Betaalde facturen die blijven openstaan: vier oorzaken en wat je boekhouding vanzelf moet doen

Een openstaande post ontstaat zodra je een verkoop- of inkoopfactuur doorboekt, en blijft openstaan tot er een betaling tegenover is afgeboekt. Het factuurnummer is de sleutel waarmee je boekhouding die betaling aan de factuur koppelt.

Een pakket dat je handwerk bespaart, zoekt bij elke bankmutatie zelf de factuur erbij. AccountView doet dat op factuurnummer, NL-betalingskenmerk, rekeningnummer en bedrag, en geeft elke regel een kleur: groen is herkend, oranje vraagt je om te kijken, rood mist gegevens. Wat het niet vindt, kies je zelf. Met de directe bankkoppeling komen de bankmutaties bovendien vanzelf binnen, zonder bestanden te downloaden.

1. Het IBAN staat niet bij de klant of leverancier

Zonder IBAN in de stamgegevens kan je boekhouding de betaler niet aan een klant of leverancier koppelen, en kan er ook geen betaal- of incasso-opdracht voor die relatie worden uitgevoerd. Leg het IBAN daarom vast bij elke nieuwe relatie. Voer je bij een bankmutatie zelf een relatie in waarvan het rekeningnummer nog onbekend is, dan biedt AccountView aan het over te nemen, zodat het de volgende keer vanzelf gaat.

2. Het factuurnummer is niet herkenbaar in de betaling

Een klant die "betaling september" in de omschrijving zet, geeft je boekhouding niets om op te zoeken. Zet daarom een NL-betalingskenmerk op je facturen. Volgens de Betaalvereniging Nederland kan de ontvanger daarmee "de betaling makkelijk en correct herkennen en in zijn boekhouding verwerken, bij de juiste klant en de juiste factuur of aanslag". Dat werkt alleen als je klant het kenmerk bij de betaling overneemt. Met de module Facturering zoekt AccountView als eerste naar het factuurnummer in dat kenmerk, en daarna in de omschrijving.

3. Hetzelfde factuurnummer staat meer dan eens open

Boek je meerdere regels onder hetzelfde factuurnummer, bijvoorbeeld termijnen, dan tellen die op tot één openstaande post. En heeft één klant meerdere facturen met hetzelfde bedrag, dan kan een betaling op de verkeerde factuur terechtkomen, zeker als het factuurnummer met een letter begint: staat er geen woord als "factuur" voor, dan herkent AccountView in de omschrijving alleen een nummer dat uit cijfers bestaat. Geef daarom elke post een eigen, uniek nummer.

4. De factuur is al betaald via een betaal- of incasso-opdracht

Werk je met automatische betalingen of incasso en een tussenrekening, dan boekt AccountView de posten al af op het moment dat je de opdracht aanmaakt. Ze staan dan op de rekening Betalingen onderweg, of Ontvangsten onderweg bij incasso, en niet meer open bij de relatie. Dit zit vaak achter de vraag "ik zie de factuur niet als ik wil afboeken". De bankmutatie hoort dan tegen die tussenrekening. Het voordeel: als de bank de opdracht heeft uitgevoerd, verwerk je hem in één keer.

Een paar situaties herkent geen enkel pakket vanzelf, omdat het een keuze is en geen koppeling: één betaling voor meerdere facturen, een factuur die tegen een creditnota wegvalt, of een aanbetaling voordat er een factuur is. AccountView helpt daarbij. Het boekt een klein betalingsverschil onder een maximum dat je zelf instelt automatisch af, en een verzamelbetaling verdeel je in één handeling over de oudste openstaande posten.

Werk je al met AccountView, dan staan de stappen op de supportpagina Verwerken bankmutaties.

Welke boekhouding koppelt betalingen automatisch aan facturen?

AccountView koppelt bankmutaties zelf aan openstaande posten, op factuurnummer, NL-betalingskenmerk, rekeningnummer en bedrag. Met de directe bankkoppeling komen die bankmutaties ook vanzelf binnen.

Waarom wordt een betaling niet automatisch aan de factuur gekoppeld?

AccountView koppelt een betaling meestal niet vanzelf als het IBAN van de betaler ontbreekt in de stamgegevens, of als het factuurnummer niet herkenbaar in de omschrijving of het betalingskenmerk staat. Vindt het geen passende openstaande post, dan kies je de post zelf.

Wat gebeurt er met een klein betalingsverschil?

AccountView boekt een betalingsverschil dat kleiner is dan het maximum dat je instelt, automatisch af op de rekening voor betalingsverschillen. Is het verschil groter, dan beslis je zelf hoe je het afhandelt.

Wat kost debiteurenbeheer in AccountView?

AccountView heeft de debiteuren- en crediteurenadministratie in elk pakket. Automatische Incasso is een aparte module en de directe bankkoppeling een losse dienst per bankrekening; de actuele bedragen staan op de pakketpagina.