gewenste administratie.
- Kies vervolgens Document > Onderneming aanmaken.
Vervolgens kunt u de onderneming aan de betaalserviceprovider koppelen:
- Open het venster Ondernemingen via Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen.
- Kies Document > Betaalserviceprovider koppelen.
- Log in bij Mollie met uw accountgegevens en autoriseer AccountView. Dan is uw AccountView onderneming gereed voor het gebruik van Mollie.
1.3 Taal van de webpagina kiezen
U kunt bepalen in welke taal uw debiteur de webpagina van de betaalserviceprovider te zien krijgt. De taal legt u vast in de taalcode via Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes. Dubbelklik op de taalcode die u wilt aanpassen. Op het tabblad Algemeen kunt u de taal voor uw betaallinks kiezen.
Op dit moment kunt u kiezen tussen Nederlands en Engels. Als u geen keuze maakt, dan staat de taal standaard op Nederlands.
Mocht u daar meer informatie over willen, raadpleeg dan de pdf-handleiding (vanaf versie 11). Kies Help > PDF-handleiding > Algemeen, hoofdstuk 16 "Facturering", paragraaf 7 "Betaallinks via layouts opnemen".
2 Betaallinks Mollie toevoegen aan uw facturen of aanmaningen
U kunt een betaallink of QR-code toevoegen aan uw verkoopfacturen en aanmaningen. Deze link leidt naar een webpagina waar uw klanten direct de factuur kunnen betalen via bijvoorbeeld iDEAL, PayPal of Creditcard. Hiermee biedt u een stukje extra service aan uw klanten en zorgt u dat u sneller over uw geld beschikt. Hieronder leest u hoe u betaallinks aan uw facturen (en aanmaningen) toevoegt.
Om uw facturen te voorzien van betaallinks doorloopt u de volgende stappen. Eerst zult u een account moeten hebben bij een betaalserviceprovider. Daarnaast hebt u in AccountView een onderneming nodig die u bij de betaalserviceprovider kunt registreren. Vervolgens kiest u de taal voor de betaallink en als laatste voegt u de velden aan uw factuurlayout toe.
2.1 Gerelateerde velden toevoegen aan de layout
Vanaf versie 12 werkt dit ook voor betaallinks die in aanmaningen zijn opgenomen en voor de betaling zijn gebruikt.
- Ga in het venster Verkoopfacturen naar Bewerken > Layout.
- Open de layout die u wilt aanpassen via Bestand > Openen.
- Klik op Beeld > Beschikbare velden.
- Selecteer onderaan Verkoopfacturen.
- Sleep het veld Betaallnk (QR-code) en/of het veld Betaallink (tekst) naar de gewenste plek op de layout.
- Sla de wijzigingen op met Bestand > Bewaren als.
2.3 Tips
- Neem in de PDF's zowel een QR-code als een tekstuele code op, dan kunnen uw debiteuren kiezen welke ze gebruiken.
- Vertel uw debiteuren dat de pagina die met de link wordt geopend, een URL heeft die begint met https://pay.visma.nl/.
- Mollie verzamelt de facturen en betaalt deze periodiek uit. Dat maakt het soms lastiger uw bankafschriften te verwerken. Binnen uw Mollie-omgeving kunt u bepalen hoe vaak de uitbetaling plaatsvindt.
3. Betalingen van betaalserviceproviders verwerken
Wanneer betaald wordt via een betaallink, ontvangt de betaalserviceprovider het geld. u krijgt periodiek de uitkering van diverse betaalde posten min de kosten van de betaalserviceprovider.
Er zijn drie mogelijke scenario's om het ontvangen bedrag van Mollie af te stemmen met de openstaande posten in uw administratie.
- Via tussenrekening Mollie mutaties direct bijwerken in AccountView. Wanneer u vanuit AccountView de verkoopfacturen en aanmaningen verstuurt met een betaallink, is het vanaf versie 11.0 SP B mogelijk om elk gewenst moment de status van deze betaallinks op te halen in AccountView. Voor links die zijn betaald, maakt AccountView dan memoriaalboekingen aan waarin de openstaande post op een tussenrekening wordt afgeboekt.
- Via MT940 bestand. Vanaf versie 2024 is het ook mogelijk om de mutaties in Mollie te downloaden als een MT940 bestand, en deze in AccountView in te lezen als een soort bank.
- Handmatig splitsen in bankmutaties. U kunt ook een werkwijze kiezen waarbij de openstaande posten pas worden afgeboekt op het moment dat u de betaling van uw betaalserviceprovider op uw bankafschrift ontvangt.
3.1 Betaalserviceprovider instellen als derde partij
Om het makkelijk verwerken van betalingen op deze betaallinks in te richten maakt u als eerste de betaalserviceprovider (bijvoorbeeld Mollie) als debiteur aan:
Dit betreft geen echte debiteur, maar een partij die geld van debiteuren aan u overmaakt. Daarom markeert u Derde partij en voert u het bankrekeningnummer in dat Mollie voor deze transacties gebruikt.
Aanvullend moet u via Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Betaalserviceprovider de volgende velden nalopen:
Ten eerste voert u bij Serviceprovider de aangemaakte debiteur in.
Hier legt u vast dat betalingen die door Mollie zijn ontvangen, kunnen worden opgehaald voordat Mollie met u afrekent.
Het veld Tussenrekening markeert u alleen als u vanuit AccountView het grootste deel van de betaallinks genereert. Anders laat u deze uit. Indien u het wel aanvinkt geef dan aan welke tussenrekening moet worden gebruikt.
Mocht u niet via deze tussenrekening willen werken, dan markeert u dit veld uiteraard niet en worden betaalde facturen afgeboekt wanneer u de bankmutatie inleest waarmee Mollie met u afrekent of leest u de mutaties in via een Mollie bankboek.
In dezelfde administratie-instellingen moet u bij Financieel I zorgen dat u een grootboekrekening voor Bankkosten hebt ingevoerd. Deze is nodig, omdat Mollie namelijk provisie inhoudt bij de afrekening. Op deze manier wordt de provisie automatisch op deze grootboekrekening geboekt.
4. Methode 1: Via tussenrekening Mollie-mutaties direct bijwerken in AccountView
Wanneer u vanuit AccountView de verkoopfacturen en de herinneringen (of het grootste deel) betaallinks genereert, dan kunt u het beste werken met de tussenrekening. Zo houdt u eenvoudig de status van de uitstaande betaallinks onder controle.
Uitvoering
In het venster Dagboekbladzijden bevindt zich de menu-opdracht Document > Status betaallinks ophalen. Als u deze kiest, dan legt AccountView contact met Mollie en als daarbij wordt vastgesteld dat via AccountView uitgegeven betaallinks zijn betaald, dan zal AccountView deze posten automatisch afboeken in dagboek 985 (dit systeemdagboek wordt ook automatisch aangemaakt):
Bij het inlezen van een bankmutatie waarbij Mollie met u afrekent, herkent AccountView dat het om een betaling van de betaalserviceprovider gaat en ook om welke facturen het gaat. Het verschil tussen het totaal van de openstaande posten en het ontvangen bedrag ziet AccountView als provisie en boekt deze op de rekening Bankkosten in de administratie-instellingen:
De openstaande posten waren in dagboek 985 al afgeboekt en op de ingevoerde tussenrekening tegengeboekt.
De boeking in de bankmutatie wordt ook op de tussenrekening geboekt, zodat deze weer glad loopt.
Als u een afrekening van Mollie via een bankmutatie verwerkt waarin ook een of meer facturen worden betaald die u nog niet in uw administratie had afgeboekt, dan verricht AccountView zelf deze afboeking alsnog in dagboek 985 bij het inlezen van de bankmutatie.
Als u kiest om niet via een tussenrekening te werken, dan worden bij het inlezen van een bankmutatie van Mollie de openstaande posten in het bankafschrift afgeboekt. En wordt dus niet apart de status van de betaallinks opgehaald:
De bovenste regel betreft het totale bedrag van de afrekening van Mollie en zal bij verwerken niet naar het bankboek worden doorgeboekt. AccountView splitst het bedrag zelf uit over de af te boeken openstaande posten en de provisie.
5 Methode 2: Via MT940 bestand betaalserviceprovider-mutaties inlezen in AccountView
Via betaalserviceproviders ontvangt u ook betalingen op betaallinks die niet in AccountView zijn gegenereerd. Voor het in AccountView inlezen van de specificaties van dergelijke betalingen is er nu bij Document > Bankafschrift inlezen een nieuw bankformaat beschikbaar: Betaalserviceprovider MT940. Voorwaarde is de module Telebanking (basismodule)
Tref enkele voorbereidingen in AccountView voordat u dit bankformaat selecteert om bestanden in te lezen:
- Leg in het venster Document > Stamgegevens Administratie > Dagboeken een nieuw bankboek vast.
- De gekoppelde grootboekrekening van dit bankboek is de tussenrekening die u gebruikt om betalingen op de betaallinks af te letteren.
- Voer op de tab Bankgegevens van het dagboek het volgende in: Bankrekeningnummer:
- Mollie: NL30ABNA0524590958 (in het veld IBAN)
- MultiSafepay en PayPal: het merchant ID (in het veld Bankrekeningnr)
- Betaalserviceprovider: Markeer dit veld altijd. Hiermee zorgt u ervoor dat er in uw 'echte' bankboek rechtstreeks op de verzamelrekening van het extra aangemaakte bankboek mag worden geboekt en voorkomt u dat er bij een merchant ID het bankrekeningnummer wordt gevalideerd.
6 Methode 3: Via de bankmutatie het ingelezen bedrag van betaalserviceprovider splitsen naar openstaande posten en servicekosten
U kunt natuurlijk ook afhankelijk van het aantal betaallinks dat u afgeeft en worden betaald, kiezen om de ontvangsten van de betaalserviceprovider handmatig te verdelen over de openstaande posten en de betaalservicekosten zelf te boeken op een kostenrekening.