Layouts en toegangsbeveiliging FAQ

Als u de module Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen gebruikt, kunt u gebruikmaken van layouts.

Layouts werken in principe via de koppeling aan een taalcode. De taalcodes opent u als volgt:

1. Open de administratie.
2. Kies Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes.
3. Selecteer de taalcode die wordt gebruikt en kies F6.
4. Per tabblad kunt u nu de layouts openen en bewerken of koppelen.

U kunt gebruikmaken van kant-en-klare layouts waarvoor geen wijzigingen nodig zijn. In de bestandsmap Layouts staan deze voorbeeldlayouts voor verschillende talen. U herkent deze layouts aan de toevoeging NAW in de naam van de layout. Hiermee kunt u een standaardfactuur of -aanmaning afdrukken. Op deze layouts worden uw bedrijfsgegevens en de decimaal- en datuminstellingen gebruikt uit de administratie-instellingen.

Zo legt u de administratie-instellingen vast:

1. Open de administratie.
2. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen.
3. Controleer in het onderdeel Algemeen de decimaalvelden en het veld Datumtype.
4. Controleer in het onderdeel Bedrijf de velden Bedrijfsnaam en Fiscaal BTW-nr.
5. Controleer in het onderdeel Adres uw adresgegevens.
6. Kies OK.

In de layout kunt u in de standaardwerkbalk onderstaande knop Beschikbare velden kiezen (of Beeld > Beschikbare velden).

Selecteer layoutsymbolen in het bovenste deel van dit venster, en sleep ze op uw layout. In het onderste deel kunt u een andere groep layoutsymbolen selecteren. Sluit het venster door de knop (of de menu-optie) nogmaals te kiezen.

Bewaar uw logobestand eerst in de AccountView-map Layouts, zodat alle gebruikers dit bestand kunnen opvragen. In de layout wordt namelijk een verwijzing opgenomen naar het bestand, niet het logo zelf.

In de layout kunt u in de standaardwerkbalk onderstaande knop Afbeelding invoegen kiezen. De muisaanwijzer verandert in een kruis. Klik in de layout op de plaats waar het logo moet worden ingevoegd.

Kies Bewerken > Eigenschappen. Voer in Bestand de verwijzing naar het logo in de bestandsmap Layouts in. Gebruik eventueel Inpassen en Grootte om de afbeelding zo goed mogelijk te tonen.

In de layout kunt u in de standaardwerkbalk onderstaande knop Tekst invoegen kiezen. De muisaanwijzer verandert in een kruis. Klik in de layout op de plaats waar de tekst moet worden ingevoegd.

Klik met de rechtermuisknop in het tekstveld, of selecteer het veld en kies Bewerken > Eigenschappen. Wijzig de tekst en kies OK.

In de factuurlayout kunt u vastleggen welke printerlades bij het afdrukken van een factuur standaard moeten worden gebruikt. Kies Bestand > Pagina-instelling in het venster Layout en selecteer de tab Uitvoer. Stel hier de Eerste pagina en de Overige pagina's in.

U hebt meerdere mogelijkheden om lege velden en regels op uw layout te onderdrukken. Welke instelling u kiest hangt af van de reden waarom u de lege regels wel, of juist niet, wilt laten zien. 

1. Nulwaarden onderdrukken

Uw facturen bevatten soms een extra factuurregel met een toelichting. Deze factuurregels hebben geen aantallen of bedragen. Door Nulwaarden onderdrukken te markeren, worden geen bedragen of aantallen op deze regels afgedrukt.

Zo stelt u Nulwaarden onderdrukken in:

• Klik met de rechtermuisknop in het layoutsymbool, of selecteer het veld en kies Bewerken > Eigenschappen.
• Markeer Nulwaarde onderdrukken en kies OK.

2. Lege regels onderdrukken

Als u Afdrukken als deze uitdrukking waar is toepast voor bepaalde layoutgegevens, dan kan het voorkomen dat er lege regels ontstaan. Als dat het geval is, markeer dan Lege regels onderdrukken om dergelijke lege regels op een niveau (rapportband) te onderdrukken.

Als u nulwaarden (in nulregels) niet wilt afdrukken, markeert u Nulwaarden onderdrukken. U hoeft Lege regels onderdrukken dan niet te gebruiken.

Zo stelt u Lege regels onderdrukken in:

• Kies Bewerken > Instellingen > Detailregels.
• Markeer Lege regels onderdrukken en kies OK.

3. Afdrukken als deze uitdrukking waar is

Het layoutgegeven wordt alleen afgedrukt als aan de voorwaarde wordt voldaan. Hierdoor kunt u het afdrukken van het veld afhankelijk maken van bepaalde waarden, bijvoorbeeld van de verkoopwaarde van een verkooporderregel.

Als u Afdrukken als deze uitdrukking waar is toepast voor bepaalde layoutgegevens, dan kan het voorkomen dat er lege regels ontstaan. Als dat het geval is, markeer dan Lege regels onderdrukken om dergelijke lege regels op een niveau (rapportband) te onderdrukken.

Als u nulwaarden (in nulregels) niet wilt afdrukken, markeert u Nulwaarden onderdrukken. U hoeft Afdrukken als deze uitdrukking waar is dan niet te gebruiken.

Neem contact op met uw AccountView-leverancier als u deze instelling wilt gaan gebruiken.

Met taalcodes kunt u voor een groep debiteuren en/of crediteuren een standaardlayout vastleggen om formulieren af te drukken, zoals verkoopfacturen, pakbonnen, aanmaningen, orderbevestigingen en bestelbonnen. Als u een formulier afdrukt, wordt aan de hand van de taalcode automatisch de juiste layout gekozen. Zo kunt u bijvoorbeeld bestelbonnen in één handeling afdrukken voor crediteuren in verschillende landen, elk in hun eigen taal.

Behalve een onderscheid naar taal kunt u met taalcodes ook een onderscheid maken naar verschillende (doel)groepen. U kunt bijvoorbeeld in één keer automatisch alle debiteuren uit een bepaalde branche aanmanen.

Nadat u de layout hebt ingevoerd in het venster Stamgegevens taalcode, kunt u die direct bekijken met de knop Layout-editor.

Eventuele wijzigingen zijn vaste teksten zoals het bankrekeningnummer, de lijst met BTW-codes, of het toevoegen van uw eigen logo. De layouts kunnen niet worden gewijzigd. Als u toch een wijziging wilt doorvoeren, moet u de layout onder een andere naam bewaren. Selecteer hierna uw nieuwe layout in het venster Stamgegevens taalcode.

Als u voor elke debiteur dezelfde layout wilt gebruiken, koppelt u de layout aan de taalcode van de administratie. Als u voor verschillende debiteuren verschillende layouts wilt gebruiken, moet u verschillende taalcodes gebruiken.

Kies Help > Index met de zoekterm: "Factuurlayouts koppelen".

Controleer het veld Masker in de eigenschappen van het veld. Vergroot het masker tot de geschatte maximale waarde, of vergroot het veld zodat alle gegevens kunnen worden getoond.

Tip: Markeer Autosize om automatisch de juiste afmetingen in te stellen voor de te tonen waarde.

Per btw-code moet een algemene uitdrukking worden opgenomen op de factuurlayout. Voor btw-code 1 en 2 wordt standaard een algemene uitdrukking meegeleverd in AccountView. U kunt deze direct toevoegen aan uw layout. Voor dit voorbeeld maken we een uitdrukking voor btw-code K.

Het aanmaken van een algemene uitdrukking voor btw-code K:

1. Kies Document > Stamgegevens programma > Algemene uitdrukkingen.
2. Kies Bewerken > Toevoegen.
3. Voer VAT_C_K in Veldnaam in.
4. Selecteer Valuta in Veldtype.
5. Voer btw-bedrag code K in Omschrijving in.
6. Selecteer Geen formattering in Formaat.
7. Kies de tab Uitdrukking.
8. Klik op Formule wijzigen.
9. Plak deze regel in het veld Uitdrukking: IIF(soi_line.vat_code="K", soi_line.vat_amt, $0)
10. Kies twee keer OK.
11. Sluit het venster Algemene uitdrukkingen

Met de volgende stappen neemt u het veld op in de layout:

1. Kies Bestand > Handel > Verkoopfacturen.
2. Open uw layout met Bewerken > Layout.
3. Kies Beeld > Beschikbare velden.
4. Selecteer Algemene uitdrukkingen onder aan het venster.
5. Selecteer de aangemaakte uitdrukking btw-bedrag code K in de lijst.
6. Sleep de uitdrukking naar de gewenste plaats op de layout.
7. Open, met de rechtermuisknop, de eigenschappen van het veld.
8. Markeer Veldwaarde optellen en kies OK.
9. Voeg, indien nodig, extra tekstvelden toe aan de layout waaruit blijkt welke gegevens worden getoond in de toegevoegde velden. Bijvoorbeeld ‘Totaalbedrag btw 21%’.

U herhaalt de stappen voor de andere btw-codes door in de stappen 3, 5 en 9 bij 

U kunt ook de handleiding of de helpinformatie raadplegen. Kies Help > Index met de zoekterm: "Layouts". Zie ook de veelgestelde vragen over "Handel".

Het bovenstaande kunt u prima zelf uitvoeren. Wij adviseren u om uw AccountView-leverancier in te schakelen bij een complexere inrichting, als u meerdere layouts moet aanmaken of extra velden met berekeningen wilt gebruiken. Uw AccountView-leverancier heeft ruime ervaring met het aanmaken en ontwerpen van layouts.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers, en Bewerken > Toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Met de modules Uitgebreide toegangsbeveiliging I en II kunt u per dagboek op administratieniveau de gebruiker toegangsrechten geven.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers, selecteer de gebruiker en kies Document > Toegangsanalyse.

U kunt zelf een gebruiker met de juiste rechten en een wachtwoord aanmaken. Zorg dat u altijd één gebruiker hebt (bijvoorbeeld SUPER), die genoeg rechten heeft om te kunnen inloggen en om rechten te kunnen instellen. Zo voorkomt u dat u niet meer kunt inloggen.

Let op: Het recht Uitsluiten heeft altijd voorrang op andere rechten. Als een gebruiker is gekoppeld aan alle rollen betekent het niet dat alle rechten zijn toegekend. Zie de documentatie voor meer informatie. Kies Help > Index met de zoekterm: 'Overerving'.

Als u AccountView Team of Business gebruikt, moet u inloggen voordat u AccountView kunt gebruiken. De standaardtoegangsbeveiliging bestaat uit gebruikersnamen en wachtwoorden.

Bij de eerste keer starten is de gebruikersnaam "DEMO" en het wachtwoord "demo". Uiteraard kunt u deze gebruikersnaam en het wachtwoord zelf instellen.

Log in als een gebruiker met alle rechten in AccountView. Kies Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers, selecteer de gebruiker en kies Bewerken > Wachtwoord wijzigen.

Wanneer uw supervisor tijdelijk als gebruiker met uitgebreidere toegangsrechten moet inloggen om een taak uit te voeren waarvoor de huidige gebruiker geen rechten heeft, hoeft AccountView niet opnieuw te worden opgestart. Kies Opties > Tijdelijke gebruiker inloggen en geef de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Vergeet na het uitvoeren van de taak niet om via Opties > Tijdelijke gebruiker uitloggen, terug te keren naar de oorspronkelijke gebruiker! Deze functionaliteit is beschikbaar in AccountView Business in combinatie met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II.

Met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging III kunt u de bestandsmappen van AccountView ook afschermen voor gebruikers.

Een aantal instellingen in AccountView bepalen of u toegang hebt tot een administratie. De belangrijkste zijn: 

• De toegang tot administraties kan worden beperkt door instellingen van de toegangsbeveiliging. Zie ook de vraag "Waarom krijg ik de melding ‘U hebt geen toegang tot administratie NAAM’?" (module Uitgebreide toegangsbeveiliging I).
• De administratie kan zijn geblokkeerd door een andere gebruiker. Dit is zichtbaar in het venster Administraties, in de kolom Blk gebr. Kies Bewerken > Deblokkeren om de blokkade op te heffen (module Uitgebreide toegangsbeveiliging II).
• De instelling voor netwerkgebruik is zo ingesteld dat er maar één gebruiker tegelijkertijd kan inloggen. Dit is zichtbaar in het venster Administraties, in de kolom Nw. Kies Bewerken > Netwerk/stand alone om de netwerkinstelling te wijzigen (AccountView Team en Business).

Een aantal instellingen in AccountView bepalen of u toegang hebt tot een administratie. De belangrijkste zijn: 

• De toegang tot administraties kan worden beperkt door instellingen van de toegangsbeveiliging. Zie ook de vraag "Waarom krijg ik de melding ‘U hebt geen toegang tot administratie NAAM’?" (module Uitgebreide toegangsbeveiliging I).
• De administratie kan zijn geblokkeerd door een andere gebruiker. Dit is zichtbaar in het venster Administraties, in de kolom Blk gebr. Kies Bewerken > Deblokkeren om de blokkade op te heffen (module Uitgebreide toegangsbeveiliging II).
• De instelling voor netwerkgebruik is zo ingesteld dat er maar één gebruiker tegelijkertijd kan inloggen. Dit is zichtbaar in het venster Administraties, in de kolom Nw. Kies Bewerken > Netwerk/stand alone om de netwerkinstelling te wijzigen (AccountView Team en Business).

Op het niveau van administraties kunt u de toegang van gebruikers apart regelen. Hiermee voorkomt u dat een gebruiker administraties kan inzien of wijzigen die niet voor hem zijn bestemd. 

Zo lost u de melding ‘U hebt geen toegang tot administratie NAAM’ op:

1. Kies Bestand > Administraties, en selecteer de administratie.
2. Kies Bewerken > Stamgegevens (Enter/F6) en kies de tab Gebruikers.
3. Voeg de gebruikers die deze administratie mogen bewerken aan de rechterlijst toe.

Op het niveau van dagboeken kunt u de toegang van gebruikers apart regelen. Hiermee voorkomt u dat een gebruiker dagboeken kan inzien of wijzigen die niet voor hem zijn bestemd.

Zo lost u de melding ‘U hebt geen toegang tot dagboek NAAM’ op:

1. Open de administratie. Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken, en selecteer het dagboek.
2. Kies Bewerken > Stamgegevens (Enter/F6) en kies de tab Gebruikers.
3. Voeg de gebruikers die dit dagboek mogen bewerken aan de rechterlijst toe.