Eindejaarsverwerking: openen nieuw boekjaar

Met de module Accountants Toolkit hebt u een optie hiervoor. Grootboekrekeningen die gedurende het boekjaar een saldo opbouwen en per 1 januari weer op nul moeten beginnen, kunt u tijdens het overnemen van de beginbalans laten leegboeken. In het oude boekjaar voert u in de stamgegevens van grootboekrekeningen een rekeningnummer in het veld Leegboeken in waarop het totaalsaldo in het nieuwe jaar moet worden geboekt.

Als andere software via een COM-koppeling of de module AccountView.NET BackOffice Server aan AccountView is gekoppeld, dan zal daarin vaak de nieuwe administratie moeten worden aangegeven. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met uw AccountView-leverancier.

Als in het venster Administraties de kolom Vb van het oude boekjaar is gemarkeerd, dan wordt het oude boekjaar beschouwd als een voorbeeldadministratie. Druk op F6 en demarkeer het veld Voorbeeldadministratie op de tab Instellingen. Hierna kunt u bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar het oude boekjaar selecteren in het veld Overnemen van.

Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar wordt tevens de beginbalans overgenomen. Het overnemen van de beginbalans is een proces dat in AccountView lang kan duren. Afhankelijk van de grootte van de administratie, de modulesamenstelling van uw licentie en de netwerkomgeving kan de doorlooptijd erg uiteenlopen.

De Microsoft Windows-melding "Reageert niet meer" kan hierbij naar voren komen. Dit wil echter niet zeggen dat het overnemen niet slaagt. Als er daadwerkelijk iets misgaat tijdens de bewerking zal hier bijna altijd een foutmelding vanuit AccountView op volgen. Breek daarom het proces niet af als u de melding "Reageert niet meer" ziet.

Een veelvoorkomende oorzaak van het lang duren van het overnemen is een Projecten en Uren-administratie met een erg lange historie. Wij adviseren u om de supportnote "Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en declaraties" te gebruiken om ervoor te zorgen dat u de hoeveelheid projecthistorie beperkt (zie het kopje Projectjournaal). Dit doet u door ervoor te zorgen dat u in het projectjournaal alleen de volledige projecthistorie overneemt voor de projecten waarvoor u alle projectmutaties in het nieuwe boekjaar wilt kunnen zien.

Het beginsaldo van bank- en kas-dagboeken kunt u achteraf nog wijzigen met Bewerken > Beginsaldo, als u de eerste bladzijde van het dagboek opent. Dit kan nodig zijn als het saldo van de onderliggende verzamelrekeningen is gewijzigd tijdens het opnieuw overnemen van de beginbalans. Dan sluit het grootboeksaldo van de bank bijvoorbeeld niet meer aan op het beginsaldo van het corresponderende bankdagboek.

Let op: U moet eerst de bladzijde van het dagboek bewaren, voordat u het beginsaldo kunt wijzigen.

U wilt de beginbalans zelf inboeken in plaats van de beginbalans gebruiken die door AccountView is aangemaakt. Deze automatisch geboekte beginbalans verwijdert u door de beginbalans over te nemen vanuit een lege administratie. 

• Open het venster Administraties en dubbelklik op de administratie die u als voorbeeldadministratie wilt gebruiken.
• Ga naar de tab Instellingen en markeer het veld Voorbeeldadministratie.
• Kies Document > Administratie aanmaken in het venster Administraties.
• Markeer Lege administratie op basis van voorbeeldadministratie, en maak een administratie aan.
• Selecteer uw nieuwe boekjaar in het venster Administraties.
• Kies Document > Overnemen > Beginbalans, selecteer de aangemaakte lege administratie in Overnemen van, en voltooi de wizard. De automatisch geboekte beginbalans wordt verwijderd.

De hoofdregel is dat stamgegevens alleen worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Wijzigingen die u na het aanmaken van het nieuwe jaar nog doet in stamgegevens in het oude jaar, worden niet overgenomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een adreswijziging van een debiteur; deze zult u handmatig ook in beide jaren moeten doen.

Nieuwe stamgegevens kunnen in sommige gevallen wel worden overgenomen. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor een boeking die moet worden meegenomen. Als bijvoorbeeld een nieuwe debiteur een openstaande post heeft, dan wordt de debiteur aangemaakt in het nieuwe boekjaar bij het overnemen van de beginbalans.

Let op: Deze regels gelden ook voor de openstaande posten. Als een overgenomen post wordt gewijzigd in het oude jaar (zoals de betalingsconditie of omschrijving), dan kan dit niet worden overgenomen in het nieuwe jaar. Met de menu-optie Bewerken > Betalingscondities of Bewerken > Omschrijvingen in het venster Openstaande posten kunt u deze velden wijzigen voor openstaande posten die hun oorsprong in het oude jaar hebben. Het is dus verstandig zoveel mogelijk in het nieuwe jaar te werken na het aanmaken van het nieuwe boekjaar.

U kunt bij het boeken van het bankafschrift de batch ophalen, ook als deze afkomstig is van het vorige boekjaar. Deze boeking zal in eerste instantie echter niet met het juiste teken worden aangemaakt; de boeking zal debet worden geboekt waar deze credit wordt verwacht. Om dat nog te verhelpen kunt u de regel selecteren en het teken omdraaien met Bewerken > Dagboekregel > Bedrag +/- (Ctrl+R).

Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar of het overnemen van de beginbalans staan in periode 0 van de grootboekkaart van een grootboekrekening alle mutaties van deze rekening van het vorig boekjaar.

Waarschijnlijk is het veld Tussenrekening gemarkeerd in de stamgegevens van deze grootboekrekening. Als dat gedaan is, is het de bedoeling dat u posten op deze rekening gedurende het jaar tegen elkaar aflettert (kies Help > PDF-handleiding > Accountancy, hoofdstuk "Accountants Toolkit", paragraaf "Transacties afletteren"). Niet-afgeletterde transacties worden per stuk meegenomen naar het nieuwe boekjaar.

Als u dus alle transacties meekrijgt naar het nieuwe jaar, hebt u wel het veld Tussenrekening gemarkeerd, maar gebruikt u de rekening niet als zodanig. Het advies is dan om te kiezen:

• het veld Tussenrekening in de stamgegevens van de grootboekrekening in het oude en nieuwe jaar demarkeren, of
• de posten op deze grootboekrekening in het oude jaar alsnog afletteren.

Nadat u een van de twee opties hebt gekozen, neemt u de balans opnieuw over van het oude naar het nieuwe jaar. Als u niet over dit veld beschikt, vraag dan uw accountant of deze het veld voor u kan demarkeren.

Deze boekingen zijn nodig om de kostenplaatshistorie te vullen of om projectsaldi mee te nemen naar het nieuwe jaar.

• Als het gaat over kostenplaatshistorie:
  U kunt onder Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel II met de instelling Eindejaarsverwerking regelen in hoeverre deze uitsplitsing moet plaatsvinden. Als u dit achteraf wilt aanpassen, dan moet u deze instellingen in het nieuwe boekjaar aanpassen en daarna de beginbalans opnieuw overnemen.
• Als het gaat over projectsaldi:
  Zie verder "Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en Declaraties".

Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar worden de voorraadaantallen overgenomen in een (begin)voorraadbladzijde. Hierin wordt de financiële (ook wel verwerkte) voorraad van het oude jaar opgeboekt. Als de beginvoorraad in het nieuwe jaar niet klopt, dan kunt u de oorzaak achterhalen door de financiële voorraad in het oude jaar te analyseren. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld het rapport Voorraadoverzicht met de optie Financieel.

Een veelvoorkomende oorzaak voor een onverwachte stand van de financiële voorraad is dat de beginvoorraadbladzijde van het oude jaar nooit definitief is verwerkt. Hierdoor staan deze aantallen nog onder 'voorraadmutaties' en komen deze aantallen dus niet mee naar het nieuwe jaar. Als dit het geval is, dan moet de voorraadbladzijde in het oude jaar alsnog worden verwerkt. Kies hiervoor in het oude jaar Bestand > Handel > Voorraadbladzijden en kijk of u hier de beginvoorraadbladzijde nog ziet staan. Als dit het geval is, dan kunt u deze in periode 0 verwerken met de optie Document > Voorraadbladzijden journaliseren.

Zie voor meer informatie en alle andere aandachtspunten en controles wat betreft de eindejaarsverwerking in combinatie met een voorraadadministratie onze supportnote "Eindejaarsverwerking Voorraad".

Deze melding komt voor als er in de beginbalans boekingen moeten worden gedaan op rekeningen die in het nieuwe boekjaar staan aangemerkt als verzamelrekeningen van het type Debiteur of Crediteur, maar de genoemde gegevens niet bij de boeking zijn ingevoerd. Dit is alleen mogelijk als er boekingen worden meegenomen op grootboekrekeningen die in het oude jaar als n.v.t. stonden aangemerkt en in het nieuwe jaar van het type Debiteur of Crediteur zijn. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit controleren:

1. Kies Bestand > Grootboek.
2. Kies Beeld > Selecteren.
3. Selecteer het veld Type verzamelrekening met de conditie Is gelijk aan en geef via de knop Lijst de waarden 2 (Debiteur) en 3 (Crediteur) op.
4. Kies Toevoegen en kies OK.
5. Vergelijk de overgebleven rekeningen in beide boekjaren met elkaar. Als deze lijst niet identiek is, kunt u die in het nieuwe boekjaar aanpassen.

In het oude boekjaar is een boeking gemaakt op een verzamelrekening van het type Debiteur of Crediteur. Bij deze boekingen is de invoer van een debiteur-/crediteurnummer en een document-/factuurnummer verplicht. Deze ontbreken in het geval van deze boeking(en).

Deze melding lost u als volgt op:

Solo-uitvoering:

1. Kies Bestand > Grootboek.
2. Selecteer de verzamelrekening Debiteuren.
3. Kies Zoeken > Grootboekkaart (Ctrl+F5).
4. Sorteer op de kolom Db/Cr en kijk op de eerste regel.
5. a. Als dit een regel is zonder een code in de kolom Db/Cr, dan is de melding terecht en moet u deze boeking herstellen.
   b. Als dit een regel is met een code in die kolom, dan voert u deze stappen vervolgens uit voor de rekening Crediteuren.

Team- en Business-uitvoering:

1. Kies Bestand > Journaal.
2. Kies Beeld > Selecteren en maak de volgende selectie:
   a. Veld: Type verzamelrekening (Grootboek). 
   b. Conditie: Is gelijk aan. 
   c. Kies de knop Lijst en kies achtereenvolgens Debiteur en Crediteur.
3. Kies Toevoegen en OK.
4. Sorteer op de kolom Db/Cr en kijk op de eerste regel(s).
5. Voor boekingen waar geen debiteur-/crediteurnummer en/of document-/factuurnummer is ingevoerd gaat u naar de gemaakte boeking toe en past u deze aan.

Deze melding kan in de volgende gevallen optreden:

• Het beginjaar van de nieuwe administratie is gelijk aan de al bestaande administratie. Het oude boekjaar  loopt bijvoorbeeld t/m 30-12-2020 en het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt vanaf 31-12-2020.
• Er is begonnen met een gebroken boekjaar (bijvoorbeeld 01-12-2020 t/m 31-12-2021). Als op basis van deze administratie een nieuw boekjaar voor 2022 wordt gemaakt, dan betekent de melding dat het begin van de voorgaande administratie niet het verwachte jaar 2021 is.

De melding "Alsnog doorgaan?" wordt getoond. Door Ja te kiezen op de melding zal het nieuwe boekjaar alsnog worden aangemaakt en kan hierin prima worden gewerkt.

Bij het overnemen van de beginbalans wordt deze melding getoond: "Veld 'Grootboekrekening (Resultaat vorig jaar)' is niet ingevoerd. Saldo van verlies- en winstrekeningen is niet nul. Alsnog doorgaan?"

Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en bij het overnemen van de beginbalans, wordt gevraagd om een resultatenrekening in te voeren. Als u twijfelt over de grootboekrekening die u hier moet gebruiken, neem dan contact op met uw accountant.

Bij het overnemen van de beginbalans wordt deze melding getoond: "Instellingen Financieel: Veld 'Posten vorig boekjaar debet/Posten vorig boekjaar credit' is niet ingevoerd. Overlopende posten zijn niet naar vorig boekjaar overgebracht."

Bij het overnemen van de beginbalans kunt u met de module Transitorische posten kosten of opbrengsten van boekingen vanuit het nieuwe jaar ook automatisch laten 'terugboeken' naar het vorig boekjaar. Daarvoor moet u tussenrekeningen invoeren in de instellingen van het oude en het nieuwe jaar:

1. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel.
2. Controleer of er rekeningen zijn ingevoerd in Transitoria debet, Transitoria credit, Posten vorig bj debet en Posten vorig bj credit.

In het oude boekjaar mogen de perioden waarnaar u 'terugboekt' niet zijn afgesloten.

Deze melding zal optreden als in het venster Projectoverboekingen nog regels aanwezig zijn op het moment dat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. Als deze regels worden verwerkt of verwijderd, dan kan het nieuwe boekjaar worden aangemaakt. Met Document > Stamgegevens administratie > Projectoverboekingen kunt u deze projectoverboekingen vinden en verwijderen, of verwerken met Document > Projectoverboekingen verwerken.

Met Document > Controleren > Administratie kunt u een controle op de vaste activa uitvoeren. Eventuele verschillen worden geconstateerd en waar mogelijk automatisch hersteld. Zie ook "Uw administratie op fouten controleren".

U kunt geen activa toevoegen (of verkopen) als alle perioden van het boekjaar al zijn afgeschreven. Kies Document > Afschrijvingen genereren en genereer de afschrijvingen voor periode 1 tot en met 11. Voeg het activum toe en genereer de afschrijvingen voor periode 12.

Ja. Als u in het nieuwe boekjaar Document > Extra afschrijving of Document > Herwaarderen hebt gekozen, of één van de vaste activa hebt verkocht, dan krijgt u bij het overnemen van de activa onderstaande melding omdat er anders onherroepelijk aansluitingsproblemen zouden ontstaan. Kies deze opties daarom pas als u de activa-administratie van het oude boekjaar volledig hebt bijgewerkt en de laatste keer Document > Overnemen > Vaste activa hebt gekozen.

Hebt u toch in het nieuwe boekjaar activa verkocht, geherwaardeerd en/of extra afgeschreven? Dan gaat u als volgt te werk: 

1. Kies in het nieuwe boekjaar Document > Stamgegevens administratie en selecteer vervolgens Activakaart.
2. In de kolom Type zoekt u naar de waarde Verkoop, Herw of Extra afschr. Als u een dergelijke regel hebt geselecteerd, dan ziet u boven in het venster de code van het activum waarop deze transactie is geboekt.
3. Is er alleen sprake van een verkoop? Dan hoeft u alleen de afschrijvingen te annuleren door de afschrijvingen te genereren voor periode 0 t/m 0. Hiermee maakt u ook de verkoop ongedaan.
4. Anders zult u het activum eerst moeten verwijderen. Als dit activum ook bestond in het oude boekjaar, dan wordt dit activum automatisch aangemaakt in het nieuwe boekjaar bij het opnieuw overnemen van de activa. 
5. Als het activum in het oude jaar nog niet bestond, dan moet u het handmatig opnieuw aanmaken.
6. Genereer ten slotte opnieuw de afschrijvingen in het nieuwe boekjaar.

Met deze omschrijving worden transacties geboekt die worden gedaan om de gewenste project- of kostenplaatssaldi mee te nemen naar het nieuwe jaar. Als dit op een verlies- en winstrekening gebeurt, dan vindt er automatisch ook een boeking plaats zonder project- of kostenplaatscode. Daardoor komt het totale saldo op deze rekening in periode 0 op nul uit. Deze regel heeft de omschrijving "Tegenboeking beginbalans projecten".

Hoe u regelt welke projectsaldi mee moeten komen naar volgend jaar, leest u in bovenstaand artikel. Voor het overnemen van kostenplaatssaldi hebt u de administratie-instelling Eindejaarsverwerking (bij Financieel II) als u in het bezit bent van de module Projecten (alhoewel kostenplaatsen verder losstaan van projecten).

Dat kan komen doordat u bij het aanmaken van het boekjaar of overnemen van de beginbalans de projectjournaaldetailhistorie niet hebt overgenomen. Of als u over historiemodules beschikt maar deze historie nog niet hebt bijgewerkt. 

Neem de beginbalans opnieuw over met het veld Projectjournaaldetailhistorie overnemen gemarkeerd zodat u alsnog beschikt over de onderliggende mutaties uit eerdere jaren. Hebt u ook module(s) om de Urenhistorie meerdere jaren of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig te kunnen bijwerken? En is de Urenhistorie en/of Artikelhistorie gewijzigd in het oude jaar nadat het nieuwe boekjaar al was aangemaakt? Dan moet u in het nieuwe boekjaar vervolgens nog de Urenhistorie meerdere jaren en/of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig bijwerken om u ervan te verzekeren dat de projectjournaaldetailhistorie in het nieuwe boekjaar weer compleet is.

Als na het aanmaken van het nieuwe boekjaar de projectkaarten worden herrekend met Document > Projectkaart herrekenen in het venster Projecten, dan zullen de cijfers worden bijgewerkt naar de huidige stand. Lost dit antwoord de situatie niet op? Lees dan "hoe analyseer ik cijfers uit de project- (of uren-)administratie?"

Dat ligt niet voor de hand. Deze uurstaten worden niet meegenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en kunnen dus alleen in het oude boekjaar worden gejournaliseerd.

Omdat er al gedeclareerd is in het nieuwe jaar, is het rapport Te factureren in het venster Projecten niet bruikbaar. In het venster Projectjournaal kunt u met Beeld > Selecteren wel de volgende selectie zetten: Periode (journaal) is gelijk aan nul. Vervolgens kiest u Rapporten > Projectjournaalrapportage en in het veld Bedrag selecteert u Te factureren bedrag. Dit rapport toont dan de overgenomen 'te factureren'-positie uit het oude boekjaar.

Deze melding treedt op als in het venster Projectoverboekingen nog gegevens aanwezig zijn op het moment dat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. Als deze regels worden verwerkt of verwijderd, dan kan het nieuwe boekjaar worden aangemaakt. Met Document > Stamgegevens administratie > Projectoverboekingen kunt u deze projectoverboekingen vinden en verwijderen, of verwerken met Document > Projectoverboekingen verwerken.

1. U selecteert de ontvangst door Inkooporderregel in plaats van Ontvangst te markeren in het venster Type, en vervolgens de inkooporderregel(s) te selecteren die tot de ontvangst behoren.
2. Als u beschikt over historiemodules, dan kiest u Document > Artikelhistorie bijwerken in het venster Artikelhistorie meerdere jaren, waarbij u Alleen gegevens huidig jaar bijwerken demarkeert en in Aantal jaren minimaal 2 invoert. Nadat u deze optie hebt voltooid komt de ontvangst wel beschikbaar als u Ontvangst markeert in het venster Type.