Choose language

In verschillende vensters in AccountView vindt u het tabblad 'Documenten'. Hier kunt u snelkoppelingen naar documenten toevoegen, zoals van verkoopfacturen, inkoopfacturen, maar ook van andere voor u relevante documenten. Wij leggen hier uit hoe u deze documenten in AccountView eenvoudig kunt raadplegen met de documentviewer. Wanneer deze bestanden verplaatst worden zult u ook de snelkoppeling moeten aanpassen. Op deze pagina leggen wij uit hoe u de documentkoppelingen kunt beheren.

Documenten weergeven met Documentviewer

DocumentViewer openen (Ctrl+H)

De documentviewer is een tool waarmee u aan AccountView gekoppelde documenten kunt bekijken. De viewer opent u met de sneltoets Ctrl+H als een meeloopvenster dat u ook kunt losmaken en bijvoorbeeld op een ander beeldscherm weergeven.

Documenten die u in AccountView wilt kunnen opvragen en inzien, slaat u op in uw netwerk en linkt u met een snelkoppeling aan AccountView. Bij sommige modules worden automatisch pdf-kopiedocumenten gemaakt en deze worden ook automatisch aan AccountView gekoppeld. Bijvoorbeeld bij de modules Facturering en Aanmaningen.

De documentviewer is beschikbaar in vensters van stamgegevens en transacties waar u op het tabblad Document documentkoppelingen kunt vastleggen. Bijvoorbeeld de vensters Dagboekbladzijden, Debiteuren, Crediteuren en Openstaande posten.

Om snel te zien of er een document vanuit het hoofdscherm is gekoppeld zijn een aantal standaardweergaven gemaakt. Daar waar een dergelijke weergave ontbreekt, kunt u de kolom Doc zelf toevoegen (mits u met een Business-uitvoering van AccountView werkt).

Vanuit het subvenster Grootboekkaart kunt u met de weergave Document, die de kolom Doc bevat, aan het vinkje zien of er een documentkoppeling bij de transactie aanwezig is. Met de sneltoets Ctrl+H (of Zoeken > Gekoppeld document openen in documentweergave) opent u een dergelijk document met de viewer.

In het subvenster Crediteurkaart bevatten de meegeleverde weergaven Betalingsreferentie en Openstaande posten ook de kolom Doc. Deze toont of er een document aan de transactie is gekoppeld.

Met de menubalk bovenin deze documentviewer kunt u onder meer bladeren naar de eventuele andere documenten die aan deze transactie zijn gekoppeld.
Als u in het in het venster Grootboekkaart naar een volgende transactie scrolt, dan wordt de inhoud van de documentviewer ook aangepast en wordt het document getoond dat is gekoppeld aan de transactie die u dan aanwijst (indien aanwezig).

Waar vindt u een compleet overzicht van alle documentkoppelingen?

Via Document > Stamgegevens administratie > Documentkoppelingen vindt u een overzicht van alle documentkoppelingen die u in AccountView hebt ingevoerd. U kunt hiermee dus vanaf één centrale plaats uw documentkoppelingen beheren en bewerken.

Hoe voegt u Documentkoppelingen toe?

U kunt documenten slepen of in bulk toevoegen

U voegt eenvoudig een document toe door het document te slepen naar de tab Documenten in AccountView. De koppeling zal dan altijd verwijzen naar de locatie waar u het bestand vandaan hebt gesleept.

Als u meer wilt kunnen instellen, dan klikt u op het pictogram AV-Documentkoppelingen-001-1 of drukt u op de knop Insert. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een link naar een website toevoegen (URL) en kunt u de koppeling een andere omschrijving meegeven. 

AV-Documentkoppelingen-002

Het aankruisvak Bij opslaan het bestand verplaatsen naar de documentenmap is vooral interessant als u AccountView in een netwerk gebruikt. In dat geval is het verstandig om de gekoppelde bestanden op het netwerk te bewaren in plaats van uw eigen computer. Uw collega's kunnen anders de documenten niet openen. Als u dit aankruisvak markeert, dan wordt het bestand naar de documentenmap van de administratie verplaatst (en dus van de oorspronkelijke locatie verwijderd). Bovendien worden de verplaatste bestanden automatisch in backups van de AccountView-administratie meegenomen.

Hoe gebruikt u de wizard Documentkoppelingenbeheer?

U opent de wizard met Document > Documentkoppelingenbeheer in het venster Documentkoppelingen. Zo kunt u op basis van selectiecriteria meerdere documentkoppelingen aanpassen. Vervolgens kiest u de actie die u op de documentkoppelingen wilt uitvoeren: Kopiëren, Documenten verplaatsen of Documentkoppelingen wijzigen.

U opent de wizard met Document > Documentkoppelingenbeheer in het venster Documentkoppelingen. Zo kunt u op basis van selectiecriteria meerdere documentkoppelingen aanpassen. Vervolgens kiest u de actie die u op de documentkoppelingen wilt uitvoeren: Kopiëren, Documenten verplaatsen of Documentkoppelingen wijzigen.

AV-Documentkoppelingen-003

 

Hoe zet u een selectie op specifieke documenten?

Eerst kiest u welke documentkoppelingen u wilt bewerken.

AV-Documentkoppelingen-004

Bereik: Hiermee bepaalt u of u de geselecteerde of alle documentkoppelingen wilt bewerken. Als u documentkoppelingen eerst met de spatiebalk markeert, dan wordt ook de keuzeknop Gemarkeerde beschikbaar.

Omschrijving tabel: Hier selecteert u een tabel als u de actie alleen op documentkoppelingen van een bepaald type stamgegeven wilt uitvoeren, bijvoorbeeld de tabel Bedrijven als u alleen documentkoppelingen van uw debiteuren en crediteuren wilt aanpassen.

Waarde sleutelveld: Wilt u één debiteur bewerken, dan selecteert u hier het bedrijf. Het sleutelveld dat u hier kunt kiezen, hangt af van de tabel die u eerder hebt geselecteerd.

Datum laatste wijziging: Dit veld is handig als u bijvoorbeeld alleen de documentkoppelingen wilt aanpassen die vóór de servermigratie zijn gemaakt.

Actie: Documentkoppelingen kopiëren

Hiermee kopieert u de documentkoppelingen naar een andere tabel. Zo kunt u bijvoorbeeld een documentkoppeling die bij artikel X is vastgelegd, ook eenvoudig bij medewerker Y vastleggen.

AV-Documentkoppelingen-005

Markeer Documenten kopiëren om ook een kopie van het bestand te maken waarnaar wordt verwezen. Dit bestand wordt bewaard op de bestandslocatie die u bij Map invoert.

Actie: Documenten verplaatsen

De bestanden waarnaar de documentkoppelingen verwijzen, worden verplaatst. Alle oorspronkelijke documentkoppelingen die naar deze bestanden verwijzen, worden aangepast; gekopieerde documentkoppelingen worden niet aangepast.

AV-Documentkoppelingen-006

In het veld Map geeft u de map op waar u de documenten naartoe wilt verplaatsen.

Actie: Documentkoppelingen wijzigen

Als u AccountView overzet naar een andere computer of server, dan verwijst de documentkoppeling naar de map in de oude situatie en kunt u het bestand vaak niet meer benaderen. Kies deze optie om de mappen waarnaar de documentkoppelingen verwijzen, te veranderen. Deze optie is ook handig wanneer u een backup met kopiedocumenten van een cliënt hebt ontvangen.

AV-Documentkoppelingen-007

In het veld Map selecteert u de map waarnaar de documentkoppelingen moeten verwijzen.