Vaste activa en veelgestelde vragen

Alle activa in AccountView kunt u aanmaken via de wizard Activum toevoegen. Dit geldt zowel voor activa die u gedurende het boekjaar aanschaft, als voor activa die u in een eerder jaar hebt aangeschaft, maar die u pas in het huidige boekjaar in AccountView registreert. In dat laatste geval geeft u in de wizard ook de cumulatieve afschrijvingen in vorige boekjaren op.
U kunt de wizard Activum toevoegen starten in het venster Vaste activa door Bewerken > Activum toevoegen te kiezen. Hieronder ziet u het eerste venster van deze wizard:

 
Als het activum in het lopende boekjaar is aangeschaft, kunt u in het veld met de rode pijl de periode invoeren waarin de afschrijvingen moeten beginnen. AccountView zal hier zelf de periode voorstellen die correspondeert met de aanschafdatum die u links ervan hebt ingevoerd, maar u mag hier een eerdere of latere periode opgeven.
Stel dat u het vorige boekjaar controleert en daarbij vaststelt dat alsnog één of meer vaste activa moeten worden toegevoegd. U kunt dit als volgt doen:

1. Kies Document > Afschrijvingen genereren, en genereer de afschrijvingen tot en met de periode vóór de aanschafperiode van het nieuwe activum. Zo maakt u latere afschrijvingen ongedaan, en weet u zeker dat straks de afschrijvingen van het nieuwe activum worden geboekt vanaf de aanschafperiode.
2. Kies Bewerken > Activum toevoegen.
3. Voer de aanschafdatum in. In de bijbehorende periode worden de eerste afschrijvingen gegenereerd. Kies Volgende.
4. Voer de rekeningen, de afschrijvingsmethode en de aanschafwaarde in.
   Tip: Deze worden voorgesteld op basis van het activum dat was geselecteerd toen u de optie koos. Als u een vergelijkbaar activum selecteert voordat u de optie kiest, hoeft u minder velden te wijzigen.
5. Als u wilt kunt u nu met Document > Afschrijvingen genereren ook de afschrijvingen voor latere periodes (opnieuw) genereren.

Als u beschikt over de module Vaste activa II, en vanuit Inkoop op een grootboekrekening boekt waarvoor Activumrekening is gemarkeerd, dan wordt het venster Activum toevoegen automatisch gestart.

1. Kies Bewerken > Toevoegen in het venster Vaste activa, en voer de gegevens in.
2. Kies Document > Aanschafwaarde.
3. Voer ‘0’ in Periode in, en voer het begin van het boekjaar in Datum in.
   Op deze manier voert u de cumulatieven per begin van het boekjaar in.
4. Voer Aanschafwaarde, Afgeschr t/m vj en Afgeschr per t/m vj in. Kies OK.
5. Er verschijnt een melding Periode 0 is gereserveerd voor de beginbalans. Alsnog gebruiken? Kies OK.
6. De ingevoerde gegevens staan nu in de stamgegevens van het activum. Met Zoeken > Activakaart kunt u de individuele mutatieregels opvragen.

Het is mogelijk dat er een melding Alle periode in huidig boekjaar zijn al afgeschreven verschijnt. Kies in dat geval eerst Document > Afschrijvingen genereren, en genereer de afschrijvingen tot en met periode nul. Kies daarna pas Document > Aanschafwaarde. Ten slotte kunt u dan de afschrijvingen weer voor alle perioden genereren.

Met Document > Afschrijvingen genereren maakt u afschrijvingsboekingen aan op basis van de afschrijvingsmethode van de activa. Deze boekingen kunt u niet handmatig wijzigen, en staan in dagboek 910. U kunt ze natuurlijk wel wijzigen door de afschrijvingen opnieuw te genereren.

Met Rapporten > Jaaroverzicht krijgt u een goed overzicht van al uw vaste activa en de waarde ervan. Kies Rapporten > Aansluiting grootboek om de aansluiting met uw financiële administratie te controleren. In Vaste activa II beschikt u over een aantal extra mogelijkheden, zoals extra afschrijvingsbedragen genereren, en vaste activa splitsen, groeperen en herwaarderen.

Tip: Sluit geen perioden af. Doet u dat wel, dan is het achteraf niet meer mogelijk om correcties in te voeren. Bijvoorbeeld wijzigingen in de afschrijving, of een post die nog op een activumrekening moet worden geboekt. Uiteraard kunt u de perioden wel blokkeren.

Zo verwerkt u een verkoop of buitengebruikstelling in de stamgegevens en de financiële administratie

1. Kies Document > Afschrijvingen genereren, en genereer de afschrijvingen tot en met de periode vóór de verkoopperiode van het activum.
2. Selecteer het bedrijfsmiddel dat u wilt afvoeren.
3. Kies Bewerken > Stamgegevens.
4. Voer in Verkoopdatum de datum van verkoop in, of in Datum buiten gebruik de datum van buitengebruikstelling. Wijzig zonodig Jaar/per. Vanaf deze periode worden geen afschrijvingsboekingen meer gemaakt.
5. Als het activum is verkocht, voer dan in Verkoopwaarde het bedrag in waarvoor het is verkocht. Het ingevoerde bedrag komt terecht op de activakaart en wordt gebruikt in Rapporten > Jaaroverzicht. De waarde wordt niet gebruikt in een financiële boeking. Het activum wordt uit uw balans geboekt, en het resterende saldo wordt geboekt op de Rekening verkopen uit de stamgegevens van het activum.
   • Het is ook mogelijk om de verkoopwaarde in te voeren zonder het activum meteen te verkopen. Alleen als Verkoopdatum en Jaar/per zijn ingevoerd, kunnen de verkoopjournaalposten worden gegenereerd.
6. Kies OK.
7. Kies Bestand > Dagboekbladzijden.
8. Maak een bladzijde aan in een dagboek van het type Verkoop om de verkoop te boeken.

U kunt het afvoeren van vaste activa altijd ongedaan maken. U verwijdert in Stamgegevens vaste activa gewoon de verkoopgegevens uit Verkoopdatum (of Datum buiten gebruik) en Verkoopwaarde. Kies daarna Document > Afschrijvingen genereren.

Zie onderstaand voorbeeld.

In het veld met de rode pijl is periode 3 ingevoerd. Daardoor zal bij het genereren van de afschrijvingen het activum in periode 3 van de balans worden gehaald. Dus in zowel de vaste-activa-administratie als de financiële administratie komt de boekwaarde van dit activum op nul te staan. Als een nieuw boekjaar wordt aangemaakt, zal dit activum daarin niet worden overgenomen.
U kunt een waarde opgeven in het veld Verkoopwaarde. Deze zal niet worden gebruikt bij de boeking waarmee het activum van de balans wordt gehaald, maar wel op het rapport Jaaroverzicht.
U ziet dat u ook een Datum buiten gebruik kunt opgeven. Als u dat doet, zullen de afschrijvingen stoppen met ingang van de periode die rechts van deze datum wordt ingevoerd. Het activum wordt dan dus niet van de balans gehaald. Deze optie kunt u gebruiken in de situatie dat u een bedrijfsmiddel niet meer gebruikt (en het dus ook niet meer slijt), maar dat het nog wel in uw organisatie aanwezig is. Normaliter zal het bedrijfsmiddel op een later moment worden verkocht en/of uit uw organisatie worden verwijderd, wat u dan in AccountView registreert door de verkoopdatum in te voeren.
Een verkoop of buitengebruikstelling kunt u altijd eenvoudig ongedaan maken door de velden Verkoopdatum en Datum buiten gebruik leeg te maken en vervolgens de afschrijvingen opnieuw te genereren. De verkoop of buitengebruikstelling wordt teruggedraaid en de afschrijvingen zullen worden geboekt alsof de verkoop of buitengebruikstelling niet heeft plaatsgevonden.

Met Document > Aanschafwaarde. U gebruikt het verschilbedrag als waarde. Als u bijvoorbeeld de restwaarde wilt verlagen van EUR 10.000 naar EUR 9.000, gebruikt u EUR –1.000 als waarde.

Controleer of het zich beperkt tot één activum. Zo nee, selecteer één activum, dit maakt het eenvoudiger om de oorzaak te achterhalen. Controleer de stamgegevens van het activum en de stamgegevens van de afschrijvingsmethode. Kies Zoeken > Activakaart en controleer de activakaart. Controleer of er verschillen zijn tussen de activastamgegevens en de activakaart met Document > Controleren > Administratie. Genereer eventueel de afschrijvingen opnieuw met Document > Afschrijvingen genereren.

Controleer met Rapporten > Aansluiting grootboek in welke periode het verschil ontstaat. Controleer voor de rekening waar het verschil wordt getoond met Bestand > Grootboek en Zoeken > Grootboekkaart of handmatige boekingen de oorzaak zijn. Waarschijnlijk zijn deze boekingen niet afkomstig uit dagboek 910. Kies Rapporten > Grootboekkaart en controleer met de kolom Dagb welke boekingen niet afkomstig zijn uit dagboek 910.

U kiest deze optie om journaalposten aan te maken op basis van de gegevens in het vaste activabestand, en om de afschrijvingen te verwerken in het grootboek en in het vaste activabestand. AccountView boekt de afschrijvingen in het dagboek 910 Vaste activa, dat automatisch wordt aangemaakt als u de eerste keer Document > Afschrijvingen genereren kiest. Per periode wordt een dagboekbladzijde aangemaakt. Voor elk bedrijfsmiddel worden twee dagboekregels aangemaakt: een debetboeking op de Rek kosten afschr en een creditboeking op de Rek cum afschrijving.

De vaste activacode wordt overgenomen als document-/factuurnummer. In het vaste activabestand worden de velden Afschr.bedrag hj, Cumulatief totaal, Afschr.perioden hj, Perioden afgeschr en Boekwaarde bijgewerkt. AccountView houdt bij welke perioden al zijn afgeschreven. Als u een wijziging aanbrengt in het vaste activabestand die betrekking heeft op een periode die al is afgeschreven, kunt u voor die periode opnieuw journaalposten aanmaken. De oude bladzijde wordt automatisch overschreven.

Journaalposten in dagboek 910 Vaste activa kunt u niet handmatig wijzigen. AccountView houdt bij welke perioden al zijn afgeschreven. Als u een wijziging aanbrengt in het vaste activabestand die betrekking heeft op een periode die al is afgeschreven, kunt u met Document > Afschrijvingen genereren opnieuw journaalposten aanmaken voor de gewenste periode(n). De oude bladzijden worden automatisch overschreven. Zie Dagboekregel kan niet worden gewijzigd voor meer informatie.

Tip: Het is mogelijk om alle afschrijvingen ongedaan te maken door periode 0 t/m 0 te genereren.

U kunt kiezen of de vaste activagegevens direct worden overgenomen. Bij het overnemen worden de activagegevens automatisch verwerkt in de beginbalans, de stamgegevens en de activakaart.

Zie voor meer informatie: Eindejaarsverwerkingprocedures AccountView.

Wijzig in de stamgegevens van het activum het veld Jaar/Per achter Aanschafdatum. Deze periode bepaalt vanaf welke periode de afschrijvingen worden gegenereerd. U kunt niet afschrijven in een periode die vóór de aanschafdatum ligt. Wilt u dat toch, dan kunt u het activum verwijderen en opnieuw aanmaken, en daarbij een aanschafdatum opgeven die valt in de periode waarin u met het afschrijven wilt starten.

Als u al afschrijvingen registreerde voor uw vaste activa met de module Vaste activa I en u de module Vaste activa II hebt aangeschaft om ook de fiscale afschrijvingen te gaan bijhouden, zult u zien dat de fiscale afschrijvingen nog niet zijn ingevoerd. Deze supportnote beschrijft hoe u de fiscale afschrijving gelijk kunt stellen aan de commerciële afschrijving.

Fiscale afschrijving gelijkstellen aan de commerciële afschrijving

Om de fiscale afschrijving gelijk te stellen aan de commerciële afschrijving, is een menu-optie beschikbaar in AccountView. De menu-optie mag u maar één keer kiezen en is daarom alleen beschikbaar met een speciale opstartparameter.

Zo stelt u de fiscale afschrijving gelijk aan de commerciële afschrijving:

1. Backup maken
2. AccountView met een extra parameter starten
3. Fiscaal gelukstellen aan commercieel
4. Extra parameter verwijderen

Stap 1: Back-up maken

Maak altijd eerst een backup van uw administratie. Mocht het nodig zijn om uitgevoerde stappen terug te draaien, dan hebt u de back-up achter de hand. Zie Back-ups maken.

Stap 2: AccountView met een extra parmeter opstarten

U start AccountView met de extra parameter /fill_fa2 die ervoor zorgt dat de menu-optie beschikbaar komt.

Zie de supportnote Opstartparameters gebruiken in AccountView Windows, en vervang daarbij de parameter /? door /fill_fa2.

Stap 3: Fiscaal gelijkstellen aan commercieel

In het venster Vaste activa is nu een extra menu-optie beschikbaar waarmee u de fiscale afschrijving gelijk kunt stellen aan de commerciële afschrijvingen. De menu-optie zorgt ervoor dat, ongeacht een eventuele selectie, voor alle vaste activa de velden van de tab Fiscaal worden gevuld met de waarden van de tab Commercieel.

Zo stelt u fiscaal gelijk aan commercieel:

1. Kies Bestand > Vaste activa
2. Kies Document > Velden Vaste activa II vullen
3. U krijgt de melding “Vullen gelukt” en de velden van de tab Fiscaal zullen gelijk zijn aan de velden van de tab Commercieel

Let op: als u de melding Er bestaan reeds fiscale transacties. Bestaande fiscale transacties overschrijven? krijgt, ga dan goed na of u de menu-optie wilt uitvoeren. In dit boekjaar is namelijk al fiscaal afgeschreven, en misschien overschrijft u belangrijke gegevens.

Stap 4: Extra parameter verwijderen

U moet de parameter /fill_fa2 verwijderen om te voorkomen dat u of een collega de menu-optie in de toekomst per ongeluk kan kiezen. Als u in stap 3 een parameter hebt verwijderd, plaats die dan weer terug.