AccountView kunt u integreren met de facturatieservice AutoInvoice van Visma. Hiermee kunt u zowel verkoopfacturen veilig versturen als ook inkoopfacturen ontvangen. Dit kan als e-factuur maar ook nog op de oudere manieren zoals als e-mail of per post.
Wanneer u bijvoorbeeld geen inkoopfacturen meer wilt ontvangen of niet meer wilt verzenden via AutoInvoice, dan dient u zelf hier actie op te ondernemen. Omdat er meerdere scenario's mogelijk zijn, leest u goed welke voor u van toepassing is.
Helaas kunt u niet kiezen per crediteur of u van deze geen e-facturen meer wilt ontvangen. Wanneer u in AutoInvoice inkomende facturen ontvangen toestaat, dan kunt u van alle crediteuren e-facturen ontvangen. Visma stuurt standaard via e-facturatie.
E-facturen zijn zeer betrouwbaar omdat ze niet via e-mail worden verstuurd en toch bieden zij ook een pdf-weergave.
Indien u met de scanservice werkt van AutoInvoice, dan zullen de e-facturen op precies dezelfde manier in AccountView binnenkomen als de gescande facturen.
Het is niet mogelijk om wel gebruik te maken van de scanservice van AutoInvoice, maar geen e-facturen te ontvangen. AutoInvoice richt zich primair op e-facturatie, ofwel het veilig system-to-system factureren. De scan- en herkenoplossing wordt veel gebruikt, maar is een toevoeging op de totale eindoplossing.
In Nederland is het nu al verplicht om e-facturen te versturen wanneer u naar overheidsinstanties factureert en in België wordt het per 1 januari 2026 verplicht voor B2B. Het is hoogst waarschijnlijk dat op termijn ook in Nederland system-to-system verder verplicht zal worden.
Wist u dat de e-facturen op dezelfde manier binnen komen in AccountView als de facturen via de scanservice? U hoeft zich dus geen zorgen te maken dat u facturen mist. Ontbreekt de e-factuur toch wel? Dan is er iets aan de hand dat wij graag even verder met u uitzoeken, neem daarvoor contact op met uw vaste aanspreekpunt voor support.
U kunt ervoor kiezen om wel e-facturen te versturen via AutoInvoice, maar geen inkoopfacturen via AutoInvoice te verwerken.
De stappen om het ontvangen van inkoopfacturen via AutoInvoice buiten gebruik te stellen zijn als volgt:
- Als eerste logt u in in de beheeromgeving van AutoInvoice met een admin-account van die onderneming.
- U kiest dan in het tab-menu voor Instellingen en links in de structuur-boom voor Factuurinstellingen > Inkomende facturen.
- U kunt in de volgende volgorde de inkomende factuurstromen beperken of helemaal uitzetten in AutoInvoice
- Indien het Scannetwerk ook is ingeschakeld dan moet u die eerst uitschakelen.
- Schakel hierna eerst de optie PEPPOL-netwerk uit en pas daarna de optie voor e-Facturen ontvangen.
Nu kunnen leveranciers u geen e-facturen meer toezenden, en kunt u niet per abuis een inkoopfactuur doorsturen naar de Scanservice.
Indien u helemaal of enkel voor een selectie klanten geen verkoopfacturen meer via AutoInvoice wilt versturen, dan kunt u voor alle of de betreffende klanten de volgende instellingen in AccountView aan te passen.
Bij elke klant kunt u aangeven of u wilt dat de factuur elektronisch wordt afgeleverd en zo ja of dit via e-facturatie moet gaan.
Ga naar de stamgegevens van een debiteur en klik het tabblad Instellingen aan.
Hier kunt u aanklikken welke optie voor uw van toepassingen is.
Vink Facturering via AutoInvoice uit. Staat Facturen elektronisch versturen nog aan, dan gaan de facturen voortaan via de e-mail.
Naast de e-facturatie service AutoInvoice van Visma zijn er ook andere aanbieders van e-facturatie. Indien u een e-factuur van ons heeft ontvangen, maar dus niet bekend met AutoInvoice, dan kan het dus zo zijn dat u (eerder) gebruik maakt van andere e-facturatie service. Neem contact op met de externe aanbieder om de ontvangst van e-facturen aldaar uit te (laten) zetten. Helaas kunnen wij niet zien van welke aanbieder u gebruik maakt.
Wanneer u uw AccountView abonnement of onderhoud opzegt, dan worden uw gekoppelde ondernemingen niet automatisch ook afgemeld op AutoInvoice. Dit moet u zelf doen.
Zorg ervoor dat u het ontvangen van inkoopfacturen helemaal uitzet in AutoInvoice voor elke onderneming.
Wanneer de onderneming binnen zes maanden geen inkoop- of verkoopfacturen meer ontvangt, wordt de onderneming geheel verwijderd van het platform.
In Nederland is het mogelijk dat uw kvk-nummer wijzigt bij een wijziging van ondernemingsvorm. Echter is uw AutoInvoice onderneming uniek binnen het platvorm op grond van het kvk-nummer. Wanneer dit wijzigt, dient u de stappen te volgen voor het uitzetten van het ontvangen van inkoopfacturen binnen AutoInvoice. Daarnaast zult u in AccountView de volgende stappen moeten volgen.
- Ga in AccountView naar Document > Stamgegevens Systeem > Ondernemingen en zoek de betreffende onderneming.
- Open de stamgegevens en ga naar het tabblad AutoInvoice. Verwijder de API Sleutel en vink het AutoInvoice-Onderneming uit.
- Haal vervolgens de administratie van het boekjaar waarin de kvk wijziging plaatsvindt, uit de lijst op het tabblad Invoer
- Open de administratie in het boekjaar van wijziging en ga naar Opties > Instellingen > Administratie en ga naar Algemeen. Controleer het Adres, en bij Bedrijf vult u het nieuwe kvk-nummer in en past u ook eventueel andere wijzigingen toe. Verwijder bij Bedrijf ook het El. Inv. Address.
- Nu moet u een nieuwe onderneming maken voor deze administratie. Ga naar Bestand > Administraties en sta op de zojuist aangepaste administratie. Kies Document > Onderneming aanmaken en geef deze een nieuwe code en omschrijving. Let op het vooraf ingevulde kvk-nummer. Dit moet het nieuwe nummer zijn. Zorg dat er geen oude boekjaren in deze onderneming staan. Deze kunt u eventueel verwijderen.
- Nu kunt u de stappen weer volgen van de pagina Starten met AutoInvoice. voor de nieuw onderneming. In AutoInvoice wordt het bedrijf opnieuw aangemaakt met het nieuwe kvk als uniek nummer. U dient ook weer het verificatieproces via iDIN te doorlopen.