Wanneer wordt e-facturatie verplicht, en wat moet je nu al regelen?

Een e-factuur is een factuur die de software van de verzender rechtstreeks aanlevert bij de software van de ontvanger, in een vast gegevensformaat. Geen afbeelding, geen document dat iemand moet overtypen, maar velden die het boekhoudpakket aan de andere kant meteen kan lezen: leverancier, factuurnummer, bedrag, btw, betaaltermijn. Dat verkeer loopt over een Europees netwerk waar boekhoudpakketten op aangesloten zijn, vergelijkbaar met hoe banken onderling betalingen uitwisselen.

Een pdf die je meestuurt met een e-mail is dus geen e-factuur, ook niet als hij er keurig uitziet. De toelichting van de Belgische overheid op de verplichting van 2026 zegt het met zoveel woorden: een factuur in pdf versturen via e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan.

Bij een pdf doet een mens het werk: openen, lezen, boeken. Bij een e-factuur doet het pakket dat, en houdt de mens alleen de controle.

Dat hangt af van aan wie je factureert.

Lever je aan de Rijksoverheid?

Dan geldt de verplichting nu al. Voor iedereen die goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert is e-factureren verplicht. Gemeenten, provincies en waterschappen kunnen e-facturen ontvangen en verwerken, en vragen er soms ook om.

Factureer je aan Nederlandse bedrijven?

Het kabinet heeft op 11 september 2026 gekozen voor invoering per 1 juli 2030, voor zowel internationale als nationale transacties tussen bedrijven. Vanaf 1 juli 2031 komt daar de digitale rapportage van een selectie van die factuurgegevens aan de Belastingdienst bij. Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie en moet voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer liggen. De datums staan dus vast in beleid, de wettekst zelf nog niet.

Een uitzondering is nu al bekend en blijft bestaan: bedrijven binnen de kleineondernemersregeling, met een omzet van maximaal 20.000 euro per kalenderjaar, zijn vrijgesteld van zowel de e-facturatie als de rapportage. Ook na juli 2030.

Factureer je aan Belgische bedrijven?

Dan valt niet jij onder de Belgische regels, maar je klant. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een Nederlandse onderneming zonder vaste inrichting in België valt daar niet onder, ook niet met een Belgisch btw-nummer. In de praktijk vraagt je Belgische klant er wel om, want hij moet e-facturen van zijn leveranciers kunnen ontvangen en verwerken. Wie daar alleen aan particulieren factureert hoeft zelf niets te versturen, maar moet ze wel kunnen ontvangen.

In AccountView loopt e-facturatie via AutoInvoice. Je meldt je onderneming daar eenmalig voor aan vanuit de administratie, via Document, Stamgegevens administratie, Visma.net AutoInvoice. Je vult je gegevens en je KvK-nummer in, en voor een Nederlandse onderneming volgt daarna een goedkeuring per e-mail met iDIN-identificatie. Met die aanmelding sta je meteen op het netwerk: leveranciers die zelf al elektronisch factureren, komen daarna bij je binnen.

Daarnaast is er een tweede route, en die wordt het vaakst met de eerste verward. Leveranciers die nog gewoon een pdf mailen, kun je laten verwerken via de scanservice. Die staat niet vanzelf aan: ga naar Bestand, Administraties, ga op de administratie staan en kies Document, Facturen scanservice, Aanmelden. Pas daarna wordt het mailadres actief waar die pdf's naartoe gaan, opgebouwd uit je KvK-nummer gevolgd door @autoinvoice.nl. Reken bij die route op 4 tot 8 uur verwerkingstijd. Een e-factuur die over het netwerk binnenkomt hoeft niet gescand te worden en heeft die tijd dus niet nodig.

Voor het verwerken van ontvangen facturen tot inkoopfactuur heb je de module Inkoop I nodig.

Over de kosten: AutoInvoice activeren is gratis. Je betaalt per verwerkte factuur, en dat tarief verschilt per soort: een e-factuur die binnenkomt is goedkoper dan een pdf die gescand moet worden, en een verkoopfactuur per e-mail versturen kost niets. De actuele bedragen staan op de pagina over AutoInvoice.

Voor het elektronisch versturen van verkoopfacturen heb je de module Facturering nodig, plus de module AutoInvoice-koppeling voor de route over het netwerk. Per klant leg je vast welke route geldt. Op het tabblad Algemeen van de debiteur vul je het elektronische factuuradres in. Kies je daarbij voor altijd rechtstreeks versturen, dan gaat de factuur niet meer als mail de deur uit, maar via het netwerk naar het pakket van je klant.

Wat je verstuurt en wat er misgaat, volg je in AccountView op de lijst met uitgaande facturen. Komt een factuur niet door, dan kun je hem vanuit dat venster opnieuw versturen.

Welk boekhoudprogramma kan e-facturen ontvangen en versturen?

AccountView doet dit via AutoInvoice. Voor het ontvangen en verwerken tot inkoopfactuur heb je de module Inkoop I nodig, voor het elektronisch versturen de module Facturering plus de AutoInvoice-koppeling.

Wat kost e-facturatie?

AccountView rekent geen abonnementskosten voor AutoInvoice: activeren is gratis. Je betaalt per verwerkte factuur, en dat tarief verschilt per soort. Een e-factuur die binnenkomt is goedkoper dan een pdf die eerst gescand moet worden, en een verkoopfactuur per e-mail versturen kost niets.

Is een pdf-factuur per e-mail straks nog toegestaan?

Niet tussen bedrijven, zodra de verplichting ingaat. In Nederland is dat 1 juli 2030, met een blijvende uitzondering voor bedrijven binnen de kleineondernemersregeling tot 20.000 euro omzet. In België geldt de verplichting al sinds 1 januari 2026. Aan particulieren mag je blijven factureren zoals je gewend bent.

Moet ik zelf elke factuur nog controleren?

Ja. AccountView maakt van een ontvangen factuur een boekingsvoorstel dat je accepteert. Een rood pictogram betekent dat er gegevens ontbreken, bijvoorbeeld een leverancier die nog niet in je administratie staat. Accepteer je een voorstel en geef je aan dat voorstellen van die leverancier voortaan automatisch mogen, dan gaat het de volgende keer vanzelf.

Wat gebeurt er in 2031 met mijn gegevens?

Vanaf 1 juli 2031 moeten bedrijven een selectie van de gegevens uit hun facturen digitaal aan de Belastingdienst doorgeven. Welke gegevens dat precies zijn, staat nog niet in een aangenomen wet: het conceptwetsvoorstel gaat najaar 2026 in internetconsultatie.