Choose language

1. BTW-invoer

1.1 BTW-code niet geschikt voor buitenlandse deb/cred

Tijdens het bewaren van gegevens in AccountView krijgt u de melding “Een btw-code van het type Binnenlandse verkoop/aankoop is niet geschikt voor buitenlandse debiteuren/crediteuren. Alsnog gebruiken?”.

De melding geeft aan dat u een btw-code gebruikt van het type Binnenlandse verkoop of Binnenlandse aankoop terwijl de debiteur of crediteur door AccountView wordt herkend als buitenlandse debiteur of crediteur. AccountView beschouwt een debiteur of crediteur als buitenlands als de landcode in het btw-nummer van de debiteur of crediteur afwijkt van de landcode in het btw-nummer van de administratie.

Administratie-instelling BTW nummer

Voer uw btw-nummer in de administratie in. De eerste twee posities van het btw-nummer moeten bestaan uit een geldige landcode. Het btw-nummer voor Nederland is als volgt opgebouwd: NL + 12 cijfers en letters.

  1. Kies Opties >  Instellingen > Administratie > Algemeen > Bedrijf.
  2. Voer uw btw-nummer in het veld Omzetbelastingnummer in. Kies OK. (Het veld BTW-identificatienummer is het fiscaal nummer wat u op uw facturen moet tonen indien u bijvoorbeeld ZZP-er bent.)

1.2 Hoe kan BTW privégebruik worden geboekt?

Bij de laatste btw-aangifte over een jaar moet de btw worden aangegeven over kosten die in eerste instantie als bedrijfskosten waren geboekt en waarover btw was teruggevraagd, maar die bij het opmaken van de jaarrekening naar privé worden geboekt.

Een voorbeeld daarvan is privégebruik auto van de zaak. Op de website van de Belastingdienst wordt dit uitgelegd en een voorbeeld gegeven: "Privégebruik auto van de zaak". De waarde van het privégebruik bedraagt bijvoorbeeld € 45.000 waarbij 2.7% daarvan (= € 1.215) als btw moet worden aangegeven. Deze twee bedragen moeten op de btw-aangifte terechtkomen.

Er zijn twee manieren waarop dit correct kan worden geboekt in AccountView. U kunt voor een oplossing kiezen waarbij u één btw-code aanmaakt en per te maken boeking het btw-bedrag zelf uitrekent en vervolgens handmatig invoert (Oplossing 1). Of u kiest ervoor om voor elk relevant btw-percentage een aparte btw-code te maken (Oplossing 2). U hebt dan meer btw-codes, maar u hoeft niet per boeking het btw-bedrag zelf uit te rekenen en handmatig in te voeren. U kunt zelf afwegen welke oplossing in uw situatie het aantrekkelijkst is.

Oplossing 1
  1. Maak een btw-code aan met de volgende eigenschappen:
    a. Percentage: '0'
    b. Type: 'Binnenlandse verkoop'
    c. btw-rekenwijze: 'Forfaitair'
    d. Rubriekcode: '1D'
  2. Maak een boeking aan in een memoriaaldagboek, waarbij u ervoor zorgt dat de bedragen bruto worden ingevoerd (kies eventueel Bewerken > Bruto/Netto).
  3. Voer in de eerste boekingsregel de aangemaakte btw-code in en het bedrag van € -45.000. Dit komt wellicht merkwaardig over: dit bedrag is in feite een nettobedrag en bedragen worden op de bladzijde bruto ingevoerd. Toch is dit de correcte werkwijze.
  4. Kies Bewerken > Regel wijzigen (Ctrl+F6) voor deze regel en voer € -1.215 in het veld btw-bedrag in.

Hiermee hebt u geregeld dat de aan te geven btw en het bedrag waarover dat wordt berekend correct op de btw-aangifte worden vermeld. Hoe u de boeking verder maakt, is uw keuze. Onder "Oplossing 2" ziet u twee voorbeelden van hoe u de boeking kunt maken. Overleg eventueel met uw accountant hoe u de boeking maakt.

Oplossing 2

Deze oplossing lijkt op Oplossing 1. De enige verschillen zitten in de stappen 1a en 4. Het percentage dat u bij stap 1a opgeeft, is in dit voorbeeld namelijk 2,7 en niet 0. Stap 4 van Oplossing 1 hoeft u dan niet te doen, omdat bij het invoeren van de boekingsregel in stap 3 het aan te geven btw-bedrag automatisch wordt uitgerekend.

De stappen zijn dan dus:

  1. Maak een btw-code aan met de volgende eigenschappen:
    a. Percentage: '2,7'
    b. Type: 'Binnenlandse verkoop'
    c. btw-rekenwijze: 'Forfaitair'
    d. Rubriekcode: '1D'
  2. Maak een boeking aan in een memoriaaldagboek, waarbij u ervoor zorgt dat de bedragen bruto worden ingevoerd (kies eventueel Bewerken > Bruto/Netto).
  3. Voer in de eerste boekingsregel de aangemaakte btw-code in en het bedrag van € -45.000. Dit komt wellicht merkwaardig over: dit bedrag is in feite een nettobedrag en bedragen worden op de bladzijde bruto ingevoerd. Toch is dit de correcte werkwijze.

Hiermee hebt u geregeld dat de aan te geven btw en het bedrag waarover dat wordt berekend correct op de btw-aangifte worden vermeld. Hoe u de boeking verder maakt, is uw keuze. Hieronder geven wij twee voorbeelden van hoe u de boeking kunt maken. Overleg eventueel met uw accountant hoe u dit boekt.

Voorbeelden hoe u de boeking maakt
  1. U maakt de boeking op een verlies- en winstrekening 'Autokosten' en gebruikt als tegenrekening een balansrekening in de privésfeer.
  2. U boekt beide regels naar een tussenrekening, waarbij de eerste regel de btw-code bevat en de tegenboeking het bedrag van € 43.785 (zodat die glad loopt). Het restant boekt u op een verlies- en winstrekening 'Kosten btw privégebruik'.

1.3 BTW-afrondingsverschillen in facturering uitleg

Als het door AccountView in de factureringsmodule berekende btw-bedrag wordt gecontroleerd door handmatig over het totale nettofactuurbedrag de btw uit te rekenen, lijkt het alsof het btw-bedrag onjuist is. Dit is geenszins een rekenfout in AccountView, maar het gevolg van onvermijdelijke afrondingsverschillen. Als u vijf facturen van 0,50 stuurt, krijgt u ook een afrondingsverschil van 2 cent over het totaal van die 5 facturen. U zult begrijpen dat deze afrondingen onvermijdelijk zijn omwille van correcte boekingen en berekeningen. Binnen de factureringsmodule is uitgegaan van het principe dat de telling van btw-bedragen per regel op een factuur juist moet zijn.

AccountView moet het btw-bedrag per regel berekenen tijdens het opstellen van een factuur omdat men per factuurregel een ander btw-percentage kan gebruiken. Naast deze flexibiliteit moet het ook mogelijk zijn om de btw per regel af te drukken op de factuur (een werkwijze die vaak voorkomt). Dit betekent dat AccountView het btw-bedrag per regel moet afronden op (maximaal) twee decimalen. Met een btw-percentage van 21% betekent dit al snel dat kleine afrondingsverschillen kunnen ontstaan. Een eenvoudig voorbeeld maakt dit duidelijk.

Voorbeeld

Op een factuur komen vijf factuurregels voor waarvan het nettobedrag steeds 0,50 euro is. Het gehanteerde btw-percentage is 21%. De btw wordt per regel berekend op twee decimalen nauwkeurig, dus voor elke regel wordt 0,11 euro btw berekend. Het totale btw-bedrag voor de genoemde vijf artikelen is dus 0,55 euro. Berekent u echter het btw-bedrag handmatig voor het totale nettobedrag, dan zal de berekening als volgt zijn: 2,50 * 21% = 0,525 (afgerond 0,53), hetgeen een verschil oplevert van 0,02 euro.